Mange små virksomhedsejere har ikke brug for komplicerede arkivsystemer.
Billedkredit: George Doyle/Stockbyte/Getty Images
Traditionel filorganisering refererer til en tilgang til organisering af computerbaserede eller elektroniske filer. Forud for computerdatabaser organiserede mange virksomheder simpelthen filer ved at oprette mappestrukturer og placerede dokumenter og filer i mapper baseret på kategori eller type. Denne metode har givet plads til databasesystemer i mange tilfælde. Traditionel arkivering er dog nogle gange fordelagtig, hvis du har et relativt lille antal filer.
Enkel at bruge
Det traditionelle arkiveringssystem er meget enkelt at konfigurere og bruge, forudsat at antallet af filer, du vedligeholder, er lille. Hvis du for eksempel har fem grundlæggende kategorier af dokumenter og et begrænset antal filer i hver, behøver du ikke et databasesystem for nemt at gemme, vedligeholde og hente dine filer. Du behøver heller ikke bekymre dig om at lære et softwaresystem og træne medarbejderne til at bruge det.
Dagens video
Minimal investering
Hvis du bruger et traditionelt arkiveringssystem, behøver du heller ikke at investere i en softwaredatabase, der kan inkludere et forudgående køb og løbende licensgebyrer. Naturligvis har du brug for en computer, hvilket er ret almindeligt i erhvervslivet, uanset om du gemmer filer eller ej. Din grundlæggende filstruktur vedligeholdes lige på din computers harddisk. Alternativt kan du købe en meget billig ekstern harddisk, der giver dig mulighed for at transportere filer fra en computer til en anden.
Dårlig dataintegration
En væsentlig mangel ved det traditionelle arkiveringssystem er, at det ikke muliggør dataintegration eller datadeling på tværs af filer. Med et softwarebaseret arkiveringssystem kan du vedligeholde forskellige mapper, men du kan krydsmatche søgninger for at hente dokumenter i flere filer. Derudover kan du gøre det muligt for flere medarbejdere at søge gennem delte datafiler. Denne integration reducerer tiden til at søge gennem alle individuelle filer, en fordel, der især er vigtig, hvis du vedligeholder en stor mængde filer eller har en stor kundebase.
Duplikering og manglende sikkerhed
Du risikerer også duplikering af data, hvis du ikke integrerer dine filer gennem en database. I et traditionelt system genkender din computer ikke, at du opretter lignende dokumenter og gemmer dem på forskellige filplaceringer. Derudover tilbyder dit traditionelle arkiveringssystem ikke nær det sikkerhedsniveau, som et omhyggeligt udformet databasearkiveringssystem gør. Krypterede data og aktuel sikkerhed er nøglefunktioner, da virksomhedens løbende udvikler forbedrede databasesystemer.
