So speichern Sie Word-Dokumente ohne Markups

Der Microsoft Word-Überprüfungsmodus – allgemein als seine beliebteste Funktion „Änderungen verfolgen“ bezeichnet – ermöglicht Benutzern, Dokumente zu teilen und gemeinsam daran zu arbeiten. Wenn Sie die Funktion aktivieren, merkt sich Word alle Änderungen, die von diesem Punkt an am Dokument vorgenommen wurden, und ermöglicht es Ihnen, Kommentare für andere Benutzer zu hinterlassen, die das Dokument anzeigen. Obwohl es von Vorteil sein kann, Änderungen in Word zu verfolgen, kann es jedoch peinlich oder sogar katastrophal sein, ein Word-Dokument zu senden an einen Kunden, Kursleiter oder Kollegen, nur um zu erfahren, dass alle Markierungen und Kommentare beim Öffnen der dokumentieren. Sie können dies verhindern, indem Sie die Nachverfolgung von Änderungen in Word deaktivieren. Sie müssen jedoch wissen, dass Word möglicherweise weiterhin Änderungen nachverfolgt, auch wenn Sie sie nicht sehen können.

Die meisten Benutzer, die versehentlich Dokumente senden, die noch Markup aufweisen, tun dies aus einem einfachen Grund. Durch das Ausblenden nachverfolgter Änderungen aus der Ansicht werden diese Änderungen nicht aus dem Dokument entfernt. Mit Microsoft Word können Benutzer Dokumentnotizen auf der Registerkarte "Überprüfen" nach Belieben aus- und einblenden, um die Geschwindigkeit zu beschleunigen mach das Programm auf und minimiere die Ablenkungen, die mit jeder Bearbeitung und jedem neuen Satz kommen können protokolliert. Dies erfolgt über die Dropdown-Menüs auf der Registerkarte "Überprüfen" rechts neben der Schaltfläche "Änderungen verfolgen". Auch wenn das Programm die auftretenden Änderungen nicht anzeigt und die Funktion aktiviert wurde, verfolgt und protokolliert Word sie dennoch im Dokument. Sie können ein Dokument mit ausgeblendeten Änderungen speichern, die jedoch für andere Benutzer angezeigt werden, es sei denn, Sie löschen sie ordnungsgemäß.

Während es früher kompliziert war, ein Word-Dokument ohne Markup zu speichern, vereinfacht die Microsoft Office-Suite 2016 den Vorgang. Klicken Sie im Menü über dem Dokument auf die Registerkarte "Überprüfen", um den Vorgang zu starten, und wählen Sie im Menü des Überprüfungsmodus die Schaltfläche "Änderungen nachverfolgen", um die Nachverfolgung zu deaktivieren. Wenn Sie kein Protokoll der Änderungen am Dokument sehen können, klicken Sie auf das obere Dropdown-Menü rechts neben der Schaltfläche Änderungen nachverfolgen. Es sollte "No Markup" lauten, wenn keine Änderungen sichtbar sind. Wählen Sie "Alle Markup", um alle für das Dokument protokollierten Änderungen anzuzeigen. Dadurch werden auch die Kommentare zum Dokument angezeigt, falls vorhanden. Schauen Sie auf das Fenster auf der rechten Seite des Bildschirms. Sie müssen jede der Änderungen oder Kommentare auflösen oder ablehnen, um sie zu verwerfen. Wenn Sie dies schnell tun möchten, wählen Sie die Dropdown-Menüs unter den Schaltflächen "Akzeptieren" oder "Ablehnen" im Bereich "Änderungen" sowie die Schaltfläche "Löschen" im Bereich Kommentare aus. Wenn Sie auf die Option zum Akzeptieren, Ablehnen oder Löschen aller Änderungen oder Kommentare klicken, können Sie Änderungen viel schneller auflösen.

Nachdem Sie die Änderungen behoben und alle Kommentare gelöscht haben, speichern Sie Ihr Dokument und öffnen Sie es erneut in Word. Wenn noch nachverfolgte Änderungen vorhanden sind, zeigt Word beim Laden des Dokuments die Markup-Notizen an – so können Sie diese nach Bedarf suchen und auflösen oder löschen. Sie können auch die Dokument-Inspektor-Funktion von Word verwenden, um das Dokument als Ganzes zu überprüfen und alle zu löschen Informationen, die Sie möglicherweise nicht weitergeben möchten, z. B. persönliche Informationen, die mit dem Dokument verknüpft oder versteckt sind Text. Sie können darauf zugreifen, indem Sie im Menü oben im Word-Fenster auf "Datei" klicken und "Info" auswählen, gefolgt von "Auf Probleme prüfen" und schließlich "Dokument überprüfen".