Sådan scanner du dokumenter til Excel

Excel-regneark handler især om felter, og hvordan de udfyldes med data. Det er muligt at scanne dokumenter til Excel, og du kan endda konvertere en PDF til Excel i nogle tilfælde. Når det er sagt, er det ikke alle dokumenttyper, der konverteres til et Excel-regneark. Du kan også finde det svært at scanne dataene ind i dokumentet nøjagtigt. Nogle felter kan kræve manuelle justeringer for at fungere korrekt. Scanning sparer en betydelig mængde tid, fordi dine data ikke kræver manuel input, men du skal indsætte relevante formler efter scanning af oplysningerne.

Det er god praksis at scanne et dokument til Microsoft Word, før det overføres til Excel. Du kan også bruge OneNote. At bringe dataene ind i et Word-dokument gør det muligt at kopiere og indsætte bestemte rækker og kolonner i Excel. Indtastningsmetoden tager lidt længere tid end en direkte import til Excel, men den giver dig mulighed for at arbejde med dataene og sørge for, at de kommer ind i Excel efter hensigten. I en direkte scan-til-Excel-situation kan dataene muligvis ikke justeres korrekt i rækker og kolonner. At foretage de nødvendige justeringer efter kendsgerningen er sværere end at starte med et nyt regneark og trække indholdet fra Word.

Dokumentkonverterere er ikke et sikkert bud, men der er gratis versioner online, og de kan fungere. Scan det dokument, du vil konvertere, og gem det som en PDF. Søg derefter efter en gratis dokumentkonverter. Adskillige muligheder er let tilgængelige. Indlæs PDF'en i konverteren, og softwaren foretager konverteringen. De fleste gratis konvertere arbejder i en webbrowser og genererer et regneark til download. Andre beder dig om at downloade softwaren. Selvom denne mulighed ikke nødvendigvis er dårlig, sparer arbejde inde i en browser plads på dit drev og er den bedste rute.

Du kan også arbejde med scanningen til Excel direkte gennem Microsoft. Få adgang til Microsoft Office-værktøjer, og åbn Microsoft Office Document Imaging. Klik på "Filer" og "Åbn", og vælg derefter dokumentet. Kig på skærmens nederste højre hjørne og find øjeæbleikonet. Hold musen over dette ikon, og der skulle stå "OCR" eller "Optisk tegngenkendelse". Klik på ikonet for at køre scanningen gennem tegngenkendelsesprocessen. Fremhæv derefter hele dokumentet, kopier det og indsæt det derefter i Excel. Du kan stadig vælge at indsætte resultaterne i et Word-dokument først for at gennemgå dataene, før du indtaster dem i Excel.