Ein digitales Dateiverwaltungssystem hat starke geschäftliche Vorteile.
Wenn Ihr Unternehmen in ein Zeitalter der digitalen Verteilung einsteigt, müssen Sie sich entscheiden, ob Sie von einem Papierablagesystem zu einem digitalen Dateiverwaltungssystem wechseln möchten oder nicht. Während die Umstellung auf ein vollständig computergestütztes Ablagesystem einschüchternd erscheinen mag, haben die starken Vorteile eines digitalen Ablagesystems viele dazu bewegt, den Übergang zu vollziehen.
Reduzierte Kosten
Aufgrund der Kosten für die Anmietung von Immobilien zur Aufbewahrung der Dokumentation beginnt sich die digitale Ablage bereits nach der Implementierung zu rechnen. Da es keinen physischen Papierkram gibt, werden die Kosten für die Handhabung und den Hin- und Rücktransfer von Dokumenten stark reduziert. Dadurch können auch Dokumente, die in Papierform aufbewahrt werden müssen, an kleineren und kostengünstigeren Orten abgelegt werden.
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Going Green
Die Reduzierung des CO2-Fußabdrucks Ihres Unternehmens kann ein wichtiger Faktor sein, um die umweltbewusste Verbraucherbasis von heute zu erreichen. Es kann das Image des Unternehmens erheblich verbessern, Steuervorteile bieten und die Lieferkosten senken. Ein digitales Ablagesystem kann die gesamte Grundlage für ein Unternehmen positiv verändern, und der Wechsel zu einem "grüneren" System kann viele Werbemöglichkeiten bieten.
Reibungsloserer Arbeitsablauf
Das Abrufen von Papierkopien von Dokumenten, die physisch abgelegt und gespeichert wurden, kann ein langwieriger Prozess sein, der anfällig für menschliche Fehler, Sicherheitsprobleme und physischen Verlust ist. Dies ist bei einem digitalen System nicht der Fall. Innerhalb weniger Augenblicke kann am Schreibtisch der Person, die es benötigt, auf ein Dokument zugegriffen werden. Dies führt zu einer kürzeren Arbeitszeit, ermöglicht einen schnelleren Fortschritt und mehr Zeit für die Entwicklung von Projekten.
Höhere Sicherheit
Während ein herkömmliches Papierablagesystem von jedem mit Zugriff darauf geöffnet und eingesehen werden kann, a digitales Ablagesystem kann verschiedene Schutzstufen bieten, die Dokumente aufbewahren können geheim. Verwenden von Passwörtern, festgelegten Ordnern für verschiedene Benutzer, Datenverschlüsselung und Audit-Trails, die es Ihnen ermöglichen, eine Aufzeichnungen darüber, wer wann auf welche Dateien zugegriffen hat, kann ein Dateiverwaltungssystem Ihre Dokumente viel sicherer halten.
Zuverlässige Archivierung
Papierdokumente und Akten können durch Überhandhabung, Brandschäden, Überschwemmungsschäden und andere Naturkatastrophen zerstört werden. Da Daten weltweit auf Servern gespeichert werden können, können Sie Ihre Geschäftsdokumente sicher archivieren, ohne sich um mögliche Sachschäden kümmern zu müssen. Sie können Ihre archivierten Daten auch portabel machen, indem Sie Dinge wie abnehmbare Festplatten, USB-Sticks und CDs verwenden.
