5 Microsoft Word-tricks, der revolutionerede min arbejdsgang

Microsoft Word er en vigtig del af mange af vores daglige arbejdsliv, men det betyder ikke, at vi altid bruger det for alt, hvad det er værd. Over tid, Microsoft har tilføjet nye funktioner der gør Word mere robust, men du har ikke altid indsigt i nye funktioner eller endda de nyttige skjulte værktøjer.

For at forbedre din arbejdsgang, når du bruger Microsoft Word, er her fem tricks, der dramatisk forbedrede min egen tid med applikationen. Gennem årene har disse sparet mig tid, reduceret risikoen for fejl og forbedret min effektivitet ved at bruge Word.

Spor kun dine ændringer

Hvis du samarbejder med andre om dine Word-dokumenter, så er du måske bekendt med Track Changes. Denne praktiske funktion lader dig nemt se alles tilføjelser eller ændringer til dokumentet.

Med en opdatering til Word i slutningen af ​​2021, tilføjede Microsoft muligheden for kun at spore dine ændringer. Til de tidspunkter, hvor du ikke har brug for, at alle holder styr på deres, og du bare vil se din egen, er dette en fantastisk funktion.

Trin 1: Åbn dit Word-dokument og gå til Anmeldelse fanen.

Trin 2: Klik på Sporing drop-down pil.

Trin 3: Klik derefter på Spor ændringer pil og vælg Kun min.

Du kan derefter foretage dine dokumentredigeringer, tilføje kommentarer og acceptere ændringer, du selv foretager, uden at dine samarbejdspartnere er involveret.

Få større fordel af udklipsholderen

Office Udklipsholder er en funktion, du kan bruge i andre Office-applikationer som Excel og Outlook ud over Word. Med den forbliver alt, hvad du kopierer, på udklipsholderen, indtil du kopierer noget andet.

Det, der gør udklipsholderen til et så nyttigt værktøj, er, at du kan genbruge det, der er i dens historie, op til 24 elementer. Dette inkluderer tekst såvel som billeder. Derudover virker det uanset om du bruger Redigere > Kopi, højreklik og Kopi, eller den tastaturgenvejCtrl+ C.

For at se udklipsholderen skal du gå til Hjem fanen og klik på udklipsholderens dialogboksstarter. Dette er den lille pil i nederste højre hjørne af udklipsholdersektionen på båndet.

Du vil se opgaveruden Udklipsholder åbne i venstre side med en liste over elementer, du har kopieret. Vælg et element for at indsætte det i dit dokument. Du kan også klikke på pilen til højre for et element og vælge sæt ind eller for at fjerne det, vælg Slet.

Øverst i opgaveruden kan du se yderligere handlinger til Indsæt alle eller Slet alt ting, som begge er praktiske.

Dette er en reel tidsbesparelse, hvis du ofte bruger kopier-og-indsæt-handlinger i dine Word-dokumenter.

Indsæt tilfældig tekst til pladsholdere

Hvis du nogensinde har skullet bruge tid på at oprette et dokument uden teksten, vil du sætte pris på dette næste trick til Microsoft Word. Du kan skrive en simpel linje, og Word vil indsætte tilfældig tekst for dig. Dette er ideelt til pladsholdere, indtil du har den tekst, du har brug for.

Der er to måder at tilføje denne tekst til dit dokument.

Metode 1: For tilfældig tekst, hvor P er antallet af afsnit, og S er antallet af sætninger, du ønsker, skal du skrive følgende:

=RAND(P, S)

For eksempel giver =RAND(2,3) dig to afsnit med tre sætninger hver.

Metode 2: For lorem ipsum (almindelig pladsholdertekst), skriv kommandoen nedenfor. Ligesom RAND, brug tal for antallet af afsnit (P) og sætninger (S), du gerne vil indsætte.

=LOREM(P, S)

Så =LOREM(4,2) giver dig fire afsnit med hver to sætninger.

Straks efter du har indtastet kommandoen, vil teksten poppe ind i dit dokument, klar til at du kan bruge som pladsholder i din Word skabelon eller dokument.

Gem og genbrug tekst, billeder og mere

Når som helst du kan genbruge noget, når du opretter et dokument, som udklipsholderen ovenfor, er det en velkomstfunktion.

Microsoft Word tilbyder hurtige dele og autotekst, der fungerer på samme måde, så du kan gemme og genbruge tekst, billeder, tabeller, underskrifter, og andre ting. Hvis du finder dig selv at skrive eller indsætte det samme igen og igen, så er disse værktøjer noget for dig.

Trin 1: Vælg teksten, billedet eller andet element, du vil gemme.

Trin 2: Gå til Indsæt fanen og klik på Hurtige dele drop-down pil.

• For at gemme den som en hurtig del skal du vælge Gem markering i Quick Part Gallery.
• For at gemme den som autotekst skal du flytte til Autotekst og vælg Gem markering i AutoText Gallery.

Trin 3: I pop op-vinduet, der vises, kan du give det et meningsfuldt navn, vælge hvilket galleri du vil gemme det i, tilføje en kategori og udfylde andre detaljer, som du vil.

Trin 4: Klik Okay for at gemme din indtastning.

Når du er klar til at bruge dit gemte valg, skal du placere markøren i dokumentet, hvor du vil have det. Vend tilbage til Indsæt fanen, skal du klikke på Hurtige dele rullemenuen, og vælg elementet. Det popper derefter ind i dit dokument på det sted, du har angivet med din markør.

Det vigtigste forskelle mellem Quick Parts og AutoText er, at AutoText er en del af Quick Parts-funktionen, og de har hver deres eget galleri for gemte elementer.

Uanset hvad du beslutter dig for at bruge, eller måske begge dele, vil du sætte pris på denne fantastiske måde at spare tid og reducere fejl fra genindtastning eller læsning af det samme indhold.

Tag og indsæt skærmbilleder

Endnu et produktivitetstrick til Word, der er værd at nævne, er skærmbilledeværktøjet. Med den kan du hurtigt og næsten ubesværet indsætte et skærmbillede i dit dokument. Du kan vælge fra et andet åbent vindue på dit skrivebord eller indsætte et skærmbillede af noget, du fanger manuelt.

For at bruge værktøjet skal du gå til Indsæt fanen og klik på Skærmbillede drop-down pil.

Øverst i boksen kan du se de andre åbne vinduer. Vælg en for at pop den ind i dit dokument og formater eller rediger den derefter som ethvert andet billede i Word.

Alternativt kan du fange en bestemt del af din skærm eller et andet vindue. Vælg Skærmklipning. Du vil se din markør ændre sig til trådkors. Træk for at fange den del, du ønsker, og slip, når du er færdig. Klipningen vises automatisk i dit dokument som et statisk billede.

Når du har brug for skærmbilleder fra din computer, kan du eliminere behovet for at åbne et skærmbilledeværktøj, fange det, du har brug for, størrelse og gemme det og derefter vende tilbage til dokumentet for at indsætte det. Brug blot Words indbyggede skærmbilledeværktøj.

Redaktørens anbefalinger

• Denne stablede, lodrette skærmopsætning revolutionerede min arbejdsgang
• 5 funktioner, jeg glæder mig til at prøve i Microsofts ChatGPT-drevne Edge Browser
• Microsoft kan sætte ChatGPT ind i Outlook, Word og PowerPoint
• Microsoft Edge har et nyt trick til øget ydeevne
• Bruger du Office? Din pc kan være i fare på grund af denne Microsoft-ændring