Eröffnungsstatements sagen den Lesern, worum es in der E-Mail geht.
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Geschäftsnachrichten folgen normalerweise entweder einem direkten Muster oder einem indirekten Muster. Es ist eine Möglichkeit, die in der Nachricht kommunizierten Informationen zu organisieren, je nachdem, ob die Hauptidee gute, schlechte oder neutrale Nachrichten sind. Wählen Sie das effektivste Muster für Ihre geschäftlichen E-Mails, je nachdem, wie Ihr Leser Ihrer Meinung nach auf die Hauptidee reagieren wird.
Mit Direct E-Mail auf den Punkt kommen
In direkten E-Mails steht der Hauptpunkt am Anfang, gefolgt von Details, Erklärungen oder Belegen. Eine so organisierte E-Mail spart dem Leser Zeit, indem er sofort zum Zweck der Nachricht gelangt. Es hilft dem Leser auch, die folgenden Details in Kontext und Perspektive zu setzen. Dies verhindert, dass der Leser frustriert wird, indem er sich durch Absätze mit Informationen waten muss, um den Hauptpunkt zu finden. Das direkte Muster funktioniert am besten, wenn Ihr Leser für das Wesentliche empfänglich und nicht resistent ist.
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Senden positiver und neutraler Nachrichten
Wenn Ihr Leser zufrieden, leicht interessiert oder neutral ist (auf die eine oder andere Weise keine Gefühle hat), verwenden Sie das direkte Muster. Betrachten Sie eine E-Mail von einem Kunden nach einem Angebot zur Vertragserfüllung. Wenn Sie den Zuschlag erhalten, beginnt das Schreiben etwa mit „Ihr Angebot wurde geprüft und wir bieten Ihnen gerne an Geschäft den Vertrag." Wenn der Hauptpunkt gute oder neutrale Nachrichten sind, teilen Sie dies sofort mit und gehen Sie mit den Einzelheiten. Bei den meisten E-Mails wird dieser Ansatz verwendet, auch bei Routineaufgaben, Bestellungen und Bestätigungen.
Verwenden indirekter E-Mails, um einen Punkt zu machen
In indirekten E-Mails steht der Hauptpunkt später in der Nachricht, nach den Details, Erklärungen oder Beweisen. Die Verwendung des indirekten Musters in einer E-Mail zeigt, dass Sie die Gefühle Ihres Lesers respektieren, der durch den Hauptpunkt verletzt werden kann. Indem Sie sich darauf aufbauen, ermöglichen Sie Ihrem Leser, besser darauf vorbereitet zu sein, ihn zu empfangen. Es ist auch ein Versuch, den Leser zu ermutigen, Ihnen zuzuhören. Wenn Sie einen Hauptgedanken ausdrücken, der den Leser gleich zu Beginn einer Nachricht verärgert, hört er möglicherweise auf zu lesen. Insgesamt besteht das Ziel darin, negative Reaktionen Ihres Lesers zu minimieren.
Senden negativer oder sensibler Nachrichten
Wenn Ihr Leser desinteressiert, unzufrieden oder feindselig ist, verwenden Sie das indirekte Muster. Betrachten Sie die E-Mail des Kunden noch einmal. Wenn Sie nicht gewonnen haben, beginnt der Brief anders: "Vielen Dank für die Abgabe eines Angebots für die Arbeit an unserem Auftrag. Wir haben jedes Gebot sorgfältig geprüft usw." Der Hauptpunkt, den Sie bereits zu kennen glauben, aber trotzdem weiterlesen, kommt viel später. Verwenden Sie eine indirekte E-Mail, wenn es sich hauptsächlich um schlechte Nachrichten handelt, z. B. wenn Sie eine Anfrage ablehnen oder einen Anspruch ablehnen. Dieser Ansatz funktioniert auch gut, wenn Sie versuchen, etwas zu verkaufen oder sensible Informationen weiterzugeben.
