Die Vorteile von Datenbanken gegenüber Tabellenkalkulationen

Eine Datenbank ist ein Programm, das Daten in Felder und Datensätze organisiert. Eine Tabellenkalkulation ist ein Programm, das Daten in einem Raster aus Zeilen und Spalten speichert und Berechnungen und die Erstellung von Grafiken ermöglicht. Sowohl Datenbanken als auch Tabellenkalkulationen werden von Unternehmen, Schulen und anderen Organisationen verwendet, um die Speicherung und Verwendung von Daten zu organisieren. Obwohl beide wertvolle Werkzeuge sind, hat eine Datenbank mehrere Vorteile gegenüber einer Tabellenkalkulation.

In der Datenbank können bestimmte Variablen als einzig mögliche Einträge festgelegt werden. Angenommen, die einzigen Optionen sind männlich und weiblich - wenn Sie "Alien" eingeben, akzeptiert die Datenbank die Daten nicht. Tabellenkalkulationen ermöglichen Wertkategorien wie Zahlen, jedoch nicht die Anpassung der Datenbank. Datenbanken überprüfen auch bestimmte Felder, wenn sie dazu aufgefordert werden, um zu verhindern, dass eindeutige Identifikatoren wie z. B. Patientennummern dupliziert werden. Diese Duplizierungsprüfung ist bei Tabellenkalkulationen nicht verfügbar.

Datenbanken ermöglichen standardmäßig die Integration von Daten aus mehreren Quellen in eine Datenbank. Daten aus mehreren Anwendungen und Quellen können in Felder integriert werden, sodass Daten aus allen Quellen organisiert und durchsuchbar sind. Dies kann mit einer Tabellenkalkulation erreicht werden, erfordert jedoch andere Anwendungen oder benutzerdefinierte Programmierung, um diese Funktionen zu ermöglichen.

Eine Tabellenkalkulation wird im Arbeitsspeicher eines Computers gespeichert, während sie verwendet wird. Dies ist ein Problem, wenn die Tabellenkalkulation extrem große Datenmengen enthält. Eine Datenbank muss nur die zu bearbeitenden Daten in den Arbeitsspeicher laden, dh es werden immer nur Teile einer großen Datenbank verwendet.

Eine Datenbank kann so programmiert werden, dass sie Daten basierend auf den Bedürfnissen eines Benutzers anzeigt. Beispielsweise kann eine Patientendatenbank einem Arzt die Krankengeschichte und einer Empfangsdame Abrechnungsdaten anzeigen. Eine Tabellenkalkulation zeigt alle Daten an, was das Auffinden bestimmter Informationen erschwert.

Eine Datenbank ist im Vergleich zu großen Tabellenkalkulationen effizienter im Gebrauch. Die Effizienz ermöglicht weniger Zeitaufwand für Aufgaben und weniger Fehler. Dies führt zu Einsparungen an Arbeitsstunden und Genauigkeit für ein Unternehmen, da seine Mitarbeiter produktiver und effizienter sind.

Da Daten in eine Tabellenkalkulation eingegeben werden, nimmt die Gesamtgröße der Tabellenkalkulation viel schneller zu als bei einer vergleichbaren Datenbank. Da immer mehr Informationen eingegeben werden, gibt es beträchtliche Unterschiede in der Zeit, die für die Erstellung von Berichten, Grafiken und den Datenzugriff über ein Netzwerk benötigt wird.