7 ting, du ikke vidste, du kunne gøre i Outlook

Chancerne er gode for, at du har brugt Microsoft Outlook på den ene eller anden måde til at sende en e-mail eller planlægge et møde. Men selvom disse er de mest almindelige opgaver, du kan få udført i Outlook, er der nogle tricks, som du kan bruge til at forbedre din oplevelse.

Genkalder en e-mail er en, som vi har dækket før, men der er også farvekodede e-mails eller indstilling af forskellige tidszoner. Vi har brugt lidt tid på at grave igennem menuerne for dig og for at vise dig alt det plus mere.

Uden videre er her syv ting, du ikke vidste, du kunne gøre i Outlook på skrivebordet og Outlook på nettet.

Indstil to tidszoner

Vi starter først med tidszoner, fordi tid er alt! Dette er nyttigt, hvis du er baseret et andet sted end dit job - lad os sige, at du er i New York, og dit job er baseret i Portland, Oregon. For at hjælpe med at holde dine e-mails på samme side og undgå at komme for sent til møder, kan du indstille flere tidszoner i Outlook-skrivebordsappen.

Dette er en af ​​de nemmeste ting, du kan konfigurere i Outlook. Alt du skal gøre er at gå ind i din kalenderdrik i Outlook-skrivebordsappen og derefter besøge Fil menu. Klik derfra Muligheder og klik derefter på Kalender. Du vil så gerne lede efter Tidszoner mulighed. Du bør se et afkrydsningsfelt for Vis en anden tidszone. Klik på afkrydsningsfeltet, og vælg derefter din ønskede anden eller tredje tidszone. Du vil nu se dette på tværs af Outlook.

Indstil farver til e-mails fra bestemte personer

Vil du have, at dine e-mails skal se lidt anderledes ud, så din indbakke bliver mere avanceret eller nemmere at læse? Outlook har din ryg med det, der er kendt som betinget formatering. Denne funktion er en måde at få beskeder, der opfylder dine egne definerede betingelser, til at skille sig ud i beskedlisten ved at bruge farver, skrifttyper og typografier. Den lander som nr. 2 på vores liste.

Du kan bede Outlook om at ændre farven på visse meddelelser baseret på afsenderens navn eller e-mailadresse; sige, hvis du ønsker at få alle e-mails fra din chef til at vises med rødt.

For at konfigurere en betinget formateringsregel skal du skifte til din indbakke i Outlook-skrivebordsappen og besøge fanen Vis. Derfra skal du vælge Nuværende visning indstilling. Derefter skal du vælge Vis indstillinger. Du vil derefter klikke i Avancerede visningsindstillinger dialogboksen og vælg Betinget formatering. Microsoft har en liste over trin, du kan følge her, men vi fokuserer på, hvordan du kan få beskeder fra bestemte personer til at vises i en bestemt farve.

For at opnå dette, klik Tilføje og indtast derefter et navn til reglen. Vælg Skrifttype, og derefter under Farve vælg en farve, du ønsker, og klik derefter OKAY. Vælg derefter Tilstand og vælg en betingelse. I feltet Fra skal du indtaste det kontakt- eller afsendernavn, du vil se vises i en anden farve i din indbakke. Derefter, i Filter, betinget formatering og avancerede visningsindstillinger dialogbokse, vælg Okay.

Brug Outlook-genvejstaster

Du er sikkert bekendt med tastaturgenveje som CTRL+C og CTRL+V, men vidste du, at Outlook-skrivebordsappen også har et sæt genvejstaster, du kan bruge? Disse taster kan hjælpe dig med at spare tid i løbet af din travle dag ved at undgå at skulle trække musen hen over ikoner og menuer for at udføre almindelige opgaver som at skrive, besvare eller videresende beskeder. Vi har samlet vores foretrukne Outlook-genvejstaster til nummer tre på vores liste. Husk, at disse er til Windows 10.

Igen har vi lige samlet nogle af de mest almindelige genvejstaster. Microsoft har en komplet liste på sin hjemmeside, der dækker Outlook-genvejene til MacOS samt internettet. Deres liste er lidt mere omfattende og dækker diktat, mapper, læseruder, udskrivning og mere.

Tilpas størrelsen på dine filer for at sende store billedvedhæftede filer

En almindelig vejspærring, du kan blive udsat for, når du sender e-mails med billeder, er, at de filer, du måske ønsker, at modtageren skal modtage, er lidt for store til nettets grænser. Når dette sker, kan du prøve at ændre størrelsen på dine billedvedhæftede filer via Outlook-skrivebordsappen, så de ikke er for store.

Du kan ændre størrelsen på dine billedvedhæftede filer i nogle få trin. Når du har skrevet en ny besked, skal du først forsøge at vedhæfte alle de billeder, du vil sende. Du vil sandsynligvis få en fejlmeddelelse, men bare rolig. Bare gå ind i Fil fanen i den e-mail, og se derefter efter fejlmeddelelsen øverst. Vælg den mulighed, der siger Ændr størrelsen på store billeder, når jeg sender denne besked.

Outlook vil forsøge at sende beskeden ud ved at komprimere dine billeder ned til en mindre størrelse. I tilfælde af at beskeden stadig ikke går igennem, så kan du prøve Zipning af dine filer i Windows 10 eller MacOS for at gøre dem mindre og derefter vedhæfte ZIP-filen i en e-mail.

Start Teams-møder, åbn Sticky Notes og OneNote direkte fra Outlook på nettet

Selvom vi har fokuseret på Outlook-skrivebordsappen, har Outlook på nettet også nogle hemmeligheder. Mens du sikkert allerede bruger tid på at sortere i din kalender eller dine e-mails i Outlook på nettet tilsluttede Microsoft nogle integrationer med Sticky Notes, såvel som OneNote der, også.

Med integrationen, hvis du logger ind med den samme Microsoft 365-e-mail, som du bruger til arbejde (eller endda en personlig Microsoft-konto-e-mail) på Sticky Notes i Windows 10 eller i OneNote-appen, har du hurtig adgang til de samme ting med den konto Outlook på web. Dette er kendt som OneNote-feedet.

Du kan skifte til dette når som helst ved at gå opad og klikke på OneNote-ikonet i højre side af skærmen. Dette fungerer med både personlige Microsoft-konti såvel som arbejds-Microsoft 365-konti. Så prøv det og tag noter, mens du sender en e-mail!

Vi vil også bemærke muligheden for at "Mød nu." Denne mulighed vises øverst i din indbakke i Outlook på nettet. Hvis du klikker på dette, vil du øjeblikkeligt kunne starte et Teams-møde (med arbejdskonti) eller et Skype-møde (med personligt regnskaber.) Det er en hurtig måde at springe gennem nogle bøjler og ikke skulle gennem en masse menuer for at komme rigtigt ind i et møde væk.

Kom til indbakke nul med samtaleoprydning

Hvis din indbakke er fuld af beskeder, vil du måske prøve funktionen Samtaleoprydning i Outlook. Det er endnu en funktion, som du måske ikke vidste eksisterede.

Som Microsoft forklarer, er Funktionen Samtaleoprydning i Outlook er designet til at hjælpe dig med at reducere antallet af beskeder i dine mapper. Overflødige beskeder gennem en samtale, der er ryddet op, flyttes til mappen Slettede elementer. Bare husk, at dette er til samtaler i en e-mail-tråd eller en samling af meddelelser.

Du kan bruge samtaleoprydning ved at gå til din Outlook-indbakke på dit skrivebord og derefter klikke på Hjem fanen. Derfra kan du vælge Slet gruppe og vælg derefter Ryd op.

Du kan vælge at Ryd op i samtalen for at rydde op i den aktuelle samtale. Vælg derefter at Ryd op i mappe at rydde op i en hel mappe, hvor de overflødige beskeder slettes. Du kan også vælge Ryd op i mappe og undermapper. Med denne mulighed bliver alle samtaler i den valgte mappe og enhver mappe, den indeholder, gennemgået, og overflødige beskeder slettes.

Indstil regler for at flytte, markere og svare på e-mails automatisk

Mens samtaleoprydning er én måde at komme til en ren indbakke på, er indstilling af regler en anden. Du kan flytte, markere og svare på e-mails automatisk, hvis du angiver regler i din Outlook-skrivebordsapp. Disse regler kan endda bruges til at afspille bestemte lyde, når du også får beskeder.

For at opsætte en regel skal du blot højreklikke på en besked i din indbakke og vælge Regler Derfra kan du vælge en af ​​mulighederne. Outlook vil automatisk foreslå at oprette en regel baseret på afsenderen og modtagerne. Hvis du vil oprette flere regler, kan du højreklikke på det og vælge Opret regel.

Følg anvisningerne på skærmen, og vælg en eller flere af de første tre afkrydsningsfelter i dialogboksen Opret regel. Microsoft har en komplet guide til Outlook-regler her hvis du har brug for yderligere hjælp.

Redaktørens anbefalinger

• Bruger du Office? Din pc kan være i fare på grund af denne Microsoft-ændring
• Paper Laptop kunne være den e-papirenhed, du ikke vidste, du havde brug for
• 5 nyttige Windows-genveje, du ikke kendte til
• Sådan gør du din tablet til et bedre værktøj til arbejdet
• Sådan maksimerer du din produktivitet i Windows 10