Tips til at skrive direkte og indirekte forretningsmail

Forretningsmeddelelser følger normalt enten et direkte mønster eller et indirekte mønster. Det er en måde at organisere den information, der kommunikeres i beskeden, alt efter om hovedideen er gode, dårlige eller neutrale nyheder. Vælg det mest effektive mønster for dine virksomheds-e-mails afhængigt af, hvordan du tror, ​​din læser vil reagere på hovedideen.

I direkte e-mails går hovedpunktet i begyndelsen, efterfulgt af detaljer, forklaringer eller beviser, der understøtter det. En e-mail, der er organiseret på denne måde, sparer læseren for tid ved at komme til formålet med beskeden med det samme. Det hjælper også læseren med at sætte de efterfølgende detaljer i sammenhæng og perspektiv. Dette forhindrer læseren i at blive frustreret over at skulle vade gennem afsnit med information for at finde hovedpointen. Det direkte mønster fungerer bedst, hvis din læser vil være modtagelig over for hovedpunktet, ikke modstandsdygtig.

Hvis din læser vil være tilfreds, let interesseret eller neutral (ikke vil have følelser for det på den ene eller anden måde), så brug det direkte mønster. Overvej en e-mail fra en klient efter et bud på at opfylde en kontrakt. Hvis du vinder kontrakten, begynder brevet med noget i stil med "Dit bud er blevet gennemgået, og vi er glade for at kunne tilbyde din handle kontrakten." Når hovedpointen er gode nyheder eller neutrale nyheder, skal du kommunikere dem med det samme og følge op med detaljer. De fleste e-mails vil bruge denne tilgang, inklusive dem, der omhandler rutineopgaver, ordrer og anerkendelser.

I indirekte e-mails kommer hovedpunktet senere i beskeden, efter detaljerne, forklaringerne eller beviserne. At bruge det indirekte mønster i en e-mail viser, at du respekterer din læsers følelser, som kan blive såret af hovedpointen. Ved at bygge op til det giver du din læser mulighed for at være mere forberedt på at modtage det. Det er også et forsøg på at opmuntre læseren til at høre dig, hvis du udtrykker en hovedidé, som vil forstyrre læseren med det samme i begyndelsen af ​​en besked, han eller hun kan stoppe med at læse. Overordnet set er målet at minimere enhver negativ reaktion, som din læser måtte have.

Hvis din læser vil være uinteresseret, utilfreds eller fjendtlig, så brug det indirekte mønster. Overvej e-mailen fra klienten igen. Hvis du ikke vandt, begynder brevet anderledes: "Tak, fordi du har afgivet et bud på at arbejde på vores kontrakt. Vi gennemgik hvert bud omhyggeligt osv." Hovedpointen, som du allerede tror, ​​du ved, men alligevel bliver ved med at læse, kommer meget senere. Brug en indirekte e-mail, når hovedpointen er dårlige nyheder, såsom når du afviser en anmodning eller afviser et krav. Denne tilgang fungerer også godt, når du forsøger at sælge noget eller deler følsomme oplysninger.