Sådan udskrives adresseetiketter i Excel

Microsoft Excel fungerer som et fremragende program til styring af e-mail-lister. Store mailinglister er særligt nemme at administrere i Excel, mens de kategoriserer og organiserer kontakterne i et brugerdefineret format.

Excel- og CSV-formater bruges til at importere og eksportere lister fra mailadministratorer, og celleinddelingerne betyder, at du kan adskille navn, adresse og enhver anden relevant information i individuelle kolonner. Du kan også vælge at placere hele kontakten i en enkelt celle.

Fleksibiliteten for dygtige Excel-brugere er praktisk, men at udskrive etiketter direkte fra Excel er ikke let. Selvom processen ikke er alt for kompleks, er den heller ikke indlysende, og du kan skabe en teknisk katastrofe. Brug af en brevfletningsproces er den mest effektive måde at opsætte etiketter til printeren på.

Den hurtigste og mest effektive måde at udskrive etiketter på fra din Excel-postliste er gennem brevfletningsprocessen. Denne proces tager dine organiserede Excel-oplysninger og samler hver adresse til en individuel etiket til printeren.

Selvom dette lyder simpelt, er der en fangst. Excel-arket skal formateres til et specifikt layout, der bruger kolonner for hver kategori. Hvis du brugte en anden metode, da du indtastede adresserne, er omformatering tidskrævende.

Ideelt set starter du på en frisk og kan skrive hver kontakt i det korrekte format. Hvis du allerede har alt opdelt i kategorier, kræver de muligvis kun simple etiketændringer og justeringer for at opfylde formateringskravene.

Opsæt Excel-regnearket med kolonneoverskrifter. Hver kolonne repræsenterer en bestemt kategori. Opret en separat kolonne for fornavn, efternavn, adresse, by, stat og postnummer.

Oplysningerne for hver enkelt person står i en vandret række. Brug den nøjagtige stavning, forkortelser og store bogstaver, der ønskes i hvert felt. Brug for eksempel NV i stedet for Nevada, medmindre du vil stave det fulde navn på staten.

Overvej også, hvordan du vil have navnene til at se ud på etiketterne. Måden du stiler bogstaver på er et spørgsmål om personlig præference. Nogle personer kan lide at skrive alle bogstaver med stort, mens andre kun bruger det første bogstav i hvert ord med stort.

Du har også mulighed for at tilføje kolonner efter behov. Hvis du f.eks. ønsker, at den første linje af etiketten skal læse firmanavnet, skal du ændre den første kolonne, så den afspejler disse oplysninger.

Når alle kolonnerne er sat, er næste trin den kedelige opgave med input for hver kontakt. Tilføj alle data, og lav en eller to omgange redigeringer for at sikre, at alt ser godt ud.

Efter at kontakterne og alle de tilknyttede oplysninger er i regnearket, skal du fremhæve alt inklusive kolonneoverskrifterne. Du kan trække markøren hen over alle felterne, mens du holder museknappen nede for at fremhæve alt eller bruge tastaturgenvejen til vælg alle, Ctrl+EN.

Når oplysningerne er fremhævet, skal du vælge fanen mærket Formler og klik Definer navn. Indtast et listenavn i den boks, der dukker op. Brug f.eks Bryllup_Invitationer eller Julekort.

Hvis du udskriver etiketter med nogen regelmæssighed, er det også nyttigt at tilføje en dato til hver liste. Kontaktlister opdateres ofte, og datoen giver dig en ide om, hvornår listen sidst blev opdateret. Det sikrer også, at du udskriver den korrekte og mest aktuelle version.

Gem det nyligt navngivne Excel-kontaktark, og afslut dokumentet for at fortsætte med din brevfletning.

Microsoft Word er det sted, hvor du udskriver etiketterne. Excel er ideel til at organisere og hoste dataene, og det fungerer godt til hurtigt at indlæse listen i andre programmer. Microsoft Word har dog en indbygget skabelon til etiketudskrivning, der angiver adresserne i det format, som printeren kræver.

Brevfletningsprocessen kombinerer Excel for muligheden for at organisere felterne og Word for muligheden for at formatere etiketterne til printeren.

Åbn et nyt Word-dokument, og klik på Forsendelser fanen for at åbne en liste over muligheder. Klik på rullemenuen for Start brevfletning for at afsløre en sekundær menu, hvor du muligvis skal klikke Start brevfletning igen, før du kan vælge Etiketter for at åbne en menu med Etiketindstillinger.

På dette tidspunkt har du brug for oplysninger om printeren og etiketterne for at komme videre. Du skal vælge imellem kontinuerlige feed printere og sideprintere. Se din printermanual for at finde ud af, hvilken type du bruger. Hvis du har en printer i sidestil, kræver en anden dropdown, at du vælger den specifikke type bakke til din sideprinter. En bypassbakke er ret almindelig.

Vælg derefter etiketleverandøren. Hver leverandør har sit eget specifikke layout, og det er vigtigt for printeren. Microsoft, Avery og mange andre leverandørmuligheder er angivet i rullemenuen. Vælg den, der matcher de etiketter, du har købt til jobbet.

Til sidst skal du vælge det produktnummer, der svarer til produktnummeret på dine etiketter. Dette findes typisk på emballagen og ikke selve etiketarkene. Produktnummeret fortæller din printer papirdimensionerne for at sikre, at udskriften er justeret korrekt med etiketterne.

I sjældne tilfælde er produktnummeret muligvis ikke tilgængeligt for dine etiketter. Udskrivning kan stadig gå fremad, men du skal manuelt måle den individuelle etiketstørrelse. Du skal også vide, hvor mange etiketter der er på en side, og hvor mange der er placeret i hver kolonne og række.

For at indtaste en tilpasset etiketdimension skal du vælge detaljer mulighed i Etiketindstillinger vindue for at vise layoutet for etiketarket efter kolonner og rækker. Indtast margener, kolonner og rækker i det angivne felt. Klik Okay hvis dette matcher din konfiguration. Hvis ikke, klik Afbestille og vælg derefter Nyt mærke og prøv igen.

Indtast et navn til dine etiketter, så dimensionerne gemmes til fremtidig reference. Ethvert navn vil være tilstrækkeligt. Indstil derefter dimensionerne til den målte højde og bredde. Indtast også række- og kolonnelayoutet. Gå videre og klik Okay Klik på for at gemme de nye størrelsesindstillinger Okay igen for at gemme alle indstillinger.

På dette tidspunkt har du etiketterne forberedt i Excel og Word-dokumentet formateret korrekt til at udskrive etiketterne. Nu skal du importere kontaktoplysningerne for at udfylde etiketterne.

Klik på i Word-dokumentet Fil og så Muligheder og Fremskreden. Marker afkrydsningsfeltet ved siden af Bekræft filformatkonvertering ved åben og vælg Okay. Vend tilbage til Forsendelser fanen og klik Vælg Modtagere for at åbne en rullemenu med muligheder. Vælge Brug eksisterende liste for at finde dine Excel-kontaktoplysninger på din computer. Vælg filen og klik Okay. Denne proces forbinder Excel-arket med Word-dokumentet. Selvom programmerne er forbundet, er etiketterne endnu ikke fyldt med informationen.

Den nemmeste måde at importere hele listen på er gennem pladsholdere. Pladsholderbetegnelsen svarer til de kolonner, du oprettede i Excel-filen. For eksempel skriver du <> hvor du vil have fornavnet til at stå på etiketten. Husk, at denne sekvens gentages på tværs af alle etiketter.

En standard adressesekvens ser sådan ud:

<> <>

<>

<> <> <>

Hver etiket svarer direkte til en kolonne i dit Excel-ark. Hvis du vil tilføje brugerdefinerede oplysninger, skal de stå i en mærket kolonne på arket. Derefter indtaster du feltet i din foretrukne placeringssekvens for etiketten.

Hvis du ofte indlæser lister ved hjælp af brevfletningsprocessen, findes der også en adresseblokgenvej til at kombinere flere datafelter under en enkelt <

Nu hvor etiketterne er indstillet med rækkefølgen for hvert felt, kan du effektivt indlæse hundredvis eller endda tusindvis af kontakter, mens du skaber en ensartet etiketsekvens for printeren. Brevfletningen er ideel til massekontaktlister.

Du skal kortlægge brevfletningen, så Word læser de korrekte kolonner fra Excel. Vend tilbage til Forsendelser fanen, klik Match felter og vælg Skriv og indsæt felter. Der vises en boks med en række etiketter ved siden af ​​rullemenuer.

Etiketterne er almindelige elementer i en adresselabel. Det lister Titel, Fornavn, Efternavn, Vejnavn, og så videre. I de tilsvarende rullemenuer ser du kolonneetiketterne fra dit Excel-ark. Mange af disse vil allerede være matchet, men sørg for, at hvert element er justeret og korrekt matchet. Det betyder, når du skriver <>, det trækker kun fra Fornavn kolonne i Excel-arket.

Nu hvor felterne er kortlagt, og etiketterne er bygget, skal du klikke Forhåndsvisning i Forsendelser fanen. Før du beslutter dig for at udskrive, skal du lave en grundig forhåndsvisning for at se etiketterne. Dobbelttjek justeringen og formateringen med denne visning.

Klik på, når du er klar til at udskrive Afslut og flet under Forsendelser fanen. Klik Udskriv dokumenter for at sende det endelige job videre til printeren. Sørg for, at printeren er fyldt med dit etiketpapir, før du sender jobbet igennem.

Selvom Excel er et godt middel til at køre en brevfletning, kan du også importere kontakter fra Outlook. Outlook giver dig mulighed for at eksportere kontakter til et Excel-regneark, hvor du kan bruge processen som beskrevet ovenfor.

Hvis du vil trække kontakter direkte fra Outlook-e-mail-programmet, skal du trække din kontaktliste op. Brug Flytte+Styring for at vælge og fremhæve flere kontakter, indtil hver ønsket kontakt er fremhævet.

Gå til Hjem fanen og vælg Mailfusion. Vælge Kun udvalgte kontakter efterfulgt af Alle kontaktfelter. Vælg derefter Nyt dokument og Postlabels som dokumenttype.

Denne handling udløser et nyt Word-dokument med en brevfletning. Vælg Skriv og Indsæt felter under Forsendelser fanen og sørg for, at alt er justeret korrekt. Klik Opdater etiketter at generere etiketterne.

Brug forhåndsvisningsfunktionen til at gennemgå og sikre, at alt er korrekt justeret. Når du har redigeret og foretaget eventuelle endelige revisioner, skal du forhåndsvise igen og derefter køre Afslut brevfletning og Print for at sende jobbet til printeren.

Outlook er fantastisk til at administrere kontakter, og det er nemt at køre en brevfletning fra programmet. Ikke alle har Outlook som e-mail-manager, og print-etiketter-fra-Excel-processen forbliver den bedste alternative mulighed for at administrere kontakter.