Berichte zum automatischen E-Mail-Zugriff
Microsoft Access ist ein leistungsstarkes, benutzerfreundliches Datenbankprogramm. Es kann für einzelne Haushalte und für Unternehmen verwendet werden. Einige Komponenten der Datenbank umfassen Tabellen, Abfragen, Formulare, Berichte, Makros und Module. Berichte bieten eine leicht lesbare Darstellung der Informationen in der Datenbank. Makros ermöglichen die Automatisierung von Routineaufgaben. Berichte können per E-Mail geteilt und automatisch versendet werden.
Schritt 1
Gehen Sie zu „Start“ > „Programme“ > „Microsoft Office“ > „Microsoft Access“, oder wenn Access vor kurzem geöffnet wurde, gehen Sie zu „Start“ > „Microsoft Access“.
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Schritt 2
Wählen Sie eine zu verwendende Datenbank aus. In diesem Fall wird die Issues-Datenbank heruntergeladen.
Schritt 3
Klicken Sie auf den Reiter "Erstellen".
Schritt 4
Klicken Sie auf "Makro".
Schritt 5
Wählen Sie im Dropdown-Feld Aktion die Option "Objekt senden".
Schritt 6
Führen Sie jeden der Schritte im Aktionsargument aus. Wählen Sie „Bericht“ als Objekttyp, wählen Sie „Offene Probleme“ als Objektnamen (dies ist der Name des Berichts, der per E-Mail gesendet wird) und wählen Sie „PDF-Format (*.pdf)“ als Ausgabeformat. Geben Sie die E-Mail-Adressen der Berichtsempfänger, den Betreff der E-Mail und den Text für den E-Mail-Text (Nachrichtentext) ein. Wenn die E-Mail-Nachricht vor dem Senden bearbeitet werden muss, wählen Sie "Ja"; Wählen Sie andernfalls "Nein". Geben Sie für HTML-Dateien einen Pfad für die Vorlage an.
Schritt 7
Klicken Sie auf das Diskettensymbol, um das Makro zu speichern.
Schritt 8
Benennen Sie das Makro und klicken Sie dann auf "OK".
Schritt 9
Klicken Sie auf das Ausrufezeichen, um das Makro auszuführen. Das Programm fordert Sie auf, das Makro erneut zu speichern.
Schritt 10
Klicken Sie auf "Zulassen", um dem Programm den Versand der E-Mail zu erlauben. Die Berichte werden über Outlook versendet.
Schritt 11
Öffnen Sie den Navigationsbereich, indem Sie auf die Doppelpfeile klicken.
Schritt 12
Doppelklicken Sie auf das gespeicherte Makro, um den Bericht automatisch per E-Mail zu versenden.
Schritt 13
Öffnen Sie die E-Mail, um zu überprüfen, ob sie gesendet wurde.
Spitze
Dieser Vorgang funktioniert auch für Access 2003; Die Bildschirme sehen anders aus, aber das Konzept ist dasselbe.
Berichte sind nicht die einzigen Objekte, die per E-Mail gesendet werden können. Tabellen, Abfragen und Formulare können auch per E-Mail versendet werden. Gehen Sie zum Postausgang von Outlook, um die Nachricht zu senden, oder klicken Sie auf "Alle senden", wenn Outlook geöffnet ist.
Warnung
Senden Sie den Bericht per E-Mail an sich selbst, um sicherzustellen, dass er automatisch gesendet wurde.
