Tilføj en titel til toppen af regnearket. Dette vil hjælpe dig med at huske, hvilke oplysninger der er i en bestemt adressebog. Du skal muligvis oprette forskellige adressebøger til forskellige formål – for eksempel én for medlemmer af en bogklub og én for familiemedlemmer. At have en klar titel hjælper dig med at holde alt organiseret. Gør titlen fed og øg størrelsen på skrifttypen ved hjælp af værktøjerne på den øverste værktøjslinje.
Spring et par linjer over efter titlen og indtast overskrifter til kolonnerne i adressebogen. Følgende kolonneoverskrifter vil være meget nyttige: Navn, adresse, by, stat, postnummer, telefonnummer, faxnummer og e-mail-adresse. Indtast disse overskrifter i henholdsvis kolonne A til H. Det er meget vigtigt, at hvert punkt indtastes i en separat kolonne.
Centrer og fed kolonneoverskrifterne. For at gøre dette skal du klikke på rækkenummeret til venstre for rækken af overskrifter. Dette vil fremhæve eller vælge hele rækken. Og brug derefter de fed og centrerede værktøjer på den øverste værktøjslinje.
Indtast kontaktoplysningerne i hver kolonne. Oplysninger for hver kontakt skal indtastes på en separat række. Afhængigt af hvor mange kontakter du har, kan dette tage noget tid. Men husk, du behøver kun at gøre dette én gang. I fremtiden skal du blot tilføje nye kontakter og opdatere oplysninger. Hvis du ikke har bestemte oplysninger for bestemte kontakter, skal du lade cellen være tom. Husk at bruge de to bogstaver statsforkortelser, som posthuset kræver.
Formater teksten i postnummerkolonnen for at få alle postnumre til at se ens ud. Fremhæv al teksten i kolonnen, undtagen kolonneoverskriften. Højreklik på de fremhævede celler og vælg "Formater celler". Klik på fanen "Nummer", og klik derefter på "Special" i boksen "Kategori". Klik på "Postnummer" eller "Postnummer+4" i "Type"-boksen. Klik på "OK". Dette vil få alle postnumre til at se ens ud.
Formater teksten i kolonnen Telefonnummer, så alle telefonnumre i kolonnen ser ens ud. Fremhæv teksten i kolonnen Telefonnummer, undtagen kolonneoverskriften. Højreklik på den og vælg "Formater celler". På fanen "Nummer" skal du vælge "Special" fra boksen "Kategori". Klik på "Telefonnummer" i "Type" boksen. Klik på "OK".
