Du kan planlægge flere mødelokaler i én Outlook-kalender.
I et travlt kontor med flere konferencelokaler kan det være svært at holde styr på, hvilke konferencelokaler der er i brug på hvilke tidspunkter. Kalenderen i Microsoft Outlook kan bruges til at planlægge dine møder, aftaler og begivenheder og kan også bruges til kontordækkende begivenheder, såsom tidsplanen for konferencelokaler. Du kan konfigurere én kalender til at planlægge alle konferencelokaler, så personalet nemt kan se konferencelokalets tilgængelighed til enhver tid og dato.
Trin 1
Åbn Microsoft Outlook. Klik på "Kalender" på panelet Foretrukne. Højreklik på "Kalender" og vælg "Ny kalender". Indtast et navn til den nye kalender, f.eks. "Conference Room Schedule".
Dagens video
Trin 2
Klik på "Schedule View" i Ribbon-grænsefladen. Højreklik i kalenderen og vælg "Ny aftale".
Trin 3
Klik på "Kategoriser" i båndet og vælg "Alle kategorier". Fremhæv en farvekategori, og klik på "Omdøb". Indtast et navn for kategorien, som "Konferencelokale 1" eller "Lobbykonferencerum". Omdøb yderligere farvekategorier, en for hver konference værelse. Klik på "OK".
Trin 4
Indtast en titel på et møde eller en begivenhed i tekstfeltet Emne. Indtast mødelokalets navn eller nummer i tekstboksen Placering. Indtast dag og starttidspunkt for brug af mødelokalet og tidspunkt for slutbrug. Hvis der er behov for et mødelokale i flere dage, kan du også ændre slutdatoen.
Trin 5
Indtast detaljer om det planlagte møde i konferencelokalet i hovedvinduet. Du kan inkludere en beskrivelse af mødet og en liste over de deltagere.
Trin 6
Klik på "Kategori" i båndet, og klik på det mødelokale, hvor mødet afholdes. Denne farve koder mødet i kalenderen og skelner let mellem flere konferencelokaler i brug på samme tid.
Trin 7
Klik på "Gem og luk" for at lukke mødelokalebegivenheden og vende tilbage til kalenderen.
