Sådan opretter du en pivottabel i Excel for at opdele og skære dine data i terninger

Microsoft Excel 2016, findes i Office-pakken, er den nyeste og bedste regnearksapplikation fra Redmond, og der er en god grund til, at så mange nummerknusere bruger det til alle deres behov for nummerknas. Selvom Excel er fint til simple regneark til at spore udgifter eller opbygge kalendere, kommer det til sin ret, når du skal skære og terninger og derefter præsentere komplekse data. Her viser vi dig, hvordan du opretter en pivottabel i Excel for at drage fordel af et af applikationens mest kraftfulde værktøjer.

Før vi starter, hvad er pivottabeller egentlig gode til? Enkelt sagt giver pivottabeller dig mulighed for at se på de samme data på forskellige måder og fra forskellige vinkler for at gøre det nemmere at udføre dybdegående analyser og spotte vigtige tendenser. Når du for eksempel evaluerer salgsresultater, vil du måske se på en individuel person, et specifikt produkt eller en bestemt tidsramme. Med en pivottabel kan du oprette én pulje af information og derefter nemt ændre dit fokus fra én ting til en anden – en analyse, der ville være kedelig at udføre manuelt.

Bemærk, at du skal bruge Den fulde version af Excel 2016 at bruge pivottabeller. Universal Windows Platform (UWP) Windows 10 version af Excel inkluderer ikke det og mange andre avancerede Excel-funktioner. Til sidst, hvis du vil prøve nye Excel-funktioner, skal du deltage i Office Insider-program og måske være den første til at opleve en ny pivottabelfunktion.

Trin 1: Forbered dine data

Det måske vigtigste trin i brugen af ​​Excel-pivottabeller er at omhyggeligt organisere dine data. Den nemmeste måde at gøre dette på er at bruge Excel tabeller, som lader dig tilføje rækker, der vil blive inkluderet i din pivottabel, når du trykker på opdatering. Men i det mindste ønsker du, at dine data skal være i tabelform med informative kolonneoverskrifter og med konsistente data i kolonner.

Lad os for eksempel sige, at du vil analysere salgsoplysninger for din virksomhed. Du har seks sælgere, der sælger tre produkter på tværs af en række regioner. Dine produkter er skræddersyet til hver enkelt kunde, og derfor varierer priserne. Her er en eksempeltabel med fiktiv information for at give dig en idé om, hvordan data kan organiseres med en pivottabel i tankerne.

Tabellen blev oprettet ved først at indtaste dataene, derefter vælge hele området og derefter gå til Indsæt > Tabel. Igen, du behøver ikke at tage dette trin, men det anbefales, hvis du vil tilføje flere rækker af data senere og gøre det lettere at opdatere din pivottabel.

Mark Coppock/Digital Trends

Trin 2: Prøv en anbefaling

Excel er fuld af smarte tricks til at gøre arbejdet med data lettere, og når det er muligt, vil det forsøge at gætte, hvad du vil opnå og derefter automatisk udføre et par trin. Denne nyttige karakter demonstreres her af værktøjet anbefalede pivottabeller, som tager et kig på dine data og tilbyder nogle logiske muligheder for, hvordan man analyserer og præsenterer ting.

For at bruge en anbefalet pivottabel skal du blot gå til Indsæt > Anbefalede pivottabeller. Excel vil præsentere et par muligheder for dig at overveje. I vores eksempel tilbyder Excel at lave 10 forskellige pivottabeller, der tager et kig på en række forskellige vinkler på vores salgsdata. Bemærk, at det betyder noget, hvordan du mærker dine kolonner; Excel læser disse overskrifter og giver anbefalinger, der giver mest mening. Hvis du for eksempel vil se på salgspriser, skal du ikke bruge udtrykket "omkostning", fordi Excel vil basere sin anbefaling i overensstemmelse hermed.

En anbefaling er "Summen af ​​det samlede salg efter kunde." Hvis vi vælger den mulighed, fortsætter Excel med at oprette pivottabellen.

Mark Coppock/Digital Trends

Bemærk, at pivottabellen kun viser de data, der er relevante for vores nuværende analyse. På højre side finder du de kriterier, som Excel brugte til at oprette det i dialogboksen Pivottabelfelter. Vi vil dække, hvad hvert af disse felter betyder i det næste afsnit om tilpasning.

Trin 3: Tilpas din pivottabel

Hvert af punkterne i denne dialog er vigtigt for at bestemme, hvordan din pivottabel vil fungere. Klik på konfigurationstandhjulet for at ændre denne dialogs udseende, så det passer bedst til dig.

Valg af felter

Her vælger du, hvilke kolonner du vil inkludere i din pivottabel. Hvordan disse data udfyldes i pivottabellen bestemmes af den type data, de repræsenterer - Excel vil finde ud af for dig, om du vil tilføje en kolonne til din pivottabel eller tilføje feltets data i bord. For eksempel, hvis du vælger "Vare", antager Excel, at du vil tilføje antallet af varer for hver kunde.

Mark Coppock/Digital Trends

På den anden side, hvis du vælger "Dato", placerer Excel dataene i tabellen og organiserer salget efter, hvornår de fandt sted.

Mark Coppock/Digital Trends

Mens du arbejder på dine egne pivottabeller, kan du eksperimentere for at se, hvordan tilføjede og fjerne felter påvirker de data, der vises. Du vil opdage, at Excel gør et godt stykke arbejde med at foretage valg, der giver mening, men du kan også ændre tingene, hvis Excels valg ikke giver mening.

Filtre

Træk elementer fra feltvalgslisten ind i afsnittet "Filtre", hvis du vil begrænse, hvilke data der vises. For eksempel, hvis du trækker "Kunde" ind i "Filtre" sektionen, kan du nemt kun vise data fra en eller et udvalg af kunder.

Mark Coppock/Digital Trends

Kolonner

Ved at trække felter ind i sektionen "Kolonner" kan du udvide, hvordan dine data rapporteres. Igen, når du trækker et felt ind i dette afsnit, vil Excel forsøge at finde ud af, hvordan du vil have dataene præsenteret. For eksempel, hvis du trækker "Dato" ind i "Kolonner" sektionen, vil Excel vise salget som opsummeret for den mest logiske tidsramme, som i dette tilfælde er pr. måned. Dette ville være nyttigt, hvis din primære bekymring var, hvor meget der blev solgt på månedsbasis med et øje på kundernes købsmønstre.

Mark Coppock/Digital Trends

Rækker

På samme måde kan du trække felter ind i sektionen "Rækker" for at indlejre forskellige data i pivottabelrækker. Igen, hvis vi trækker "Dato" ind i sektionen "Rækker", vil Excel opdele salget efter kunde pr. måned, men dataene vil blive opsummeret efter kunde og ikke efter måned som i det foregående eksempel. I dette tilfælde er du mest bekymret for, hvor meget du har solgt til hver kunde, men du vil også gerne se eventuelle tidsbaserede tendenser.

Mark Coppock/Digital Trends

Værdier

Endelig bestemmer afsnittet "Værdier", hvordan du analyserer dine data. I alle vores eksempler hidtil har vi kigget på det samlede salg. Hvis du klikker på pil ned i dette afsnit, kan du konfigurere dine værdifeltindstillinger til at se på en anden numerisk beregning.

Mark Coppock/Digital Trends

Lad os f.eks. sige, at du vil se på salgsgennemsnit i stedet for det samlede salg. Du skal blot vælge "Gennemsnit" i dialogboksen for værdifeltindstillinger. Du kan også indstille talformatet, så resultaterne giver mest mening.

Mark Coppock/Digital Trends

I stedet for at overveje det samlede salg pr. kunde og derefter beregne en totalsum, ser vi på det gennemsnitlige salg pr. virksomhed og derefter det gennemsnitlige salg på tværs af virksomheden. Dette ville være nyttigt til at vurdere, hvilke kunder der for eksempel er over eller under gennemsnittet i salg, og som derfor fortjener mest (eller mindst) opmærksomhed. I vores eksempel fortjener Acme Engineering og Jones Roofing måske ikke så meget salgsopmærksomhed som de andre.

Det er klart, at pivottabeller tilbyder en række muligheder for at gøre det nemt at skære og skære dine data i terninger. Tricket til at bruge pivottabeller effektivt er at beslutte præcis, hvad du vil se, før du begynder at anvende muligheder. Du vil også sikre dig, at dine data svarer til, hvordan du har opstillet din tabel, og hvordan du har navngivet dine overskrifter. Jo mere omhyggelig du er med at sætte tingene op, jo mere effektive vil dine pivottabeller være.

Trin 4: Opret dine egne pivottabeller fra bunden

Når du har leget med pivottabel-funktionen og fået en vis forståelse for, hvordan de forskellige muligheder påvirker dine data, så kan du begynde at oprette en pivottabel fra bunden. Processen ligner at bruge en anbefaling, kun du går til Indsæt > Pivottabel og derefter manuelt vælger dine data som dit første trin.

I vores tilfælde betyder det at vælge Tabel1, men vi kunne også vælge en række data eller trække fra en ekstern datakilde. Vi kan også beslutte, om vi vil oprette et nyt regneark eller placere pivottabellen ved siden af ​​vores data på et bestemt sted på det eksisterende regneark.

Mark Coppock/Digital Trends

Når vi har foretaget vores valg, bliver vi præsenteret for en tom pivottabel og vores Pivottabelfelter-dialog.

Mark Coppock/Digital Trends

At skabe vores egen pivottabel er så blot et simpelt spørgsmål om at vælge felter og bestemme, hvordan vi vil have dataene beregnet og vist. Lad os sige, at vi ønsker at se, hvordan sælgere klarede sig om måneden, med et samlet salg for året. Vi ville vælge felterne "Sælger", "Dato" og "Samlet salg", trække feltet "Sælger" til afsnittet "Filtre" og konfigurere værdierne til at blive vist som valuta. Excel tilføjer automatisk de relevante datoelementer til sektionen "Rækker" og antager, at vi ønsker at se summer.

Mark Coppock/Digital Trends

Som standard vil Excel vise alle data for alle sælgere. Vi kan også vælge en enkelt sælger til kun at se hans eller hendes data. I dette tilfælde ser vi, at Judy French havde salg på kun tre måneder, selvom hendes salgstotaler var betydelige. Det kunne betyde, at hendes salgsproces var længere, fordi hun gik efter hvaler i stedet for fisk - en værdifuld konklusion, hvis den var korrekt. Måske ville det være en god idé at investere i en assistent til at hjælpe Judy med at lukke sit salg hurtigere.

Mark Coppock/Digital Trends

Trin 5: Invester i noget læring

Hvis du ønsker at få virkelig god til at bruge Excel-pivottabeller, invester lidt tid i at lære lidt mere om, hvordan den bruger de forskellige datatyper. Microsoft tilbyder sine egne træningsressourcer og der er et væld af tredjeparts trænere at overveje.

Generelt betyder det dog, at du graver i Excel på en måde, der ligger uden for denne vejlednings omfang. Ikke desto mindre ser du forhåbentlig nu, hvordan pivottabeller kan være et effektivt værktøj til at analysere dine data, og det er relativt nemt at komme i gang, så længe du har dine data konfigureret til den rigtige slags bord. Og vi kan ikke understrege nok, hvor vigtigt det er at vide, hvad du vil opnå med din pivottabel, før du begynder.

Redaktørernes anbefalinger

• Bruger du Office? Din pc kan være i fare på grund af denne Microsoft-ændring
• Sådan beskytter du en Excel-fil med adgangskode