Download en tilgængelig Excel-hovedbogsskabelon fra et af de gratis websteder. Skabelonen skal fungere i alle Excel-versioner. En hovedbog er en registrering af transaktionerne på hver konto i dit regnskabssystem. Da brugen af en hovedbog og korrekte regnskabsteknikker kræver brug af dobbelt bogføring, påvirker hver indtastede transaktion to konti.
Klik i cellen lige over "1" og til venstre for "A". Dette vil fremhæve hele siden på hovedbogsarket. Hold "CTRL" og "C" tasterne for at kopiere arket. Klik på knappen "Indsæt" i den øverste menulinje, rul ned til knappen "Arbejdsark", og klik derefter. Klik i øverste venstre hjørne celle over "1" og til venstre for "A" i det nye regneark og hold "CTRL" og "V" tasterne for at indsætte hovedbogsskabelonen i et andet ark. I denne skabelon er der plads til at indtaste hovedbogstransaktioner for ni forskellige konti.
Opret mindst fem identiske ark, hvilket giver dig i alt 45 forskellige konti, du kan holde styr på. Det første ark skal være til kontrol-, opsparings- eller lønkonti; giver det navnet "Bankkonti". Du opretter titlen ved at højreklikke på fanen i nederste venstre hjørne mærket "Ark 1" og vælge knappen "Omdøb". Det andet ark skal være for "Indkomst" konti. Disse vil omfatte salgsindtægter, serviceindtægter og tilbagebetaling af udbetalte gebyrer.
Det tredje ark skal være til "Udgifts" konti. Disse vil omfatte betalt leje, forsyningsselskaber, arbejdskraft og licenser eller skatter. Det fjerde ark skal være for "Equity"-konti, herunder den oprindelige investering for at starte virksomheden, eventuelle træk for ejeren og enhver geninvestering i virksomheden. Endelig skal det femte ark være for "passiver", herunder lån til bygninger, køretøjer, udstyr og kreditkort.
Opret yderligere ark for de områder, der har mere end ni konti i dem. Hvis en af kategorierne tilfældigvis har mere end ni konti, f.eks. "Udgifter", skal du oprette en mere eller to ark mere og omdøb dem til "Udgifter 2" og "Udgifter 3." Hver konto, du opretter, skal tildeles en nummer. Typisk vil alle bankkonti begynde med 10--, indkomstkonti med 20--, udgiftskonti med 30--, egenkapitalkonti med 40-- og passivkonti med 50--.
Bemærk kolonnerne på hver hovedbogspost. Dato- og beskrivelseskolonnerne er selvforklarende. "Post Ref." kolonnen er til at indtaste nummeret på den anden konto, der er påvirket af transaktionen, i linjen. De resterende kolonner er "Debet", "Kredit" og "Saldo".
Det meste af tiden tilføjer en debitering til en konto penge til den konto, og en kredit fjerner penge fra kontoen. For hver debet skal der være en kreditering. En anden måde at tænke det på er denne: En debet er "hvad du har" og en kredit er "hvor er den fra".
For eksempel betaler du $400 for din elregning. Du betaler for det med en check fra din virksomhedskontrol. Spørg dig selv, hvad fik du? Du fik elektricitet til en værdi af 400 USD, så debiter kontoen Utilities (#3010) for 400 USD. Spørg nu dig selv, hvor kom det fra? Det kom fra din checkkonto, så krediter bankkontoen (#1010) $400.
Indsæt #1010 for Post Ref på forsyningskontoen og indsæt #3010 for kontonummeret på bankkontoen.
