Brug din computer til at oprette en PDF-database.
En PDF-fil (Portable Document Format) bruges ofte til at bevare enhver formatering af et dokument, der er oprettet i et andet program, såsom et word-dokument, et regneark eller en kompleks designfil. PDF'er oprettes og administreres ved hjælp af Adobe Acrobat. For at konfigurere en PDF-databasefil er din bedste chance at oprette den først ved hjælp af en database eller et regnearksprogram, såsom Microsoft Excel. Derefter kan du konvertere filen til en PDF og tilføje Adobe Acrobats søgelinje og indeksfunktioner, hvilket gør det nemt for brugerne at søge i databasen.
Konverter database til PDF (Ref. 1, 2)
Trin 1
Åbn et regnearksprogram på din computer, og indtast alle de data, du vil inkludere i databasen. Hvis du bruger et databaseprogram, vil du være i stand til at indtaste dataene meget mere effektivt, end hvis du skulle starte en PDF fra bunden. Gem filen, når den er færdig.
Dagens video
Trin 2
Gem filen som en PDF, hvis du bruger et program, der tillader det. Alle Microsoft Office-programmer giver denne mulighed, så længe du allerede har Adobe Acrobat installeret på din computer. For eksempel, i Excel skal du klikke på "Microsoft Office-knappen", rulle over "Gem som" og vælge "PDF eller XPS." Indtast et filnavn, og klik på "Udgiv". I andre programmer kan du muligvis udskrive til PDF ved hjælp af Adobe PDF Printer. Åbn PDF-filen i Adobe Acrobat.
Trin 3
Konverter filen gennem Adobe Acrobat, hvis trin 2 ikke er muligt. Åbn Acrobat, og klik på "Filer, Opret PDF, Fra fil." Vælg regnearksfilen fra "Åbn" dialogboksen, og klik på "Åbn". Filen vil konvertere og åbne et nyt PDF-dokument. Klik på "Filer, Gem som" for at gemme filen.
Tilføj søgefunktioner (ref. 3, 4)
Trin 1
Få adgang til "Find"-værktøjslinjen i Adobe Acrobat. Den vil være åben som standard, men du kan altid finde den igen ved at vælge "Rediger, Find." Brug det til at finde et hvilket som helst ord i dokumentet.
Trin 2
Brug vinduet "Søg" for at tillade en mere kompleks søgning. Klik på "Rediger, søg" for at vise den, eller klik på pilen ved siden af værktøjslinjen "Find", og klik på "Åbn fuld Acrobat-søgning". Denne funktion er også tilgængelig for Adobe Reader-brugere.
Trin 3
Opret et indeks til PDF'en, så brugerne kan søge i databasen. For at tilføje et indeks skal du klikke på "Avanceret, Dokumentbehandling, Administrer integreret indeks." Klik på "Integrer indeks". Følge efter instruktionerne og klik på "OK". Indekset vil blive inkluderet i PDF'en, når du distribuerer det til modtagere.
Ting du skal bruge
Adobe Acrobat
Regnearksprogram
