Det er nogle gange nyttigt at gemme en Excel-fil som det, der kaldes en afgrænset tekstfil, hvor hver række af regnearket er en tekstlinje, og cellerne i en række er adskilt af et tegn kaldet a afgrænsning.
Billedkredit: grinvalds/iStock/GettyImages
Det er nogle gange nyttigt at gemme en Excel-fil som det, der kaldes en afgrænset tekstfil, hvor hver række af regnearket er en tekstlinje, og cellerne i en række er adskilt af et tegn kaldet a afgrænsning. En mulighed er at bruge rørsymbolet | som afgrænsning, hvilket kan være nyttigt, da det ikke vises i de fleste regneark og ikke bliver forvirret for et tegn i en af cellerne. Du kan få en fil i Excel eksportrør afgrænset på en Mac eller pc.
Forstå regnearksformater
Microsoft Excel og andre regnearksprogrammer såsom Apple Numbers og LibreOffice Calc har deres egne brugerdefinerede filformater som de typisk bruger til at gemme og indlæse data. Det er ofte fint til selv at gemme filer og sende dem til andre, der også bruger det samme regneark program, men det kan nogle gange være en udfordring at åbne disse filer i andre programmer, som ikke altid kan parse dem perfekt.
Dagens video
En løsning på dette problem er at gemme et regneark som det, der kaldes en afgrænset tekstfil, som simpelthen er almindelig tekst, hvor hver række er på en separat linje, og individuelle celler er adskilt af en afgrænsning Karakter. Almindelige valg for afgrænsningstegnet omfatter kommaer, semikolon, rørsymbolet | og nul-tegnet, som ikke er synligt.
Lagring af rørafgrænsede filer i Excel
Som standard gemmer Excel separerede tekstfiler adskilt med kommaer, men du kan konvertere Excel til rørsepareret tekstfil indstillinger eller en anden afgrænsning efter eget valg ved at ændre indstillingerne i dit operativsystem, uanset om du er på en Windows-pc eller en Mac.
I Windows skal du højreklikke på Start knap og klik Indstillinger. Klik derefter Tid & Sprog, efterfulgt af Område. Klik Yderligere dato, klokkeslæt og regionale indstillinger og derefter, under Regionsindstillinger, klik Skift formater for dato, klokkeslæt eller tal. Klik Yderligere indstillinger på den Format fanen og derefter på Tal faneblad, skriv en | symbol eller hvilket symbol du vil bruge i Listeadskiller boksen og klik Okay.
Hvis du er på en Mac, skal du klikke på Apple-knappen øverst til venstre på skærmen og vælge Systempræferencer fra rullemenuen. Vælg Sprog & Region, og klik derefter på Fremskreden knap. Under Nummerskillere, skift kommaet for decimaladskilleren til et rør eller et andet symbol efter eget valg, og klik Okay. Bemærk, at det nye symbol ikke kun vil blive brugt til afgrænsede filer, men vil også blive brugt til at adskille grupper på tusinder, millioner osv., i tal vist på din Mac, så du ønsker måske at ændre denne indstilling tilbage, når du har gemt en Excel-fil som pipe afgrænset.
På begge systemer kan du derefter bruge Gem som menu for at oprette en afgrænset fil. Vælg under "Gem som type". CSV (kommasepareret). Excel vil bruge systemadskilleren i stedet for et komma.
Afgrænset tekst fordele og ulemper
Afgrænsede tekstfiler er nyttige, fordi du kan åbne dem i stort set alle programmer. Du kan endda åbne dem i en teksteditor eller et tekstbehandlingsprogram og blot læse dem som tekst, selvom det kan nogle gange være svært at holde styr på de forskellige kolonner, hvis tekst er forskellig længde på forskellige linjer. De fleste regnearks- og databaseprogrammer kan åbne dem, og det kan de fleste programmeringssprog også. Af den grund bruges afgrænsede tekstfiler ofte til at sende data mellem programmer.
En ulempe er dog, at de normalt ikke indeholder noget af den formatering, som en normal regnearksfil i Excel ville have, såsom skrifttyper, tekststørrelser og farver. Hvis denne formatering er vigtig, kan du overveje at bruge en anden filtype til at sende data frem og tilbage.
