Ulemperne ved regneark

Regnearksapplikationer giver computerbrugere en bekvem måde at indsamle, spore og rapportere data. Ved at anvende en række kraftfulde funktioner kan brugerne hurtigt og nemt sammensætte omfattende rapporter og lægge grunden til avanceret analyse. På trods af disse fordele indeholder regneark dog adskillige ulemper, der skaber udfordringer for de uerfarne og hæmmer brugerne i at bruge softwaren effektivt.

Regnearksapplikationer tilbyder et omfattende bibliotek af indbyggede funktioner, og brugere, der har brug for yderligere, mere avancerede funktioner, kan endda programmere deres egen funktionalitet. Mange af funktionerne i kraftfulde regnearksapplikationer som Microsoft Excel kræver dog, at brugeren kender og manuelt indtaster mange komplekse formler. Ifølge det officielle Microsoft-websted kan brugere af Excel-regneark vælge grundlæggende funktioner fra ikonerne øverst på siden regnearksvisning, men brugere skal kalde mere avancerede funktioner ved manuelt at indtaste en formel eller kommando i et regneark celle. Brugere, der kræver et højere niveau af drift, kan bruge Microsofts eget programmeringssprog, Visual Basic for Applications (VBA), for at skabe funktionaliteten i henhold til Microsofts Excel-reference internet side; for at imødekomme dette behov og udføre denne opgave, skal brugerne dog have et vist kendskab til VBA-sproget.

Regnearksapplikationer kan virke noget skræmmende for uindviede brugere, og dette overvældende første udseende kan få brugerne til at bruge applikationerne til utilsigtede formål. Ifølge Oregon Department of Fish and Wildlife bør brugere kun bruge regnearksapplikationer til formål med kortsigtet data kompilering og analyse, ikke for den langsigtede datalagring, som mange brugere forsøg. Derudover er nogle anvendelser af regneark, især datasortering og deling, bedre håndteret i databaser; Oregon Department of Fish and Wildlife angiver specifikt, at regneark tilbyder begrænset sortering, forespørgsel og dele evner, mens programmører designer databaseapplikationer som Microsoft Access og Apple Filemaker til at betjene disse formål. Fordi mange brugere forbliver uvante med regnearksfunktioner, kan de fortsætte med at ineffektivt bruge regneark til disse databasefunktioner.

Selvom regnearksapplikationer nemt kan udføre meget avancerede og meget komplekse beregninger, begrænser softwarepakkerne ofte eller helt udelader simpel funktionalitet. Ifølge Murdoch University mangler regneark evnen til at beregne simple algebraiske ligninger og regneark brugere kan opleve betydelige udfordringer, når de forsøger at tegne en funktion, der indeholder talrige algebraiske variabler. Mange brugere forsøger også at skrive korte beskrivelser eller indtaste tekstdata i regnearksceller; fordi regneark næsten udelukkende drejer sig om tal, snarere end bogstaver, eksisterer der muligvis ikke simple tekstbehandlingsfunktioner. Fraværet af tekstbehandlingsfunktioner som stavekontrol og afsnitsformatering kan skabe udfordringer for brugere, der indtaster betydelige mængder tekst, indlejrer dokumentation eller ønsker at lave et omfattende regneark overskrifter.