Viele Kleinunternehmer benötigen keine aufwendigen Ablagesysteme.
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Unter traditioneller Dateiorganisation versteht man einen Ansatz zur Organisation computergestützter oder elektronischer Dateien. Vor der Einführung von Computerdatenbanken organisierten viele Unternehmen ihre Dateien einfach, indem sie Ordnerstrukturen erstellten und Dokumente und Dateien nach Kategorie oder Typ in Ordnern ablegten. Diese Methode ist in vielen Fällen Datenbanksystemen gewichen. Allerdings ist die herkömmliche Archivierung manchmal von Vorteil, wenn Sie über eine relativ kleine Anzahl von Dateien verfügen.
Einfach zu benutzen
Das herkömmliche Ablagesystem ist sehr einfach einzurichten und zu verwenden, vorausgesetzt, die Anzahl der von Ihnen verwalteten Dateien ist gering. Wenn Sie beispielsweise über fünf grundlegende Dokumentenkategorien und jeweils eine begrenzte Anzahl von Dateien verfügen, benötigen Sie kein Datenbanksystem, um Ihre Dateien einfach zu speichern, zu verwalten und abzurufen. Sie müssen sich auch keine Gedanken darüber machen, wie Sie ein Softwaresystem erlernen und Ihre Mitarbeiter darin schulen.
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Minimale Investition
Wenn Sie ein herkömmliches Ablagesystem verwenden, müssen Sie auch keine Investition in eine Softwaredatenbank tätigen, die möglicherweise einen Vorabkauf und laufende Lizenzgebühren beinhaltet. Natürlich benötigen Sie einen Computer, was im Geschäftsleben durchaus üblich ist, unabhängig davon, ob Sie Dateien speichern oder nicht. Ihre grundlegende Dateistruktur bleibt direkt auf der Festplatte Ihres Computers erhalten. Alternativ können Sie eine sehr preiswerte externe Festplatte erwerben, mit der Sie Dateien von einem Computer auf einen anderen übertragen können.
Schlechte Datenintegration
Ein großer Mangel des herkömmlichen Ablagesystems besteht darin, dass es keine dateiübergreifende Datenintegration oder Datenfreigabe ermöglicht. Mit einem softwarebasierten Ablagesystem können Sie verschiedene Ordner verwalten, aber auch Kreuzabgleichssuchen durchführen, um Dokumente in mehreren Dateien abzurufen. Darüber hinaus können Sie mehreren Mitarbeitern ermöglichen, gemeinsam genutzte Datendateien zu durchsuchen. Durch diese Integration wird die Zeit zum Durchsuchen aller einzelnen Dateien verkürzt. Dieser Vorteil ist besonders wichtig, wenn Sie eine große Menge an Dateien verwalten oder über einen großen Kundenstamm verfügen.
Duplizierung und mangelnde Sicherheit
Sie riskieren auch die Duplizierung von Daten, wenn Sie Ihre Dateien nicht über eine Datenbank integrieren. In einem herkömmlichen System erkennt Ihr Computer nicht, dass Sie ähnliche Dokumente erstellen und diese an unterschiedlichen Dateispeicherorten speichern. Darüber hinaus bietet Ihr herkömmliches Ablagesystem nicht annähernd das Maß an Sicherheit, das ein sorgfältig ausgearbeitetes Datenbank-Ablagesystem bietet. Verschlüsselte Daten und aktuelle Sicherheit sind wichtige Merkmale, da Unternehmen regelmäßig verbesserte Datenbanksysteme entwickeln.
