Scanning og afsendelse af et personligt eller forretningsdokument som en vedhæftet fil i e-mail kan spare tid og penge, da du ikke behøver at bekymre dig om udskrivning eller porto. Selvom det er vigtigt at vælge det rigtige filformat, er processen ikke svær, og scanningsprocedurerne er generelt de samme, uanset om du bruger en stand-alone scanner eller en multifunktionsprinter. Det samme gælder for vedhæftning af et scannet dokument til en e-mail, da procedurerne for vedhæftning generelt er de samme i de fleste e-mail-programmer.
Vælg en filtype
De fleste scannere giver dig mulighed for at vælge mellem en PDF- og JPEG-fil. PDF-filen er det bedste valg til scanning af dokumenter, der indeholder tekst eller vektorgrafik, der inkluderer punkter, linjer, former og kurver. Ved at bruge dette format kan du også kombinere dokumenter med mere end én side til en enkelt fil. JPEG-filformatet er et godt valg til fotografier, da det lader dig komprimere billeddata og reducere størrelsen af en stor fil.
Dagens video
Scan dokumentet
Rengør scannerglaspladen med en ren, blød klud. Læg dokumentet med forsiden nedad på scannerens glasplade. Juster det ved hjælp af guideline-markører langs omkredsen af glasset, og sænk derefter dækslet. Vælg "scan" i printermenuen, vælg den computer, du vil scanne dokumentet til, vælg filtypen og start scanningen. Som en alternativ metode skal du åbne den software, du installerede under opsætningen, og scanne dokumentet fra din computer.
Gem og omdøb den scannede fil
Når scanningen er færdig, åbnes enten Windows Stifinder eller Mine dokumenter automatisk. Den scanning, du lige har gennemført, vil være den sidste på listen. Åbn og gennemse dokumentet for at sikre, at det er scannet korrekt, og klik derefter på knappen "Gem". Omdøb filen fra dens nuværende navn, såsom Scan0001.jpg, til noget mere beskrivende, såsom "Virksomhedstelefonliste", og gem filen et passende sted.
Vedhæft dokumentet til en e-mail
Der er to måder at vedhæfte et dokument til en e-mail. I den første metode skal du højreklikke på filnavnet fra dets nuværende placering. Fra pop op-menuen, der vises, skal du vælge "send til" og derefter "mail-modtager". Et nyt meddelelsesvindue åbnes med dokumentet allerede vedhæftet. En anden metode er at åbne dit e-mail-program og skrive en ny besked. Når du er færdig, skal du vælge knappen "vedhæft fil" øverst i meddelelsesvinduet. Naviger til det sted, hvor du gemmer dokumentfilen, vælg den og klik på "indsæt". Filen vedhæftes uden yderligere handling fra din side, og du kan derefter sende e-mailen.
