Navngiv og opret en ny database fra kommandoen "Ny" på fanen "Filer". Vælg fanen "Hjem", og en ny tabel åbnes. Skift til "Designvisning".
Indtast navnet på "Primærnøgle" i kolonnen "Feltnavn" på række 1. "ID" er standard med et "AutoNumber" i kolonnen "Data Type". Dette kan beholdes eller ændres til et andet unikt post-id, såsom et medarbejder-id-nummer eller cpr-nummer. "Datatype" kan beholdes som et "AutoNumber" eller ændres til en manuel indtastning, så længe egenskaben "Indexed" er indstillet til "Ja (Ingen dubletter)."
Opret felter for alle de nødvendige oplysninger fra nye medarbejdere. Dette inkluderer: 1. For- og efternavne, initialer eller mellemnavne, hvis det ønskes 2. Hjemmeadresser og postadresser 3. Arbejds-, hjemme- og mobiltelefonnumre 4. Antal fradrag for føderal og statslig indkomstskat 5. CPR-nummer 6. Kørekort eller andet statsidentifikationsnummer 7. Et afkrydsningsfelt, der sikrer, at "bevis for beskæftigelse" er verificeret 8. En tekstboks til at registrere de dokumenter, der er verificeret 9. Officiel ansættelsesstartdato 10. Officiel ophørsdato (udfyldes, når medarbejderen forlader) 11. Lønsats 12. Jobtitel og andre oplysninger efter ønske fra arbejdsgiveren CV'er og ansøgninger kan digitaliseres og vedhæftes journalen, hvis det ønskes
Tildel datatype til hvert felt ved at indstille de nødvendige egenskaber til at formatere tal, definere antallet af tilladte tegn i et felt og bestemme, om dataene skal indekseres. Ved opbygning af en database er det også klogt at tilføje en feltbeskrivelse, der definerer dens formål, en handling til at rykke hukommelsen senere, når databasen skal ændres eller revideres.
Vælg fanen "Opret" og klik på knappen "Formular" i "Formular"-gruppen. Tilføj alle eller nogle felter til formularen, og gem den. Formater feltegenskaber, så de matcher tabelegenskaberne. Gem det endnu en gang, før du vender tilbage til "Formularvisning" på knappen "Vis" på fanen "Hjem". Brug formularen til dataindtastning.
Vælg fanen "Opret" og klik på knappen "Rapporter" i gruppen "Rapporter". Tilføj alle eller nogle af felterne, og skift derefter til "Layout"-visning. Rediger kolonnebredder og formater felter og etiketter. Rediger skrifttyper, farver eller vælg et forudformateret design fra "Design" dropdown-boksen. Gem rapporten. Rapportskabelonen giver dig mulighed for at udskrive lønrapporter.
Krypter databasen for sikkerhed. Luk databasen, genåbn i eksklusiv tilstand ved hjælp af pil ned på "Åbn fil"-vinduets "Åbn"-knap og vælg "Åben eksklusiv." Klik på fanen "Filer", vælg kommandoen Info, og klik derefter på "Krypter med adgangskode" på "Info" rude. Når dialogboksen "Indstil databaseadgangskode" vises, skal du angive en adgangskode og indtaste den endnu en gang til bekræftelse. Klik på OK. Næste gang databasen åbnes, kræves adgangskoden. Indtast din adgangskode i feltet Adgangskode, skriv den igen i feltet Bekræft, og klik derefter på OK.
Tip
Stærke adgangskoder er på minimum otte tegn og omfatter tal, store og små bogstaver, og en speciel karakter, såsom "!" eller "&." Brug "Caption"-egenskaber til at give felter almindeligt sprog navne. Ændring af feltnavnet "FirstName" til "First Name" ser mere professionelt ud på rapporter. Der er online og hyldevare-lønsoftwarepakker, der håndterer tidskort- og lønudregninger. At gøre det i Access kræver ekstremt sofistikerede programmeringsfærdigheder og forståelse ud over indholdet af en opsummerende artikel.
