Nachdem Sie Ihren Fahrzeugleasingvertrag erhalten haben, müssen Sie ihn ordnungsgemäß in QuickBooks erfassen.
Die Erfassung eines Fahrzeugleasings in QuickBooks umfasst die Erfassung der gesamten durch das Leasing entstandenen Verbindlichkeiten sowie die Erfassung der monatlichen Zahlungen und der Zinsaufwendungen. Richten Sie Ihre Konten ein, erfassen Sie einen allgemeinen Journaleintrag und Ihre monatlichen Zahlungen. Besitzt Ihr Unternehmen bereits ein Fahrzeug, verfügen Sie möglicherweise bereits über ein Anlagekonto „Fahrzeuge“. Es ist auch wahrscheinlich, dass Sie bereits ein Spesenkonto "Zinsen" haben. Überprüfen Sie den "Kontenplan" für diese Konten, bevor Sie neue Konten erstellen. Sie müssen ein Haftpflichtkonto für den Leasingvertrag hinzufügen.
Konten einrichten
Schritt 1
Öffnen Sie QuickBooks und halten Sie die "Strg"-Taste gedrückt und drücken Sie "A", um das Fenster "Kontenplan" zu öffnen. Halten Sie die "Strg"-Taste gedrückt und drücken Sie "N", um das Dialogfenster "Neues Konto hinzufügen" zu öffnen.
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Schritt 2
Wählen Sie die entsprechende Schaltfläche aus, um das gewünschte Konto im Fenster "Neues Konto hinzufügen: Kontotyp auswählen" einzurichten. Die Kontoarten, die Sie für die Erfassung eines Leasingverhältnisses benötigen, sind „Kosten“ (Zinsen), „Anlagevermögen“ (Fahrzeuge) und „Haftungen“ (Leasing). Um ein Passivkonto auszuwählen, wählen Sie das Optionsfeld "Andere Kontotypen" und klicken Sie auf den Pfeil. Wählen Sie "Langfristige Haftung", wenn die Mietdauer über ein Jahr beträgt. Wählen Sie "Sonstige kurzfristige Verbindlichkeiten", wenn die Leasingdauer ein Jahr oder weniger beträgt. Die folgenden Anweisungen sind unabhängig davon, welchen Kontotyp Sie wählen, gleich.
Schritt 3
Klicken Sie auf die Schaltfläche "Weiter", um zum Fenster "Neues Konto hinzufügen" zu gelangen. Geben Sie "Kontoname", "Beschreibung" und "Kontonummer" ein. und "Steuerzeilenzuordnung". Eine übliche Methode zur Benennung des Verbindlichkeitskontos ist „Leasing – Fahrzeuge (Fahrzeugtyp).“ Benennen Sie das Konto nach Ihren eigenen Vorlieben oder den Normen in Ihrem „Chart of Konten."
Schritt 4
Klicken Sie im Fenster "Konto hinzufügen" auf die Schaltfläche "Eröffnungssaldo eingeben", um das Dialogfeld "Eröffnungssaldo eingeben" zu öffnen. Geben Sie einen Eröffnungssaldo ein, wenn das Konto vor Ihrem QuickBooks-Startdatum einen offenen Saldo hatte. Wenn nicht, tragen Sie den Anfangssaldo in die "Allgemeine Journalbuchung" ein. Klicken Sie auf die Schaltfläche "OK", um die Einstellungen zu speichern und zum Fenster "Neues Konto hinzufügen" zurückzukehren. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Speichern und schließen", um das Konto zu speichern und zum Kontenplan zurückzukehren.
Allgemeiner Journaleintrag
Schritt 1
Klicken Sie im oberen Menü auf "Firma" und wählen Sie "Allgemeine Journaleinträge erstellen", um das Fenster "Allgemeine Journaleinträge erstellen" zu öffnen.
Schritt 2
Tragen Sie im Fenster "Allgemeine Journalbuchungen" in der Spalte "Konto" das Anlagekonto "Fahrzeuge" ein. Geben Sie den Gesamtbetrag des Leasings ohne Zinsen in die Spalte "Soll" in derselben Zeile ein. Gehen Sie in die nächste Zeile.
Schritt 3
Tragen Sie im Fenster "Allgemeine Journalbuchungen" in der Spalte "Konto" das Passivkonto "Leasing" ein. Geben Sie den Gesamtbetrag des Leasings ohne Zinsen in die Spalte "Guthaben" in derselben Zeile ein.
Schritt 4
Klicken Sie im Fenster "Allgemeine Journalbuchungen vornehmen" auf die Schaltfläche "Speichern und schließen", um die Transaktion zu speichern und das Fenster "Allgemeine Journalbuchungen vornehmen" zu schließen.
Monatliche oder vierteljährliche Zahlung aufzeichnen
Schritt 1
Klicken Sie im oberen Menü auf "Lieferant" und wählen Sie "Rechnungen eingeben", um das Fenster "Rechnungen eingeben" zu öffnen.
Schritt 2
Geben Sie in der Zeile „Lieferant“ den Namen der Leasinggesellschaft ein. Klicken Sie auf die "Tabulatortaste". Bewegt sich der Cursor auf das Feld "Datum", überspringen Sie den nächsten Schritt. Wenn das Dialogfeld "Lieferant nicht gefunden" angezeigt wird, bedeutet dies, dass der Lieferant nicht in Ihrer Lieferantenliste enthalten ist. Gehen Sie zum nächsten Schritt.
Schritt 3
Klicken Sie im Dialogfeld "Lieferant nicht gefunden" auf die Schaltfläche "Einrichten", um das Dialogfeld "Neuer Lieferant" zu öffnen. Geben Sie die Kontaktinformationen für den Lieferanten ein, klicken Sie auf die Schaltfläche "OK", um die Informationen zu speichern und zum Fenster "Rechnungen eingeben" zurückzukehren. Klicken Sie auf die "Tabulatortaste", um in das Feld "Datum" zu gelangen.
Schritt 4
Geben Sie die Rechnung "Datum", "Ref. Nr.", "Fälliger Betrag", "Bedingungen", "Rechnung fällig" und "Memo". Tabulator zwischen Feldern.
Schritt 5
Klicken Sie im Fenster "Rechnungen eingeben" auf den Reiter "Ausgaben". Tragen Sie in der Spalte "Konto" das Passivkonto "Leasing" ein. Geben Sie in der Spalte "Betrag" den Zahlungsbetrag ein, der für den Leasingsaldo verwendet wird. Gehen Sie in die nächste Zeile.
Schritt 6
Tragen Sie im Fenster "Rechnungen erfassen" auf der Registerkarte "Ausgaben" in der Spalte "Konto" das Aufwandskonto "Zinsen" ein. Geben Sie in der Spalte "Betrag" den Zinsbetrag ein. Zinsen und Grundpfand werden auf Ihrer Rechnung gesondert ausgewiesen. Wenn dies nicht der Fall ist, fragen Sie Ihren Buchhalter, wie Sie die Transaktion eingeben. Klicken Sie auf "Speichern und schließen", um die Transaktion aufzuzeichnen.
Spitze
Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie Sie die Konten einrichten oder benennen sollen, wenden Sie sich an Ihren Buchhalter.
