Mein Outlook-Posteingang war ein Chaos, bevor ich diese drei Tricks anwendete

Niemand mag E-Mails, aber keiner von uns kann ohne sie leben. Wenn Sie Schwierigkeiten haben, eingehende E-Mails zu verwalten, sind diese drei Tipps meiner Meinung nach äußerst nützlich.

Ganz gleich, ob Sie Nachrichten automatisch verschieben, mehrere Aktionen mit einem einzigen Klick ausführen oder E-Mails, die Aufmerksamkeit erfordern, von der Masse abheben möchten, diese Tipps für Microsoft Outlook Haben Sie abgedeckt?

Verwenden Sie Regeln, um eingehende E-Mails zu organisieren

Um E-Mails bei ihrem Eingang zu organisieren, können Sie in Outlook Regeln einrichten. So können Sie eine E-Mail in einen Ordner verschieben, eine E-Mail zur Nachverfolgung markieren, eine Nachricht als gelesen markieren und vieles mehr. Das Beste daran ist, dass alles automatisch geschieht.

Schritt 1: Gehe zum Heim Registerkarte, wählen Sie die aus Regeln Dropdown-Pfeil und wählen Sie aus Regel erstellen.

Schritt 2: In dem sich öffnenden Feld stehen Ihnen einige Schnelloptionen zur Auswahl für die ausgewählte E-Mail zur Verfügung.

Als Bedingung können Sie den Absender, die Betreffzeile oder den Versand an eine bestimmte E-Mail-Adresse auswählen. Als Aktion können Sie zwischen der Anzeige des Warnfensters, dem Abspielen eines bestimmten Tons oder dem Verschieben in einen Ordner wählen.

Schritt 3: Wenn das, was Sie im Kästchen sehen, mit Ihren Wünschen übereinstimmt, markieren Sie einfach die Kästchen für die gewünschten Bedingungen und Aktionen und wählen Sie aus OK.

Verwenden Sie eine erweiterte Regel

Alternativ können Sie bei Bedarf auch aus einer größeren Auswahl an Konditionen und Aktionen wählen.

Schritt 1: Wählen Erweiterte Optionen im Feld „Regel erstellen“ ein.

Schritt 2: Sie können dann aus über 30 Bedingungen auswählen, z. B. ob die E-Mail als wichtig markiert ist, einen Anhang enthält oder eine automatische Antwort ist.

Aktivieren Sie die Kontrollkästchen für die Bedingungen, die Sie verwenden möchten, und wählen Sie dann den blauen verknüpften Text aus, um die Variablen zu vervollständigen. Wählen Nächste.

Schritt 3: Sie sehen dann etwa 20 Aktionen, die Sie durchführen können. Machen Sie dasselbe, indem Sie die Kontrollkästchen für die Aktion(en) aktivieren, die Sie verwenden möchten, und den blauen Text auswählen, um die erforderlichen Details einzugeben. Wählen Nächste.

Schritt 4: Wenn es Ausnahmen zu der Regel gibt, die Sie hinzufügen möchten, können Sie dies als Nächstes tun. Aktivieren Sie diese Kontrollkästchen, geben Sie die Details für den blauen Text ein und wählen Sie Nächste.

Schritt 5: Geben Sie Ihrer Regel abschließend einen Namen, markieren Sie, ob Sie die Regel sofort ausführen möchten oder nicht, und wählen Sie aus Beenden.

Sobald Sie Ihre Regel eingerichtet haben, können Sie sich zurücklehnen und Outlook die Organisation Ihrer eingehenden E-Mails überlassen. Indem Sie sich nur wenige Minuten Zeit nehmen, um eine Regel zu erstellen, können Sie auf lange Sicht Zeit sparen.

Um eine Regel später anzuzeigen, zu bearbeiten oder zu entfernen, gehen Sie zu Heim > Regeln > Regeln und Warnungen verwalten.

Richten Sie Quick Steps für sich wiederholende Aufgaben ein

Outlook bietet eine Funktion sogenannte Quick Steps, die Aufgaben, die Sie immer wieder erledigen, beschleunigen können. Ähnlich wie bei Regeln können Sie mit Quick Steps eine oder mehrere Aktionen auswählen, die Sie für eine E-Mail ausführen möchten. Aber anstatt diese Aktionen automatisch auszuführen, erledigen Sie sie selbst mit nur einem Klick auf eine Schaltfläche. Außerdem können Sie viele Aktionen gleichzeitig ausführen.

Gehe zum Heim Tab und schauen Sie sich die an Schnelle Schritte Feld in diesem Abschnitt des Menübands. Sie sehen mehrere Aktionen wie „Verschieben nach“, „Antworten und löschen“ und „Fertig“.

Sie können einen der voreingestellten Quick Steps verwenden, indem Sie ihn auswählen und die erforderlichen Details vervollständigen. Sie können zum Beispiel auswählen Ziehen nach, wählen Sie den Ordner aus und markieren Sie die E-Mail optional als gelesen. Wählen Speichern.

Um den Quick Step dann für eine E-Mail in Ihrem Posteingang zu verwenden, wählen Sie die Nachricht aus und wählen Sie die aus Ziehen nach Schneller Schritt.

Erstellen Sie Ihren eigenen Quick Step

Wenn Sie Ihren eigenen Quick Step erstellen möchten, dauert dies nur eine Minute.

Schritt 1: Wählen Erstelle neu im Abschnitt „Schnelle Schritte“ des Menübands.

Schritt 2: Geben Sie dann dem Quick Step einen Namen und verwenden Sie das Dropdown-Feld, um die gewünschte Aktion auszuwählen. Um mehr als eine auszuführen, wählen Sie Aktion hinzufügen und wählen Sie das nächste aus.

Schritt 3: Sobald Sie alle gewünschten Aktionen haben, wählen Sie Beenden.

Um den Quick Step zu verwenden, wenn eine E-Mail in Ihrem Posteingang eintrifft, wählen Sie die Nachricht aus und klicken Sie im Feld „Quick Steps“ auf ihren Namen. Sie können auch mit der rechten Maustaste auf die E-Mail klicken und zu wechseln Schnelle Schritteund wählen Sie den Namen aus dem Popup-Menü aus.

Wenn Sie mehrere Aktionen gleichzeitig an einer E-Mail ausführen möchten, ist Quick Steps eine echte Zeitersparnis.

Um einen Quick Step später anzuzeigen, zu bearbeiten oder zu entfernen, gehen Sie zu Heim > Schnelle Schritte > Verwalten Sie schnelle Schritte.

Bringen Sie E-Mails mit bedingter Formatierung zum Leuchten

Ein weiteres praktisches Tool zur Posteingangsverwaltung in Outlook ist die bedingte Formatierung. Damit können Sie bestimmte eingehende E-Mails durch einen bestimmten Schriftstil, eine bestimmte Größe oder eine bestimmte Farbe hervorheben. Dies ist eine großartige Möglichkeit, Ihre Aufmerksamkeit auf die Nachrichten zu lenken, die sie am meisten benötigen.

Schritt 1: Gehe zum Sicht Tab und wählen Sie aus Einstellungen anzeigen auf der linken Seite des Bandes.

Schritt 2: Wählen Bedingte Formatierung im Popup-Fenster.

Schritt 3: Sie sehen einige bereits für Sie eingerichtete Standardregeln für die bedingte Formatierung, z. B. ungelesene Nachrichten und überfällige E-Mails. Um Ihr eigenes zu erstellen, wählen Sie aus Hinzufügen.

Schritt 4: Geben Sie Ihrer bedingten Formatierungsregel unten im Feld einen Namen. Wählen Sie dann die aus Schriftart Klicken Sie auf die Schaltfläche, um im darauffolgenden Popup-Fenster Stil, Größe und Farbe auszuwählen und auszuwählen OK.

Schritt 5: Als nächstes wählen Sie das aus Zustand Taste. Im nächsten Popup-Fenster werden drei Registerkarten angezeigt, auf denen Sie Ihre Bedingungen festlegen können.

• Mitteilungen: Geben Sie Schlüsselwörter ein, wählen Sie eine „Von“- oder „Gesendet an“-E-Mail-Adresse oder wählen Sie einen Zeitraum aus.
• Mehr Auswahl: Wählen Sie eine Kategorie aus, wählen Sie Elemente aus, die gelesen oder ungelesen sind, Anhänge haben oder nicht, die mit einer Priorität markiert sind oder eine andere Option haben.
• Fortschrittlich: Richten Sie benutzerdefinierte Kriterien ein und wählen Sie die Felder für die Bedingungen aus.

Schritt 6: Wenn Sie fertig sind, wählen Sie OK um die nachfolgenden Popup-Fenster zu speichern und zu schließen.

Jetzt werden diese E-Mails mit den von Ihnen ausgewählten Bedingungen und der von Ihnen ausgewählten Schriftart angezeigt, sodass Sie sie in Ihrer Nachrichtenflut ganz einfach erkennen können.

Um eine bedingte Formatierungsregel später anzuzeigen, zu bearbeiten oder zu entfernen, gehen Sie zu Sicht > Einstellungen anzeigen > Bedingte Formatierung.

Wenn Sie nach einer neuen Möglichkeit suchen, Ihre E-Mails zu verwalten, bietet Outlook diese Funktionen, die Ihnen dabei helfen, Ihren Posteingang unter Kontrolle zu behalten. Die Einrichtung kann ein paar Minuten dauern, aber die Zeit, die Sie später sparen, wird sich lohnen.

Weitere Informationen finden Sie hier Richten Sie in Outlook eine Abwesenheitsnotiz ein.

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