Billedkredit: Jupiterimages/Pixland/Getty Images
Microsoft Word giver brugerne funktionen til at oprette simple formularer og indsamle data i et standardformat. Tabeller i Word-dokumenter kan også organisere data. Word kan eksportere disse data til et filformat, der kan tilgås af Microsoft Excel eller databaseprogrammer såsom MS Access. ".TXT" og ".RTF" angiver universelle filformater for henholdsvis tekst og Rich Text Format. At gemme en kopi af data i begge formater sikrer, at data kan importeres til et Excel-regneark. Eksport- og importguider i Word og Excel giver brugerne muligheder og forhåndsvisninger af, hvordan dataene formateres.
Word-dokument
Trin 1
Start Microsoft Word og åbn det ønskede datadokument ved at vælge "Åbn" under "Filer" i den øverste menulinje (eller under Office 2007-båndet), vælg filen og klik på knappen "Åbn".
Dagens video
Trin 2
Kontroller, at hver dataenhed i Word-dokumentet er adskilt af en tabulator eller et komma, og at hver post er adskilt af et linjeskift.
Trin 3
Konverter alle tabeller til tekst ved at vælge "Vælg" under "Tabel" i den øverste menulinje og vælge "Tabel". Vælg funktionen under "Værktøjer" for at "Konverter tabel til tekst" og vælg muligheden for at adskille data med enten en "fane" eller et "komma", før du klikker på knappen "OK" i dialogboksen boks.
Trin 4
Vælg "Gem som" under "Filer" i den øverste menulinje og skriv navnet på dokumentet.
Trin 5
Vælg "Rich Text Format (.rtf)" eller "Text File (.txt)" fra rullemenuen ved siden af "Format", og klik på knappen "Gem".
Data fra Word Form
Trin 1
Start Microsoft Word og åbn formularen ved at vælge "Åbn" under "Filer" i den øverste menulinje, vælge den ønskede fil og klikke på knappen "Åbn".
Trin 2
Vælg "Indstillinger" under "Værktøjer" i den øverste menulinje, og klik på fanen "Gem".
Trin 3
Marker indstillingen "Gem kun data for formularer" for at markere afkrydsningsfeltet, og klik på knappen "OK".
Trin 4
Vælg "Gem en kopi" under "Fil" i den øverste menulinje.
Trin 5
Indtast navnet på dokumentet og vælg "Tekstformat (.txt)" som filtype, før du klikker på knappen "Gem". En filkonverteringsguide åbnes for at kortlægge dataene nøjagtigt.
Trin 6
Gennemgå de data, der vises i guiden Filkonvertering, og kontroller, at hver dataenhed er identificeret i anførselstegn og adskilt med et komma. Bekræft, at tomme datafelter er registreret som et tomt mellemrum mellem to anførselstegn, før du klikker på knappen "OK".
Importer data til Excel
Trin 1
Start Microsoft Excel, og åbn en tom projektmappe.
Trin 2
Klik på den første celle i regnearket, og vælg "Importer eksterne data" under "Data" i den øverste menulinje.
Trin 3
Vælg muligheden for at "Importere data" og start en tekstimportguide.
Trin 4
Gennemgå hvert trin i tekstimportguiden for at sikre, at felterne er kortlagt korrekt ved at vælge "Afgrænsede" muligheder og forhåndsvisning af distributionen af data på regnearket i forhåndsvisningsruden nederst i dialog boks. Klik på knappen "Næste" for at navigere gennem guiden Tekstimport, og klik på knappen "Udfør" for at lukke guiden og overføre dataene.
Trin 5
Gem de konverterede data i Excel-format ved at vælge "Gem" under "Fil" i den øverste menulinje, skrive filnavnet, vælge "Excel-arbejdsbog" som filformat og klikke på knappen "Gem".
Tip
Enkelte datasæt, såsom fra formularer, importeres til et Excel-regneark og producerer en deaktiveret anden række. For at fortsætte med at importere data, anbefaler ComputorCompanion.com blot at vælge den tredje række i regnearket for at indsætte data og slette den anden, ubrugelige række. Microsoft Office 2007-brugere (dvs. Word og Excel) kan få adgang til funktionerne via den øverste værktøjslinje og Office-båndet i applikationerne.
