Vigtigheden af ​​et elektronisk regneark

Før elektroniske regneark brugte virksomheder mainframe-computere til at behandle store mængder data; organisationer kunne ikke retfærdiggøre de høje omkostninger ved programmering til små desktop-applikationer. Revisorer brugte journalblokke og tilføjelsesmaskiner til at supplere dataene på deres mainframe-udskrifter. De første elektroniske regneark til personlige computere, inklusive Visicalc og Lotus 1-2-3, revolutionerede forretningen, fordi de var hurtige, fleksible og lave omkostninger. Nutidens software, såsom Microsofts Excel, fortsætter de produktivitetsfordele, som var banebrydende i de tidligere programmer.

Elektronisk regnearkssoftware forbedrer produktiviteten ved at reducere arbejdet med daglige regnskabsopgaver. Når du indtaster dataene i regnearket, beregner formler øjeblikkeligt flere totaler på samme tid. For eksempel behøver du ikke længere manuelt at tilføje totaler efter sælger og efter uge, måned og år som separate trin; regnearket gør dette automatisk. Det gør også gennemsnit, minimum/maksimum funktioner og mere avancerede formler og statistik. Som en ekstra bonus producerer regnearkssoftware som Microsofts Excel grafer og diagrammer med et par museklik.

Udbredelsen af ​​regnearkssoftware betyder, at du kan dele regnearksfiler med dine kontorkolleger, forretningspartnere, revisorer og andre. Du kan sende regnearksfiler via lokale netværk eller e-mail på få sekunder. Mobile fagfolk tager deres regneark med sig på notebook-computere, tablets og mobiltelefoner og opdaterer information i marken.

Det er relativt nemt at oprette et nyt regneark, ligesom det er at tilføje nye rækker, kolonner og formler til et eksisterende. Et regneark følger et simpelt gittersystem, hvor hver celle kan indeholde et stykke tekst, numerisk dataelement eller formel. Programmet pålægger ingen struktur på dit regneark ud over række-kolonne gitteret; du opsætter overskriftstekst, rækker og kolonner med data og formler, hvor du vil og i enhver kombination.

Omkostningerne ved regneark varierer fra gratis til et par hundrede dollars. Apache OpenOffices Calc- og Google-regneark er tilgængelige uden omkostninger; du kan importere standard Microsoft Excel-regneark til dem eller arbejde med deres oprindelige formater. På tidspunktet for denne udgivelse inkluderer Microsofts Office 2010 Excel, Word, PowerPoint og andre programmer til priser, der spænder fra $120 for hjemmeudgaver til en $500 version for professionelle. Lave omkostninger giver nystartede virksomheder, nonprofitorganisationer og butiksfacadeejere mulighed for at høste de samme regnearksfordele som globale virksomheder.