Schützen Sie Ihre privaten Daten, bevor Sie sie per E-Mail versenden.
Schreiben Sie ein neues Dokument mit Ihren privaten Informationen in einer Word- oder Excel-Datei. Alternativ können Sie die Informationen kopieren und in das Dokument einfügen. Kopieren und einfügen, indem Sie den Text in Ihrem Originaldokument markieren, dann im Hauptmenü auf "Bearbeiten" klicken, gefolgt von "Kopieren." Verwenden Sie im neuen Dokument die Maus, um den Cursor an die Stelle zu setzen, an der der Text erscheinen soll, klicken Sie auf "Bearbeiten" und dann "Paste."
Speichern Sie das Dokument, das Sie per E-Mail versenden möchten, indem Sie im Hauptmenü auf "Datei" klicken und "Speichern unter" wählen. Es erscheint ein Dialogfeld, in dem Sie der Datei einen Namen geben können. Geben Sie einen Namen ein und fügen Sie die Initialen des Empfängers hinzu, damit Sie die passwortgeschützte Datei später leicht identifizieren können.
Sichern Sie die Datei, indem Sie im Hauptmenü auf „Extras“, dann auf „Optionen“ und auf die Registerkarte „Sicherheit“ klicken. Geben Sie im Feld "Passwort zum Öffnen" ein Kennwort ein, und geben Sie es dann zur Überprüfung erneut in das zweite Feld ein. Die besten Passwörter sind mindestens acht Zeichen lang und verwenden eine Kombination aus Großbuchstaben und Kleinbuchstaben Buchstaben, Zahlen und Symbole, die Sie hinzufügen können, indem Sie eine der Zahlen aus der Zahlenreihe auf Ihrem Klaviatur.
Schreiben Sie eine E-Mail an den Empfänger und hängen Sie das Dokument mit den sensiblen Informationen an. Informieren Sie den Empfänger, dass das Dokument passwortgeschützt ist und dass Sie das Passwort angeben. Schreiben Sie das Passwort nicht in dieselbe E-Mail mit dem passwortgeschützten Dokument. Rufen Sie den Empfänger an, um ein Passwort anzugeben, wenn Sie eine Telefonnummer haben, oder senden Sie eine separate E-Mail mit dem Passwort. Geben Sie nicht an, wie Sie den Empfänger kontaktieren und lassen Sie die Betreffzeile leer, wenn Sie ein Passwort per E-Mail senden.
Löschen Sie passwortgeschützte Dokumente von Ihrem Computer, wenn Sie sicher sind, dass der richtige Empfänger ihre Kopie erhalten hat. Wenn der Empfänger Änderungen vornehmen oder das passwortgeschützte Dokument modifizieren muss, müssen Sie Anweisungen zum Entfernen des Passworts geben; siehe Schritt 3.
Spitze
Für zusätzliche Sicherheit können Sie Ihr passwortverschlüsseltes Dokument in eine WinRAR- oder WinZip-Datei komprimieren, die beide auch passwortgeschützt sein können, und per E-Mail versenden. Weitere Informationen finden Sie in der WinRAR- oder WinZip-Hilfedatei.
