So importieren Sie ein Word-Dokument in eine Zugriffstabelle

Bereiten Sie die Daten in Ihrem Word-Dokument für den Import vor. Strukturieren Sie die Daten entweder in ein Format mit Trennzeichen oder fester Breite. Durch Trennzeichen getrennte Felder werden durch ein einzelnes Zeichen wie Komma oder Semikolon getrennt. Formate mit fester Breite ordnen Daten so an, dass die Breite jedes Felds konstant bleibt, um anzuzeigen, wann ein Feld endet und das nächste beginnt. Beide Formate erfordern, dass sich jeder Datensatz in einer separaten Zeile befindet. Diese Formate teilen Access mit, wo die importierten Daten abgelegt werden sollen.

Speichern Sie das Word-Dokument als Nur-Text-Datei. Access kann nur Daten lesen, die im Klartext-, CSV- oder Excel-Format vorliegen. Schließen Sie die Datei nach dem Speichern.

Starten Sie Microsoft Access und öffnen Sie eine neue Datenbank oder eine vorhandene Datenbank, in der Sie die importierten Daten speichern. Wählen Sie eine neue Tabelle oder eine vorhandene Tabelle aus, in der die Daten gespeichert werden sollen. Wenn Sie eine vorhandene Tabelle auswählen, fügt Access die Daten im vorhandenen Format an die vorhandene Tabelle an. Die importierten Daten müssen dem Format und der Struktur der vorhandenen Tabelle entsprechen.

Navigieren Sie zur Registerkarte "Externe Daten", suchen Sie die Gruppe "Importieren" und klicken Sie auf das Symbol "Textdatei". Dadurch wird das Dialogfeld "Externe Daten abrufen - Textdatei" geöffnet.

Navigieren Sie zu oder geben Sie den Namen der zuvor erstellten Textdatei in das Feld "Dateiname" ein. Geben Sie an, wo die Daten gespeichert werden sollen. Klicken Sie für eine neue Tabelle auf "Importieren der Quelldaten in eine neue Tabelle in der aktuellen Datenbank". Für ein bestehendes Tabelle, klicken Sie auf "Eine Kopie der Datensätze an die Tabelle anhängen" und wählen Sie die entsprechende Tabelle aus der Dropdown-Liste aus aufführen.

Klicken Sie auf "OK", um fortzufahren und den "Assistenten zum Importieren von Text" zu öffnen. Access scannt die Daten und empfiehlt eine Dateistruktur. Bestätigen Sie oder wählen Sie die Option, die dem Format Ihrer Datei entspricht: "Getrennt" oder "Feste Breite". Weiter klicken."

Wenn Sie ein Format mit Trennzeichen verwenden, wählen Sie das Zeichen aus, das zum Trennen der Felder verwendet wird. Wenn die Datei einen Textqualifier enthält, wählen Sie den von Ihnen verwendeten Qualifier im Feld "Text Qualifier". Wenn die erste Zeile Ihres Word-Dokuments die Feldnamen enthält, aktivieren Sie "Erste Zeile enthält Feldnamen". Wenn du bist Verwenden Sie ein Format mit fester Breite, überprüfen Sie die angezeigten Daten und die angezeigte Struktur und passen Sie bei Bedarf die Spaltenpositionierung an. Weiter klicken."

Überprüfen Sie die Daten und die Struktur noch einmal, bevor Sie fortfahren. Wenn Sie zusätzliche Informationen zu einem der Felder angeben müssen, klicken Sie auf den Feldkopf und geben Sie die entsprechenden Daten für "Feldname" und "Datentyp" ein. Um einen Index für das ausgewählte Feld zu erstellen, setzen Sie "Indiziert" auf "Ja". Um das ausgewählte Feld vom Import auszuschließen, aktivieren Sie "Feld nicht importieren (Überspringen)." Klicken "Nächste."

Richten Sie einen Primärschlüssel ein, wenn Sie in eine neue Tabelle importieren. Sie können "Zugriff Primärschlüssel hinzufügen lassen" auswählen, wodurch automatisch eine Folge von IDs ausgefüllt wird, Ihren eigenen Primärschlüssel aus einem der Quellfelder auswählen oder "Kein Primärschlüssel" auswählen. Weiter klicken."

Bei einer neuen Tabelle bestätigen oder ändern Sie den Namen der neuen Tabelle im Feld "In Tabelle importieren". Klicken Sie auf "Fertig stellen", um die Daten zu importieren. Ein Dialogfeld wird geöffnet, um den Status des Imports anzuzeigen.

Dinge, die du brauchen wirst

• Rechner

• Microsoft Word 2010

• Microsoft Access 2010