Sådan gør du e-mail mere produktiv og mindre stressende

E-mail er et unægteligt nyttigt kommunikationsværktøj, men når det bruges forkert, kan det forvandle sig til en tidsslugende, opmærksomhedssvindende, stressfremkalder, der altid er på, og som er mere en byrde end en fordel. Hvis du oplever, at du frygter din indbakke hver dag, så tjek denne liste over professionelle teknikker, der kan hjælpe dig med at vende scriptet og transformere e-mail tilbage til det produktivitetsværktøj, det skal være.

Indstil (og udsend) dine frikvarterer

For at forhindre, at e-mail kryber ind i dit livs ikke-arbejdstid, er det en god ide at etablere ledige timer - ikke kun ved mentalt at forpligte sig til ikke at tjekke e-mail i visse tider med dagen, eller endda ved at slå indstillinger for forstyr ikke til for at blokere e-mail-notifikationer (hvilket også er en god idé), men ved også at indstille dit ikke-tilstedeværende svar til at starte efter arbejde timer. Dette hjælper med at styre forventningerne og vil hjælpe med at etablere grænser for dine kolleger, men uden helt at blokere for kommunikation, hvis noget presserende dukker op.

Det kan være lidt nervepirrende i starten, hvis du er vant til at tjekke e-mail på alle tider af døgnet, men med tiden vil du opdage, at at tjekke e-mail på bestemte tidspunkter af dagen opmuntrer dig til at være mere fokuseret og effektiv i den tid, du har blokeret af.

Tag kontrol over kadencen

I lighed med ikke at tjekke din e-mail uden for arbejdstid, er det heller ikke ideelt at tjekke din indbakke konstant i løbet af dagen. E-mail bør ikke bruges som en chatapplikation i realtid - det er hvad Slack og Microsoft Teams er til. Som sådan, hvis det ikke er afgørende for dig at modtage e-mails med det samme, kan det være klogt at justere dine indbakkeindstillinger, så nye beskeder kun kommer ind på forudbestemte tidspunkter. De fleste af de populære e-mail-klienter i disse dage giver dig mulighed for at tilpasse, hvor ofte din indbakke henter nye beskeder, og nedkaldning af frekvensen kan gøre underværker for din produktivitet. Ud over at gøre e-mail mindre af en distraktion, giver strategisk indstilling af kadence dig mulighed for mere effektivt at blokere bidder af din tidsplan for e-mail-korrespondance.

Her er hvordan det gøres for Outlook og Post til Mac.

Afmeld aggressivt fra lister

Uønskede, irrelevante e-mails fra mailinglister er en irriterende kendsgerning, men hvis din metode til at håndtere dem bare er at trykke på slet-knappen, gør du dig selv en bjørnetjeneste. I stedet for blot at slette disse beskeder, er det det værd at tage et par ekstra sekunder for helt at afmelde mailinglisten. Det tager lidt mere tid, men de ekstra klik vil betale sig tidoblet i fremtiden ved at spare dig for besværet med at skulle slette et stigende antal uønskede e-mails, der tilstopper din indbakke.

Nogle moderne e-mail-klienter gør denne proces nem for dig, og de vil automatisk registrere postlistebeskeder og tilbyde en let at finde afmeld-knap. Men selvom din e-mail-klient ikke har denne funktion, er det stadig værd at rulle ned til bunden af ​​beskeden og manuelt søge efter et afmeldingslink. Hvis alt andet fejler, og der ikke er et afmeldingslink, er det ofte værd at sende en kort svar-e-mail, der tydeligt beder afsenderen om at "fjern mig venligst fra din liste."

Brug en autocompleter

Autofuldførelsesforslag (f.eks Gmails Smart Compose) er uden tvivl en af ​​de bedste funktioner, der er blevet tilføjet til e-mail-software i nyere hukommelse. Hvis du ikke er bekendt, fungerer de grundlæggende ved at forudsige almindelige ord og sætninger, som du plejer at bruge, og derefter servere dem som forslag, som du kan indtaste med et enkelt tastetryk. De gode lærer din skrivestil, jo mere du bruger dem, og de kan blive næsten uhyggeligt præcise med tiden.

For at være helt ærlig, vil autofuldførelsesforslag sandsynligvis ikke spare dig mere end et par ekstra minutter om ugen, men de kan fungere vidundere for at reducere den mentale indsats, det kræver at skrive en e-mail - især hvis du kæmper for at finde den rigtige måde at tale på noget. Forslagene kan også tjene som en nyttig påmindelse om at holde tingene korte og søde.

Lær, hvornår du skal springe e-mail over og tage telefonen

En af de bedste e-mail-færdigheder, du overhovedet kan dyrke, er evnen til at genkende, hvornår e-mail er - og endnu vigtigere, når det ikke er det - den ideelle kommunikationsmetode at bruge i en given situation. I mange tilfælde er e-mail at foretrække, fordi den er asynkron, giver mulighed for mere velovervejede svar, og den efterlader et papirspor - hvilket gør den fantastisk til visse slags meddelelser. Men til mindre formelle samtaler er e-mail muligvis ikke det bedste sted for kommunikation. Når din kommunikation ikke nødvendigvis skal logges, er det ofte hurtigere og mere effektivt at affyre en kort Slack-besked eller endda tage telefonen. At ringe til folk er nogle gange ildeset i visse arbejdssituationer, men når det bruges strategisk, er fordelene (ekstra hastighed, klarhed og evnen til at bruge tone og bøjning til at formidle information) opvejer omkostninger.

Redaktørens anbefalinger

• 10 browserudvidelser for at hjælpe med at maksimere din produktivitet
• Simpelt GPU-hack gør din RTX 3080 bærbare computer 20 % mere kraftfuld, hvis du tør

Opgrader din livsstilDigital Trends hjælper læserne med at holde styr på den hurtige teknologiske verden med alle de seneste nyheder, sjove produktanmeldelser, indsigtsfulde redaktionelle artikler og enestående smugkig.