Ein modernes Geschäftsbüro.
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Büroautomatisierung bezieht sich heute auf viel mehr als eine Schreibmaschine und ein Kopiergerät. Elektronische und digitale Informationen sind der Kern der modernen Büroautomation. Es kann aus rein internen Computern bestehen oder, was wahrscheinlicher ist, ein weltweites digitales Netzwerk über das Internet und einen externen Cloud-Speicher umfassen. Auf Ihrem Weg durch das 21. Jahrhundert werden Sie sowohl auf die Vor- als auch auf die Nachteile der Büroautomatisierung in all ihren Variationen stoßen.
Sparen Sie Zeit und Unternehmensressourcen
Seit der Einführung der Büroautomatisierung können Unternehmen mit diesen Geräten Zeit und Geld sparen. Anstatt darauf zu warten, dass ein Dokument per Post beim Kunden ankommt, können Sie es in wenigen Minuten per Fax verschicken. Jetzt machten Computerfortschritte und das Internet die Kommunikation sofort möglich. Wann immer Sie Zeit sparen, sparen Sie Geld. Sie sind nicht durch geografische Beschränkungen eingeschränkt und sparen Ressourcen, die Sie für Reisen aufgewendet haben. Auch wenn Sie von vielen Dokumenten immer noch Papierkopien erstellen können, können Sie mit digitaler Speicherung Zeit und Geld für Papier und Speicherplatz sparen.
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Verlassen Sie sich auf Automatisierung für Genauigkeit
Es stimmt zwar, dass eine Maschine nur so effektiv ist wie die Menschen, die sie hergestellt haben, und digital gesammelte Informationen sind nur so genau wie die Person, die es eingereicht hat, wenn die Fehler einmal aus den Programmen herausgearbeitet sind, sind sie unendlich zuverlässiger als Menschen. So gibt es beispielsweise Software zum Aufsummieren von Zahlen in Tabellenkalkulationen und Budgets, die immer den richtigen Saldo ergeben und sich nicht auf die Finger eines Buchhalters an der Rechenmaschine verlassen. Vorlagen können erstellt und immer wieder verwendet werden, um Fehler in der Standarddokumentation zu vermeiden.
Wenn die Automatisierung schief geht, sind Sie in Schwierigkeiten
Unternehmen, die beim Betrieb und Betrieb ihrer Informationssysteme ausschließlich auf Automatisierung angewiesen sind, können in Panik geraten, wenn genau diese Systeme ausfallen. Die Kosten für die Reparatur oder den Austausch defekter Systeme können exorbitant sein. Sie können nicht einfach einen Radiergummi zur Hand nehmen und Korrekturen vornehmen. Sie müssen entweder Techniker beschäftigen, um mit Updates und Software- und Hardware-Kollaps Schritt zu halten, oder einen zuverlässigen Service haben, den Sie kurzfristig anrufen können. Dann haben Sie das ganze Thema Vertraulichkeit und Sicherheit. Sie können Geschäftsgeheimnisse bewahren und nur wenigen vertrauenswürdigen Personen davon erzählen, aber wenn Daten ins Web gelangen, gibt es kein Zurücknehmen.
Benutzer sind nicht immer leicht zu ändern
Da sich die Büroautomatisierung weiterentwickelt und Sie neue Technologien in Ihre Systeme integrieren, um wettbewerbsfähig und profitabel bleiben, der Nachteil ist, dass Sie Ihren gesamten Kader umschulen müssen Benutzer. Jeder von Ihrer Sekretärin bis zum Besteller und von Ihren Kunden bis zu den Verkäufern, die Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung liefern, müssen die neuen Systeme erlernen. Viele Leute lernen neue Systeme nicht leicht und andere sind hartnäckig, Dinge so zu tun, wie sie es immer getan haben. Während Sie also die Kosten für die Umschulung haben, müssen Sie auch die Einstellungen Ihrer Endbenutzer bekämpfen.
