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Wenn Sie Microsoft Outlook für Ihr E-Mail-Konto verwenden, sollten Sie sicherstellen, dass Sie alle Ihre Nachrichten verfolgen und bei Bedarf darauf zurückgreifen können. Aus diesem Grund ist es wichtig zu verstehen, wie Sie Ihre E-Mail-Nachrichten von Ihrem Outlook-Konto am besten speichern und speichern.
Ordner
Laut Microsoft besteht die Best Practice darin, den Posteingang für die Nachrichten aufzubewahren, die Sie zum Lesen und Verarbeiten selbst benötigen, und andere Ordner zu erstellen, die Sie für bestimmte E-Mail-Typen verwenden können. Erstellen Sie einen Ordner "1-Referenz". Löschen Sie manuell jede Nachricht, die Sie später erneut aufrufen möchten oder die Sie noch nicht lesen konnten. Setzen Sie eine "1" davor, damit es direkt unter Ihrem Posteingang angezeigt wird. Erstellen Sie andere Ordner, z. B. "Persönlich", um persönliche E-Mails abzulegen und von Ihren geschäftlichen E-Mails getrennt aufzubewahren. So müssen Sie sich keine Sorgen machen, dass Ihre Kollegen Ihnen bei persönlichen Nachrichten über die Schulter schauen. Sie können eine Reihe von Ordnern für Mailinglisten-E-Mails erstellen, sodass diese Nachrichten in einen Ordner umgeleitet werden. Auf diese Weise müssen Sie Ihren Posteingang nicht mit Tonnen von Nachrichten überfüllen, die Sie möglicherweise nicht einmal lesen müssen.
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Archiv
Stellen Sie alle Ihre Ordner so ein, dass sie jährlich automatisch archiviert werden. Das Archivierungssystem ermöglicht es Ihnen, wichtige E-Mails zu speichern, ohne dass Sie etwas tun müssen. Outlook fordert Sie möglicherweise auf zu antworten, ob Sie alle Ihre Nachrichten automatisch archivieren möchten. Klicken Sie auf "Ja" und der Archivierungsprozess beginnt. Ihre Nachrichten werden aus dem Posteingang oder anderen Ordnern in einen Ordner „Archiv“ verschoben, auf den Sie jederzeit zugreifen können. Alle Ihre Ordner werden im Ordner "Archiv" nachgeahmt. Wenn Sie beispielsweise über Referenz-, persönliche und geschäftliche Ordner verfügen, sehen Sie unter "Archiv" dieselben drei Ordner.
Die Funktion "AutoArchivieren" in Outlook ist standardmäßig aktiviert, Sie können das Archivierungssystem jedoch auch anpassen. Klicken Sie dazu auf das Menü "Extras". Klicken Sie auf "Optionen" und klicken Sie auf die Registerkarte "Andere". Wählen Sie "Autoarchivieren". Wählen Sie "Automatische Archivierung alle n Tage ausführen" und geben Sie an, wie viele das sein sollen (z. B. alle 14 Tage). Wählen Sie alle anderen Optionen aus, die Sie ändern möchten. Wenn Sie die Änderungen auf alle Ihre Ordner anwenden möchten, wählen Sie „Diese Einstellungen auf alle Ordner anwenden“.
