Outlook-omdirigering vs. Frem

I nogle tilfælde - som når du er væk fra kontoret, men har brug for at tjekke din e-mail, eller når du jonglerer flere e-mail-konti - Microsoft Outlook bruger et sæt kommandoer kaldet regler til at videresende eller omdirigere indgående meddelelser automatisk. Videresendelse og omdirigering af mail kan også anvendes på enkelte beskeder uden at oprette en regel.

Outlook bruger programkommandoer, kendt som regler eller filtre, til at hjælpe med at administrere e-mail, organisere beskeder og forblive på opgaven. Den indbyggede guide til regler og advarsler gør det muligt for brugere at angive betingelser, hvorpå Outlook automatisk udfører en eller flere handlinger eller opgaver. Populære regler inkluderer flytning af beskeder fra en bestemt person til en udpeget mappe, markering af beskeder fra en bestemt afsender til opfølgning og afsendelse af en mobilalarm ved modtagelse af en e-mail indeholdende bestemte ord. Blandt de brugeroprettede regler er kommandoer til automatisk at videresende og omdirigere indgående beskeder.

Når e-mail videresendes, vises et "FW:" i begyndelsen af ​​emnelinjen, og som standard indeholder e-mailens brødtekst den originale meddelelse og meddelelsens historiedetaljer. Den originale besked forbliver i din indbakke eller dens udpegede mappe. Opret en regel for automatisk at videresende beskeder fra eller til en bestemt konto, hvis visse oplysninger er jævnligt delt med kolleger eller andre parter, og du ønsker at gøre opmærksom på, at du er en del af budskabet historie. For eksempel kan en assistent med ansvar for at koordinere ugentlige frokostmøder sætte en regel til automatisk videresende e-mails fra virksomhedens cateringvirksomhed indeholdende ordet "faktura" til regnskabet afdeling.

En besked omdirigeres ofte, når den modtages ved en fejl. Den største forskel mellem videresendelse og omdirigering er, at mens videresendelse automatisk foretager ændringer i din e-mail og inkluderer detaljer om beskeden historie, sender omdirigering diskret e-mailen til den tiltænkte part i dens oprindeligt skrevne tilstand, hvilket får det til at se ud, som om det blev modtaget direkte fra originalen afsender. Dette er en nyttig funktion, hvis den påtænkte part ikke behøver at vide, at du har modtaget e-mailen. Til din journal efterlader omdirigering også en kopi af beskeden i din indbakke eller i den udpegede mappe. Indstil en regel for at omdirigere mail automatisk, hvis du regelmæssigt har brug for at omdirigere beskeder til andre parter. For eksempel kan en universitetsuddannet, som stadig modtager beskeder sendt til sin skoles e-mail-konto, angive en regel for automatisk at omdirigere e-mail til en ny e-mailadresse.

Nogle gange bruger afsendere Information Rights Management, en Microsoft-mulighed, der giver tilladelser til e-mail-meddelelser, hvilket forhindrer modtagere i at videresende, omdirigere eller dele meddelelsen på andre måder. Det er bedste praksis i disse tilfælde at underrette afsenderen om, at du ikke er den påtænkte modtager, hvis du har modtaget e-mailen ved en fejl. Afsenderen kan fjerne eller ændre tilladelserne, eller de kan selv sende beskeden igen. Også for dem, der videresender en besked, især hvis e-mailen indeholder følsomme data, omdirigering posten til en adresse uden for din virksomheds netværk kan krænke interne politikker og privatliv love.