Viele Banken bieten jetzt an, Kontoauszüge und gebuchte Transaktionen in eine .QBO-Datei zu exportieren, die das Geschäftsbuchhaltungsprogramm QuickBooks in Ihre Firmenkonten importieren kann, egal ob auf einem PC oder einem Mac. Die Online-Kontoauszugsdatei von QuickBooks zeigt eine Liste der heruntergeladenen Zahlungs- und Einzahlungstransaktionen an, einschließlich der Daten und der Zahlungsempfänger von Schecks und Debitkartenzahlungen. Das Aktualisieren Ihres QuickBooks-Bankregisters ist dann eine einfache Angelegenheit, indem Sie die importierten Transaktionen mit den von Ihnen aufgezeichneten vergleichen und alle fehlenden Transaktionen in das Register übertragen.
Schritt 1
Klicken Sie online in QuickBooks auf den Menüpunkt "Banking" und prüfen Sie in der erscheinenden Drop-Down-Liste, ob Ihr Finanzinstitut aufgeführt ist. Sie können auch direkt auf der Website Ihrer Bank nachsehen, ob sie über eine Exportfunktion verfügt, die als .QBO-Datei speichert.
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Schritt 2
Laden Sie Ihre Transaktionen von der Bank herunter, normalerweise über einen festgelegten Zeitraum.
Schritt 3
Öffnen Sie Ihre Unternehmensdatei in QuickBooks. Wählen Sie im Menü "Datei" die Option "Importieren" und dann im neuen Fenster "Von Web Connect". Suchen Sie die Datei im neuen Fenster und klicken Sie auf "Öffnen". Es öffnet sich ein Fenster mit heruntergeladenen Transaktionen.
Schritt 4
Wählen Sie in der Dropdown-Liste das Konto aus, das dem von Ihnen verwendeten Register entspricht, wahrscheinlich überprüfen. Die Liste im Fenster mit den heruntergeladenen Transaktionen zeigt Artikel an, die mit dem übereinstimmen, was Sie bereits in Ihrem erfasst haben registrieren, und die Transaktionen, die das Programm nicht mit den aktuellen Ihrer Registrierkasse abgleichen kann Einträge.
Schritt 5
Bestätigen Sie, dass eine Transaktion, die nicht automatisch übereinstimmt, kein Duplikat ist. Die Daten können von der Ausstellung des Schecks und der Freigabe durch die Bank abweichen. Überprüfen Sie auch alle manuellen Einträge, die Sie in Ihrem Register vorgenommen haben, auf Fehler. Bei heruntergeladenen Einträgen, bei denen es sich um Duplikate handelt, wählen Sie den Eintrag aus und klicken Sie auf die Schaltfläche "Übereinstimmen", um die Software zum Abgleich der Transaktion zu zwingen. Wenn das nicht funktioniert, klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen. Wählen Sie bei heruntergeladenen Einträgen, die keine Duplikate sind, den Eintrag aus und klicken Sie auf „Einen zur Registrierung hinzufügen“. Der Eintrag wird Ihrem Prüfregister hinzugefügt und der heruntergeladene Eintrag wird nun als übereinstimmend markiert.
Schritt 6
Bearbeiten Sie die Transaktion nach Bedarf in Ihrem Register, um sie einem bestimmten Ausgaben- oder Einnahmenkonto zuzuordnen. und um die Namen von Kunden oder Lieferanten mit den Angaben in Ihrer QuickBooks-Firmendatei abzugleichen.
Schritt 7
Wiederholen Sie dies, bis nur noch übereinstimmende Transaktionen im Fenster für heruntergeladene Transaktionen übrig sind. Überprüfen Sie den Saldo, um zu sehen, ob er mit Ihrem Bankkonto übereinstimmt, außer bei ausstehenden Transaktionen. Schließen Sie das Download-Fenster, wenn Ihr Registersaldo ausgeglichen ist. Sie sind fertig.
