Hvordan fungerer et multiline telefonsystem?

Multiline telefonsystemer er et af de bedste kontorværktøjer, der findes, fordi de kondenserer flere telefonlinjer til en enkelt enhed, så du kan administrere og screene flere opkald fra dit skrivebord. Modellerne af selve telefonenheden varierer, men de har lignende funktioner og arbejder efter de samme principper. Disse telefonsystemer giver dig også mulighed for at få flere telefonenheder til at arbejde uden for de samme telefonlinjer, så et direktionskontor og en reception kan bruge den samme linje.

Multiline telefonsystemer kommer i to varianter: multiline telefoner og private branch exchange (PBX) linjer. For standard telefoner med flere linjer er der typisk op til 10 telefonlinjer forbundet til hver telefonenhed og kan være det besvares individuelt -- disse er typisk repræsenteret som linjer -- og er normalt understøttet af en receptionist. Et PBX-system bruger en automatiseret telefonbog til at lede opkaldere, hvor de skal hen. Du har sandsynligvis brugt disse og blevet bedt om at "trykke 1" for visse funktioner.

Multiline telefonsystemer har en række funktioner, såsom banke på, opkalds-id og grundlæggende konferenceopkald, som alle er tilgængelige på enkelt-line telefonsystemer. Disse systemer tilbyder dog yderligere funktioner, såsom omstilling eller viderestilling af et opkald, personlig stemme mail til forskellige lokalnummer eller linjer, og støtte til en receptionist til at besvare flere linjer fra en enkelt skrivebord. Ved at offentliggøre hvert telefonnummer, du har, kan kunderne ringe til dit hovedkontor, forskellige afdelinger eller specifikke personer i din virksomhed.

En mulighed for dit multiline-system kaldes et rollover-system. Til disse bruger du typiske telefonenheder med flere linjer, men publicerer kun én linje i telefonbøger, websteder og andet presse- eller kontaktmateriale. Dette giver dig mulighed for at have ét telefonnummer, som dine kunder ringer til, men systemet vil bruge flere linjer i stigende rækkefølge når den første er optaget, så du kan sætte kunder i venteposition, overføre opkald til andre mennesker og få flere medarbejdere til at svare linjer.

Den store forskel for et PBX-system er, at det bruger menumuligheder til at dirigere kundeopkald i stedet for en receptionist. Dette giver dit system mulighed for at håndtere mange opkald på samme tid og behandle disse opkald uden først at tage en telefonlinje. Disse systemer understøtter også udvidelser ved at give brugerne mulighed for at ringe til et lokalnummer og blive dirigeret til det pågældende skrivebord med det samme. PBX-platforme giver dig også mulighed for at holde medarbejderkonferencer på linjer uden at foretage opkald til en ekstern linje.

Hvis du har to telefonenheder og to telefonlinjer, men ingen af ​​dem er multiline-modeller, kan du stadig have to forskellige telefonnumre til dit hjem eller kontor. Først skal du anskaffe dig en splitter med to linjer, som har et dobbelthovedet stik i den ene ende, fra enten dit telefonselskab eller en lokal elektronikbutik. Sæt denne enhed i vægstikket, og derefter kan du tilslutte to separate telefoner til den, en til hvert af de stik, den giver. Typisk understøtter det øverste eller højre stik den første linje, du registrerede til din adresse. Disse splittere er begrænset til to linjer, så du skal bruge et multiline telefonsystem til tre eller flere linjer.