Min Outlook-indbakke var et rod, før jeg brugte disse 3 tricks

Ingen kan lide e-mail, men ingen af ​​os kan leve uden den. Hvis du har fundet dig selv kæmper for at administrere indgående e-mails, har jeg fundet disse tre tips til at være umådeligt nyttige.

Uanset om du automatisk vil flytte meddelelser, udføre flere handlinger med et enkelt klik eller få e-mails, der har brug for opmærksomhed, til at skille sig ud blandt resten, disse Microsoft Outlook tips har du dækket.

Brug regler til at organisere indgående e-mails

For at organisere e-mails, efterhånden som de ankommer, kan du opsætte regler i Outlook. Så du kan flytte en e-mail til en mappe, markere en for at følge op, markere en besked som læst og mere. Det bedste er, at det hele foregår automatisk.

Trin 1: Gå til Hjem fanen, skal du vælge Regler drop-down pil, og vælg Opret regel.

Trin 2: I boksen, der åbnes, har du et par hurtige muligheder, du kan vælge imellem for den valgte e-mail.

For betingelsen kan du vælge fra afsenderen, emnelinjen eller sendes til en bestemt e-mailadresse. Til handlingen kan du vælge mellem at vise advarselsvinduet, afspille en bestemt lyd eller flytte til en mappe.

Trin 3: Hvis det, du ser i boksen, passer til det, du gerne vil gøre, skal du blot markere afkrydsningsfelterne for de betingelser og handlinger, du ønsker, og vælge Okay.

Brug en avanceret regel

Som et alternativ kan du vælge mellem et større udvalg af forhold og handlinger, hvis du vil.

Trin 1: Vælg Avancerede indstillinger i boksen Opret regel.

Trin 2: Du kan derefter vælge mellem mere end 30 forhold, som hvis e-mailen er markeret som vigtig, har en vedhæftet fil eller er et automatisk svar.

Marker boksen(e) for de betingelser, du vil bruge, og vælg derefter den blå linkede tekst for at færdiggøre variablerne. Vælge Næste.

Trin 3: Du vil derefter se omkring 20 handlinger, du kan foretage. Gør det samme ved at markere boksen(e) for handling(er), du vil bruge, og vælge den blå tekst for at udfylde de nødvendige detaljer. Vælge Næste.

Trin 4: Hvis der er nogen undtagelser til den regel, du vil tilføje, kan du gøre det næste gang. Marker disse felter, udfyld detaljerne for den blå tekst, og vælg Næste.

Trin 5: Giv endelig din regel et navn, markér, om du vil køre reglen med det samme, og vælg Afslut.

Når du har sat din regel op, kan du læne dig tilbage og lade Outlook organisere de indgående e-mails for dig. Ved at bruge et par minutter på at oprette en regel, kan du spare tid i det lange løb.

Gå til for at se, redigere eller fjerne en regel senere Hjem > Regler > Administrer regler og advarsler.

Konfigurer Quick Steps til gentagne opgaver

Outlook tilbyder en funktion kaldet Quick Steps, som kan fremskynde opgaver, du udfører igen og igen. I lighed med reglerne giver Quick Steps dig mulighed for at vælge en eller flere handlinger, du vil udføre på en e-mail. Men i stedet for at udføre disse handlinger automatisk, håndterer du dem selv med blot et klik på en knap. Derudover kan du udføre mange handlinger på samme tid.

Gå til Hjem fanen og se Hurtige skridt boksen i den del af båndet. Du vil se flere handlinger såsom Flyt til, Svar og slet og Udført.

Du kan bruge et af de forudindstillede hurtige trin ved at vælge det og udfylde de nødvendige detaljer. For eksempel kan du vælge Flytte til, vælg mappen, og marker eventuelt e-mailen som læst. Vælg Gemme.

For derefter at bruge det hurtige trin på en e-mail i din indbakke, skal du vælge beskeden og vælge Flytte til Hurtigt skridt.

Lav dit eget Quick Step

Hvis du gerne vil oprette dit eget Quick Step, tager det kun et minut.

Trin 1: Vælg Lav ny i sektionen Hurtige trin på båndet.

Trin 2: Navngiv derefter Quick Step og brug rullemenuen til at vælge den handling, du ønsker. For at udføre mere end én, vælg Tilføj handling og vælg den næste.

Trin 3: Når du har alle de handlinger, du ønsker, skal du vælge Afslut.

For at bruge Quick Step, når der ankommer en e-mail i din indbakke, skal du vælge beskeden og klikke på dens navn i Quick Steps-boksen. Du kan også højreklikke på e-mailen, flytte til Hurtige skridt, og vælg navnet fra pop-out-menuen.

Hvis du vil udføre flere handlinger på en e-mail på én gang, er Quick Steps en sand tidsbesparer.

Gå til for at se, redigere eller fjerne et hurtigt trin senere Hjem > Hurtige skridt > Administrer hurtige trin.

Få e-mails til at poppe med betinget formatering

Et mere praktisk indbakkestyringsværktøj i Outlook er betinget formatering. Med det kan du få visse e-mails, der ankommer, til at skille sig ud med en bestemt skrifttype, størrelse eller farve. Dette er en fantastisk måde at henlede din opmærksomhed på de beskeder, der har mest brug for det.

Trin 1: Gå til Udsigt fanen og vælg Se indstillinger på venstre side af båndet.

Trin 2: Vælg Betinget formatering i pop op-vinduet.

Trin 3: Du vil se nogle standard betingede formateringsregler, der allerede er konfigureret for dig, f.eks. ulæste beskeder og forsinkede e-mails. For at oprette din egen, vælg Tilføje.

Trin 4: I bunden af ​​boksen skal du give din betingede formateringsregel et navn. Vælg derefter Skrifttype knappen for at vælge stil, størrelse og farve i den efterfølgende pop op-boks og vælge Okay.

Trin 5: Vælg derefter Tilstand knap. Du vil se tre faner i den næste pop op-boks for at konfigurere dine betingelser.

• Beskeder: Indtast nøgleord, vælg en Fra- eller Sendt til-e-mailadresse, eller vælg en tidsramme.
• Flere valg: Vælg en kategori, vælg elementer, der er læst eller ulæst, har eller ikke har vedhæftede filer, er markeret med en prioritet eller en anden mulighed.
• Fremskreden: Opsæt brugerdefinerede kriterier og vælg felterne for betingelserne.

Trin 6: Når du er færdig, skal du vælge Okay for at gemme og lukke de efterfølgende pop op-bokse.

Nu vil du se disse e-mails med de betingelser, du valgte, og den skrifttype, du valgte, pop, hvilket gør dem super nemme at få øje på i din byge af beskeder.

Gå til for at se, redigere eller fjerne en betinget formateringsregel senere Udsigt > Se indstillinger > Betinget formatering.

Hvis du leder efter en ny måde at administrere dine e-mails på, tilbyder Outlook disse funktioner til at hjælpe dig med at holde din indbakke under kontrol. Det kan tage et par minutter at konfigurere dem, men det vil være den tid værd, du sparer senere.

For mere, tag et kig på, hvordan opsætte et fraværssvar i Outlook.

Redaktørens anbefalinger

• Jeg brugte en app til at lave 3D-modeller med min iPhone, og den er chokerende fantastisk
• Microsofts seneste A.I. værktøjer læser dine Outlook-e-mails højt