Hvad er de vigtigste funktioner i Microsoft Access?

Microsoft Access er et program til at oprette, administrere og formatere data. Microsoft, der laver Access, distribuerer applikationen som en del af Microsoft Office-pakken. Access' væsentlige værktøjer omfatter skærmbilleder til dataindtastning, kørsel af forespørgsler, fremstilling af rapporter og andre operationer. Access' programmeringssprog er også afgørende, fordi det giver brugerne mulighed for at udvide applikationens standardfunktionalitet.

En intuitiv måde at indtaste data i en Access-database på er manuel indtastning. En væsentlig egenskab ved Access, som brugerne vælger til denne operation, er værktøjet til at oprette tabeller. Brugere klikker på en knap på værktøjslinjen for at oprette en ny tabel og definerer derefter kolonneetiketter for felterne i tabellen.

Navigationsruden i Access er en funktion, der lader brugere hurtigt klikke for at vælge tabeller, de har oprettet og gemt. Navigationsruden giver også brugere mulighed for at vælge andre objekter, herunder rapporter og forespørgsler.

En funktion til at importere eksisterende data er sættet af værktøjer under menuoverskriften "Eksterne data". Et af disse værktøjer er mærket "Excel". Ved at klikke på det, viser Access-brugere en guide, der guider dem gennem processen med at flytte data fra et Excel-regneark til deres Access-database. En relateret funktion er værktøjssættet til at eksportere Access-data til formater, som andre programmer kan læse, herunder Word, Excel og webbrowsere. Access' import- og eksportværktøjer er afgørende for arbejdsteams, der har data gemt i forskellige formater.

Rapportguiden er en adgangsfunktion, der opretter en rapport fra en valgt tabel eller anden datakilde med et enkelt klik. Brugere klikker på en tabel i navigationsruden, og klik derefter på rapportguidens ikon på værktøjslinjen for at udføre guiden, som beder brugerne om parametre til at definere rapporten. Brugere kan derefter bruge et andet sæt Access-funktioner til at tilpasse rapportens udseende og funktionalitet. Uden rapporter ville de måder, hvorpå Access-brugere kunne se deres data, være begrænset.

Forespørgselsgitteret er en funktion i Access, der lader brugere hente data fra tabeller, de har oprettet. Access viser lister over tabeller, hvorfra brugere kan vælge en tabel til at forespørge med gitteret. Brugere indtaster navnene på tabellens kolonner i gitteret. De indtaster også i gitteret de kriterier, som data skal opfylde, for at Access kan inkludere dem i forespørgselsresultaterne. SQL-vinduet er en funktion i Access, der tilbyder et alternativ til forespørgselsgitteret. Brugere, der er fortrolige med SQL-syntaks, kan indtaste deres sætninger i dette vindue og derefter køre sætningerne ved at klikke på knappen "Kør" på værktøjslinjen. Forespørgselsguiden er en anden funktion til at hente data. Når en bruger klikker på knappen for denne funktion, opretter Access SQL-sætninger som svar på brugerinput på guidens skærmbilleder. Access-brugere stoler på dette værktøj og forespørgselsgitteret til at hente deres lagrede data.