Brug af e-mail i erhvervslivet

E-mail er et af de mest allestedsnærværende forretningskommunikationsværktøjer i de senere år. Brug af e-mail i erhvervslivet omfatter kommunikation med kolleger og kunder, planlægning af møder, udsendelse af automatiserede meddelelser og deling af nyhedsbreve med gamle og nye kunder. En af fordelene ved e-mail i forretningskommunikation er, at den er så allestedsnærværende, at alle antager, at alle, der har internetadgang, kan sende og modtage e-mail. E-mail er også blevet brugt af nogle svindlere og hackere i de senere år, så det er vigtigt at være på vagt over for svigagtige beskeder.

En vigtig rolle for e-mail i forretningskommunikation er at forbinde mennesker inden for samme virksomhed eller organisation. E-mails bruges meget ofte til at stille spørgsmål til kolleger uden at skulle forstyrre dem med et telefonopkald eller et tryk på skulderen. De er vant til at udsende mødeindkaldelser og referater, til at distribuere vigtige formularer og til at gennemføre arbejdspladsundersøgelser.

Mange kontorer har forskellige interne mailinglister som folk kan sende beskeder til for at få dem til en bestemt enhed i virksomheden, uanset om det er alle, der arbejder med mennesker ressourcer, der måske har brug for at se en feriepolitikopdatering eller alle, der arbejder på en bestemt etage, som burde vide, at det er en kollegas fødselsdag. E-mail bruges også ofte med integrerede kalenderværktøjer fra udbydere som Microsoft og Google til at planlægge møder og andre begivenheder.

E-mail vedhæftede filer bruges almindeligvis som en måde at dele filer på, fra Microsoft Word-dokumenter til prøver af reklamemateriale som logoer eller jingler.

Folk tjekker i stigende grad firma-e-mail på personlige enheder som smartphones, hvilket giver dem mulighed for at holde kontakten med kolleger uden for kontoret. Dette kan være både positivt og negativt: Folk kan nemmere arbejde hjemmefra eller hurtigt tjekke ind under en morgenpendling, men de kan også have færre reelle frikvarterer, når de ikke er på kontoret.

E-mails vitale rolle i forretningskommunikation gør det ikke overraskende, at der har udviklet sig formelle og uformelle etiketteregler omkring e-mail.

Folk forsøger generelt at adressere e-mails med en en vis grad af professionalisme, og sørg for at have en klar og kortfattet emnelinje der gør e-mails nemme at få øje på i indbakken og i det mindste være opmærksomme på grammatik, stavning og store bogstaver. Det prøver de fleste undgå at komme med nogen form for ufarlige kommentarer i virksomheds-e-mails, herunder vittigheder med tvivlsom smag, henvisninger til politik og religion eller nogen som helst stød på deres arbejdsgivere.

Nogle mennesker forsøger også at fremstå glade i virksomhedens e-mails, da det er svært at bestemme tonen udelukkende ved at se på en skriftlig besked. Dette kan gøres ved at bruge udråbstegn eller emoji, selvom det kan virke uprofessionelt at overdrive det. Generelt vil du gerne følge ledelsen af ​​andre i din organisation når det kommer til, hvordan man udarbejder e-mails til kolleger eller kunder.

Mange organisationer har deres egne politikker om e-mail, såsom at kræve, at et bestemt signaturformat skal tilføjes til hver udgående e-mail. Nogle arbejdspladser har politikker om, hvornår, hvis nogensinde, virksomhedens e-mail kan bruges af personlige årsager. Mange har også politikker for, hvornår e-mails skal opbevares eller slettes for en sikkerheds skyld.

Det er blevet almindeligt at modtage automatiske e-mails fra organisationer, du handler med. Online indkøbssteder sender meddelelser om salg, købsbekræftelser og opdateringer om forsendelsesplaner. Aviser og andre medieorganisationer sender ud automatiserede e-mails med overskrifter og historieopdateringer.

Der er en række virksomheder, der kan sende automatiserede e-mails til virksomheder, herunder marketing-e-mails og dem, der udløses af et køb, nogle gange kaldet transaktionelle e-mails. Visse love regulerer, hvornår virksomheder kan gemme folks e-mail-adresser, hvornår de er forpligtet til at give folk mulighed for at fravælge e-mails, og hvornår de kan sende marketingmeddelelser. Sørg for, at du overholder reglerne i din jurisdiktion og potentielt steder, hvor folk, du sender e-mail til, arbejder eller bor.

Nogle kommercielle e-mail-udbydere kan hjælpe dig med at administrere fravalg, abonnementslister og andre oplysninger. Shop rundt for at finde en, der opfylder dine behov til en pris, du kan lide.

E-mail nyhedsbreve er blevet mere og mere populære i de senere år. Nogle virksomheder bruger dem til at nå ud til kunder og fortælle dem om salg, nye produkter eller eksisterende tjenester. For eksempel kan en poolrengøringsvirksomhed udsende et nyhedsbrev, der minder folk om deres tjenester som sommer nærmer sig, eller et podcaststudie sender muligvis nyhedsbreve ud med e-mail, der annoncerer en ny serie eller ny sæson af en eksisterende at vise.

I andre tilfælde, selve nyhedsbrevet er produktet. Nogle medieorganisationer og andre grupper har haft succes med betalte nyhedsbreve, der indeholder information, der ikke er tilgængelig andre steder. Nogle af disse er skabt med specialiserede platforme eller gennem crowdfunding-værktøjer såsom Patreon.

Som med andre kommercielle e-mails, hvis du sender et e-mail-nyhedsbrev, skal du sikre dig, at du har udtrykkeligt samtykke fra personer, du sender beskeder til, og at de har en nem måde at afmelde. Du kan f.eks. invitere folk til at tilmelde sig et nyhedsbrev, når de besøger dit websted, eller når de gennemfører en transaktion. Hvis du tilbyder et betalt nyhedsbrev, skal du naturligvis sørge for, at folk har en nem måde at annullere deres abonnementer og stoppe med at blive faktureret.

E-mailsvindel, ofte kendt som phishing, er blevet udbredt i de senere år. Svindlere sender e-mails til personer, der efterligner betroede institutioner eller endda individuelle kolleger, der søger at narre modtagerne til at sende penge eller give værdifulde oplysninger såsom brugernavne og adgangskoder. I nogle tilfælde sendes disse e-mails i massevis til et stort antal modtagere, men i andre tilfælde er de specifikt målrettet mod bestemte modtagere.

Malware distribueres også nogle gange via e-mail, normalt gennem vedhæftede filer eller links til lyssky websteder inkluderet i e-mail-beskederne. I nogle tilfælde, hvis den mistænkte fil åbnes, vil den inficere modtagerens computer og bruge hans eller hendes e-mail-software til at sende flere kopier af sig selv til den oprindelige modtagers kontakter.

For at undgå at blive offer for e-mail-svindel, se nærmere på de adresser, som beskeder kommer fra og sørg for, at de rent faktisk matcher de mennesker eller institutioner, de hævder at være fra. Tjek, at eventuelle links i e-mail går til de websteder, de hævder at linke til. Hvis du modtager en uventet e-mail med en vedhæftet fil, skal du kontrollere, at den faktisk er fra den person, den hævder at være fra, også selvom du skal ringe til eller på anden måde sende en besked til denne person for at bekræfte identiteten.

Mange virksomheder har antivirus software at scanne indgående og udgående e-mail for malware, men det er stadig godt at være på vagt for at undgå svindel.

På nogle kontorer bliver e-mail i stigende grad erstattet af instant messaging-software, såsom Microsoft Teams eller Slack. Virksomheder bruger også beskedværktøjer og socialt netværkssoftware til at tale med kunder, ofte gennem automatiserede chatbokse eller links placeret på virksomhedens hjemmesider.

Disse realtidsplatforme kan ofte være hurtigere og mere bekvemme end at bruge e-mail. Mange gør det også nemt at dele filer eller endda oprette tale- og videokonferencesessioner, noget der ikke kan gøres direkte via e-mail.

Alligevel er det usandsynligt, at disse platforme helt vil erstatte e-mail inden for kort tid.