Dele af elektronisk post

Elektronisk post eller e-mail er blevet en af ​​de mest populære kommunikationsformer. E-mail sparer ikke kun tid og penge, den kan også være et godt værktøj til personlig såvel som forretningskommunikation. En grundlæggende e-mail-besked består af syv dele.

Det første du skal indtaste, når du skriver en e-mail, er modtagerens adresse. Dette indtastes, før du skriver brødteksten i e-mailen. Dette felt findes normalt i et af mellemrummene over meddelelsen. Et eksempel på en e-mailadresse er: [email protected]. Når du sender en besked til flere modtagere, skal du sørge for at adskille alle adresser med et komma.

En anden mulighed, når du sender en besked til flere modtagere, er at bruge felterne Cc eller carbon copy og Bcc blind carbon copy. Når du bruger Cc-funktionen, kan alle modtagere se e-mailadresserne på alle, som beskeden blev sendt til. Hvis du ønsker, at din kommunikation skal være mere privat, skal du vælge Bcc'en, og de andre modtageres identiteter vil ikke blive vist.

Datoen og klokkeslættet, en e-mail blev sendt, er normalt inkluderet automatisk et sted i meddelelsen.

Emnelinjen er den første del af din e-mail, som modtageren vil se. Når du indtaster emnelinjen, skal du sørge for at inkludere vigtige oplysninger, såsom hvad e-mailen handler om. Hvis du er for vag eller slet ikke inkluderer nogen emnelinje, kan din besked blive forvekslet med spam og slettet uden nogensinde at blive læst.

Brødteksten er der, hvor du faktisk skriver den besked, du ønsker sendt. Din besked kan være alt fra et professionelt notat til en note til en ven eller et familiemedlem. Prøv at undgå at skrive for meget i en e-mail og hold det begrænset til én skærms længde. Hvis du har mange oplysninger, der skal sendes, skal du inkludere det som en vedhæftet fil.

Vedhæftede filer ligner bilag i traditionel post. Hvis du har filer, som du vil dele med din modtagers, kan du inkludere dem som vedhæftede filer til e-mailen. Vær forsigtig, når du åbner vedhæftede filer, der er sendt til dig, da de kan indeholde virus, og åbn aldrig en vedhæftet fil fra nogen, du ikke kender.

Nogle e-mail-systemer giver dig mulighed for at indtaste en signatur, der automatisk vises nederst i hver besked, du sender. Denne funktion er valgfri og kan slås fra og til efter behov.