Outlooks opgaver hjælper dig med at administrere dine vigtige huskelistepunkter.
Billedkredit: Andreas Rodriguez/iStock/Getty Images
Du kan integrere David Allens Getting Things Done-metode med Microsoft Outlook 2013 ved hjælp af kategorier, opfølgningsflag og prioriteter. Mens du manuelt kan konfigurere Outlook på din pc til at implementere GTD-metoden, tilbyder flere Outlook-tilføjelser avancerede GTD-integrationsværktøjer. Du kan oprette opgaver direkte fra dine andre Outlook-elementer, såsom e-mail og aftaler, og derefter tildele dem til projekter og handlingslister for at hjælpe dig med at behandle din indbakke mere effektivt.
Manuel konfiguration af Outlook til GTD
Trin 1
Indtast hvert af dine projekter i Outlook som kategorier, så du kan knytte elementer til specifikke projekter. Højreklik på en e-mail, aftale eller opgave, klik på "Kategoriser" og derefter på "Alle kategorier". Klik på knappen "Ny...". Tilføj hvert projektnavn og tildel en farve.
Dagens video
Trin 2
Konverter andre Outlook-elementer til opgaver, efterhånden som de kommer til din opmærksomhed. For eksempel kan du konvertere en e-mail til en opgave. Træk-og-slip en aftale, mailbesked, kontaktperson eller en note over "Opgaver" i navigationsruden for automatisk at oprette en ny opgave fra elementets indhold.
Trin 3
Tildel flag og prioriteter til dine opgaver. Åbn en opgave, og klik derefter på kommandoerne i gruppen Opfølgning på båndet Hjem i Opgaver for at tilføje et flag. Klik på knappen "Prioritet" i gruppen Tags for at markere et element som "Høj betydning". Du kan bruge denne indikator til at markere dine handlingspunkter efter GTD-metoden.
Trin 4
Se din opgaveliste efter projekt, dato eller vigtighed. Klik på "Opgaver" i navigationsruden. Klik på fanen "Vis". Vælg blandt de tilgængelige visningsmuligheder i rullemenuen i gruppen Arrangement. Vælg for eksempel "Kategorier" for at arrangere dine opgaver efter projekter, "Startdato" eller "Forfaldsdato" for at arrangere dine opgaver efter dato, eller "Prioritet" for at arrangere dine opgaver efter prioritet.
Brug af NetCentrics GTD Outlook-tilføjelsesprogrammet
Trin 1
Download og installer den gratis prøveversion af Getting Things Done Outlook Add-in fra NetCentrics. Denne tilføjelse er designet til at forenkle din evne til at behandle Outlook-elementer efter David Allens metode.
Trin 2
Vælg fra nøglehandlingerne på NetCentrics-værktøjslinjen for at behandle dine Outlook-elementer til opgaver. Vælg f.eks. en af disse handlinger fra gruppen Få ting gjort på båndet Hjem: "Handling", "Næste handling", "Delegeret", "Udskyd" eller "En skønne dag." Når du vælger en af disse kommandoer fra en post, gemmes en opgave i dens respektive mappe, og handlingen tildeles til opgave.
Trin 3
Administrer alle dine igangværende projekter ved hjælp af Project Central. Klik på knappen "Project Central" i gruppen Få ting gjort på båndet Hjem. Du kan bruge dette vindue til at hjælpe dig med at organisere opgaver i specifikke projekter.
Trin 4
Lav en projektrapport. Klik på menuknappen "Projekt" i Project Central, og klik derefter på "Opret rapport..." Vælg de muligheder, der skal medtages i din rapport. Vælg for eksempel "Forfaldsdato" fra rullemenuen Sorter opgaver efter. Klik på "OK" for at generere din rapport. Klik på knappen Udskriv for at udskrive din rapport -- den er mærket med et ikon, der ligner en printer.
Brug af TaskCracker til Outlook-tilføjelsesprogrammet
Trin 1
Download og installer den gratis 30-dages prøveversion af TaskCracker til Outlook. TaskCracker hjælper dig med at organisere dine Outlook-emner ved hjælp af en visuel repræsentation af dine opgaver og projekter med en træk-og-slip-grænseflade.
Trin 2
Klik på kommandoen "Åbn TaskCracker" i gruppen Åbn på TaskCracker-båndet. Alternativt kan du klikke på "TaskCracker" i bunden af mapperuden til venstre.
Trin 3
Organiser dine opgaver baseret på prioritet. Klik på en opgave, træk den til en anden kvadrant inde i TaskCracker-skærmen, og slip den derefter for at tildele opgaven til den prioritet. Du kan bruge denne metode til hurtigt at tildele handlinger til din opgaveliste uden at skulle åbne hver enkelt opgave.
