Dine e-mails skal være høflige, men ikke stive og opstyltede.
Billedkredit: Devonyu/iStock/Getty Images
Selvom e-mail ikke er så formel som et trykt forretningsbrev, er det heller ikke så afslappet som at chatte med venner. Selvom e-mail har eksisteret i årevis, er etiketten for at bruge den korrekt ikke altid klar. For at indstille den rigtige tone til den e-mail, du sender, har du brug for den rigtige hilsen.
Professionelle breve
I forretnings-e-mail er det bedre at tage fejl af formaliteten. Med en person, du ikke har sendt en e-mail før, kan du bruge hans formelle titel - "Kære Dr. Smith" eller "Kære fru Jones," for eksempel. "Kære" bruges meget mindre i e-mail-hilsener, end det plejede at være, men etiketteeksperter anbefaler det stadig til en indledende forretningskontakt. Hvis modtageren slet ikke kender dig, så følg hilsenen med en introduktion – hvem du er, og hvorfor du kontakter hende.
Dagens video
Forretningsmæssigt afslappet
Hvis den anden part hilser dig i e-mail med dit fornavn eller beder dig om at bruge hans fornavn, er du sikkert på fornavnsbasis. Reserver en afslappet åbning som "hej" til kolleger, du kender rigtig godt og er fortrolig med. Selv i en afslappet e-mail skal du være sikker på, at du har stavet den anden parts navn korrekt. Hvis du sender flere e-mails i en enkelt tråd, behøver kun den første eller to en hilsen.
Massepost
Hvis du sender en besked til flere personer, skal den første e-mail stadig have en hilsen - "Kære Tom, Dick og Mary," for eksempel. Hvis du har for mange modtagere til at nævne alle deres navne, er "Kære Team" et praktisk alternativ. Som med individuelle modtagere, hvis du sender e-mails frem og tilbage, kan du stoppe med at bruge hilsener efter det første bogstav.
Personlig post
Du har meget mere fleksibilitet, når du skriver en personlig e-mail. Fornavnet eller et simpelt "hej" eller "hej" er fint, medmindre du ved, at modtageren har en stærk præference. En afslappet e-mail kan roligt droppe "kære", da det ofte lyder opstyltet. Selv i en intim e-mail kan "kære" lyde mere som en formalitet end et oprigtigt udtryk. At bruge personens navn eller noget mere ekstravagant, såsom "min kære", kan fungere bedre.
Emnelinjer
Sammen med din hilsen skal du være opmærksom på din emnelinje. Det er det første, modtageren kommer til at se, så du vil have hende til at vide, hvad du skriver hende om. Lad det aldrig stå tomt, eller brug en vildledende emnelinje for at få opmærksomhed. Sæt bestemt aldrig "haster" i det, hvis problemet ikke er virkelig presserende.
