Sådan eksporteres data fra Excel for at lave etiketter

Microsoft Office-softwarepakken har udviklet sig markant, siden den først blev introduceret i 1990. Populære softwarepakker som Excel og Word interagerer problemfrit med hinanden og åbner op for en bred vifte af opgaver og funktioner, som tidligere var svære at udføre.

Selvom Excel anses for primært at være et database- og regnearksstyringsværktøj, kan denne softwarepakke også bruges til yderligere opgaver, herunder oprettelse af adresseetiketter. Du kan bruge Mail Merge-funktionen i Microsoft Word til at importere data til Excel, som kan konverteres til adresseetiketter. At fuldføre denne proces kræver et par trin, men de kan udføres af personer med alle færdigheder og teknologiske færdighedsniveauer.

Tip

Det Mailfusion Funktionen inkluderet i Microsoft Word gør det relativt nemt at integrere de data, du skal bruge for at begynde at lave adresseetiketter. Men før disse data kan inkorporeres i Excel, skal du formatere tabellen og cellerne i Excel-miljøet, så de matcher den specifikke ramme for brevfletningsprocessen i Word.

For at komme i gang skal du oprette og mærke kolonneoverskrifter for at afspejle de data, der vil blive importeret fra Word. Disse vil omfatte følgende etiketter (eller lignende):

• Fornavn
• Efternavn
• Adresse
• By

Husk, at disse etiketter erstatter de grundlæggende kolonner 1 til 4 overskrifter, der allerede er i brug. Det er også vigtigt at bemærke, at du skal bruge en separat kolonne for hvert af disse datapunkter. Undladelse af at gøre det kan resultere i nogle organisatoriske problemer på et senere tidspunkt i processen.

I denne forberedelsesfase skal du sikre dig, at der ikke er tomme rækker og kolonner tilbage i dit arbejdsområde. Under etiketoprettelsesprocessen kan disse tomme områder skabe fejl i formateringen og forhindre alle dine etiketter i at blive lavet.

Når dit arbejdsområde er blevet korrekt formateret, er næste trin i processen at finde den adresseliste, du vil bruge. Du kan opnå dette ved klart at definere navnet på listen. For at gøre det skal du vælge den komplette adresseliste, du vil bruge, og sørg for at inkludere alle de celler, der indeholder overskrifter. Når du har gjort det, skal du åbne Formler fanen, find Definerede navne gruppe og vælg Definer navn mulighed.

Når dette er gjort, skal du indtaste et brugerdefineret navn til adresselisten. Dette særlige navn er overladt til dit skøn. Hvis du administrerer flere adresselister, skal du vælge noget, der er relateret til de specifikke navne på listen og dens tilsigtede funktion. Efter tryk Okay, er det nye navn for listen knyttet til den.

Før du kan udskrive etiketter fra Excel, skal du sørge for, at alle adresseoplysninger smelter sammen. For at gøre det skal du fuldføre den næste række af trin i Microsoft Word. Åbn et tomt dokument, og naviger til Forsendelser fanen. Find Start brevfletning gruppe og vælg Start brevfletning fanen.

I den rullemenu, der vises, skal du vælge Etiketter knappen og konfigurer de forskellige tilgængelige etiketindstillinger, så de matcher din egen opsætning. For eksempel kan du vælge den specifikke printertype, du vil bruge, og identificere en etiketleverandør og produktnummer. Disse oplysninger kan vise sig at være særligt nyttige i tilfælde af, at du samarbejder med en tredjepart, der kan bruge disse data til hurtigt at skabe den passende udskrivningsramme for din Dokumenter.

Et vigtigt element i dette trin er at vælge de passende dimensioner til etiketarkene. I den Produktnummer boksen skal du vælge detaljer mulighed og sørg for, at de angivne dimensioner matcher dine etiketter og etiketark. Hvis de ikke gør det, skal du rette disse oplysninger, før du fortsætter med processen. Hvis du ikke gør det, kan det resultere i, at dine endelige etiketter bliver udskrevet forkert.

Hvis du indtaster dine egne dimensioner og gemte dem, vil de specifikke etiketparametre vises i Andet/brugerdefineret kategori i dette vindue. Nu hvor du har valgt de relevante etiketparametre, skal du trykke på Okay for at bekræfte dine valg. Microsoft Word bør automatisk oprette en ny tabel, der genererer det layout, du har beskrevet.

Nu hvor de passende rammer er blevet etableret både i Word og Excel, er det det rigtige tidspunkt at begynde sammenfletningen. For at gøre det skal du først etablere en forbindelse mellem dine etiketter og den adresseliste, du oprettede og navngav i de foregående trin. Vælg i Word Muligheder fra Fil menuen og vælg Fremskreden fanen. Find det navngivne afsnit Generel og vælg Bekræft filformatkonvertering tilåben og marker den tilgængelige boks. Tryk derefter på Okay at fortsætte.

Vælg derefter Forsendelser fanen, skal du åbne Start brevfletning gruppe, og klik på Vælg Modtagere mulighed fra rullemenuen. Klik til sidst Brug eksisterende liste for at fortsætte processen.

Et vindue vises, hvor du vælger den specifikke liste, du planlægger at bruge som en del af fletningen. På dette tidspunkt skal du tage dig tid til at finde den liste, du navngav tidligere, og derefter klikke på Vælg Datakilde boks. Du bliver præsenteret for et vindue, hvor du bekræfter den specifikke datakilde, du bruger. Efter at have klikket på Vis alt boksen skal du vælge MS Excel-regneark via DD mulighed i Åbn datakilde boks, før du trykker Okay.

Som et sidste trin skal du vælge det specifikke celleområde og/eller regneark med alle de data, du vil flette, fra den dialogboks, der vises. Tryk derefter på Okay.

Nu hvor arbejdsarket med adresseoplysningerne er blevet identificeret og knyttet til etiketterne, skal du tilføje specifikke pladsholdere, der dikterer, hvordan hver adresse vises på en etiket. Disse specifikke pladsholdere omtales også som Brevfletningsfelter. Hvis der er nogen tekst, der vil blive gentaget på hver etiket, kan du også indtaste dette manuelt.

Årsagen til at oprette disse pladsholdere er væsentlig. Denne specifikke information vil koreografere overførslen af ​​data fra adresselisten til tabellen. Pladsholderne fungerer som guider, opdeler informationen og placerer hvert element, hvor det hører hjemme, inden for rammerne af etiketter som helhed.

Når du har oprettet pladsholderne, skal du dobbelttjekke for at sikre, at Word har kortlagt hvert element i pladsholderen korrekt til de tilsvarende data fra listen. Dette kan opnås ved hjælp af Match felter dialogboks. Her kan brugere angive, hvordan hver pladsholder er knyttet til data, der stammer fra adresselisten. For eksempel kan du matche Fornavn pladsholder til Fornavn kolonne inde i adresselisten, hvilket sikrer, at disse data finder vej til den passende placering på etiketten.

Husk, at noget indhold, såsom en hilsen eller et logo, skal tilføjes manuelt af dig, da det ikke oprindeligt er en del af adresselisten. Dette kan opnås relativt nemt. Du skal blot skrive den specifikke tekst, du gerne vil bruge, på etiketten eller tilføje det billede, du vil indarbejde som et logo eller et andet medieikon.

Tag dig den tid, der er nødvendig for at sikre, at din etiket er designet præcis, som du kan lide den, før du begynder selve fletningen. Dette sikrer, at du ikke bliver tvunget til at revidere noget af indholdet igen, hvis du ved et uheld glemmer at inkludere nøgledata eller ønsker at redesigne etiketten.

Når du har bekræftet udseendet af etiketten og dobbelttjekket nøjagtigheden af ​​pladsholderne og deres forhold til data fra adresselisten, kan du fortsætte.

For at starte sammenfletningen skal du åbne Hjem fanen i Microsoft Word og tryk på Mailfusion knap. Hvis du i øjeblikket kun planlægger at integrere specifikke kontakter fra den større adresseliste, kan du vælge dem her. Men hvis du ønsker at integrere hele listen, skal du trykke på Alle kontakter i aktuel visning. Hvis du er parat til at bruge alle de pladsholdere og felter, du har designet til etiketten, skal du klikke på Alle kontaktfelter knappen, som vises i den næste menu.

Hvis du foretrækker at oprette et helt nyt Word-dokument til fletningen, kan du gøre det ved at vælge Nyt dokument knap. Men hvis du foretrækker at bruge det eksisterende dokument, skal du trykke på Eksisterende dokument knappen på dette tidspunkt.

Brug Postlabels fane fundet inde i dokument type menuen for specifikt at bestemme, hvilke flettefelter der skal ankomme på den færdige etiket. Når du har bestemt, hvordan den endelige etiket skal se ud, skal du trykke på Opdater etiketter knap. Når data endelig ankommer i formularfelterne, kan de have synlige parenteser omkring sig. Hvis dette er tilfældet, skal du højreklikke på parenteserne og trykke på Skift feltkoder knappen for at slukke dem.

Når denne proces er fuldført, er du klar til at oprette den endelige forhåndsvisning af etiketterne og udskrive dem. Tryk på Forhåndsvisning af resultater fanen og rul gennem posterne ved hjælp af Næste rekord og Tidligere rekord pile. Når du er tilfreds med etiketterne, skal du gå til Forsendelser fanen, klik Afslut og flet i Afslut gruppe, og klik derefter på Udskriv dokumenter knap. Hvis dine udskrevne dokumenter ikke afspejler dit foretrukne indhold eller design, skal du muligvis vende tilbage til Forsendelser fanen og sørg for, at alle dimensioner og papirstørrelser matcher din aktuelle konfiguration. Hvis de ikke gør det, er det ret sandsynligt, at der opstår problemer.

Du kan derefter gemme det dokument, du har arbejdet i, for at sikre, at disse etiketter er tilgængelige til fremtidig brug.