Hvad er fordelene og ulemperne ved Google Docs?

Google tilbyder Google Docs som et gratis alternativ til Microsoft Word. Prisen på 0 dollar for Docs giver den et ben op på Word, og Docs er kompatibel med Word-dokumenter, men den gratis tekstbehandler mangler nogle funktioner, såsom understøttelse af flere kolonner. Docs kører fuldstændigt fra internettet, hvilket forårsager nogle begrænsninger for filernes tilgængelighed, men det giver også en måde at gemme en konstant strøm af revisioner, så du aldrig mister dit arbejde.

I modsætning til Microsoft Word og de fleste andre tekstbehandlingsprogrammer kører Google Docs i en webbrowser - du behøver ikke installere Docs på din computer. At køre Docs via internettet gør det muligt at arbejde på enhver internetforbundet computer, men det har en begrænsning: Hvis du mister din internetforbindelse, mister du adgangen til programmet. Som en løsning tilbyder Google en Drev-app til Chrome og et Drev-skrivebordsprogram, som giver offlineadgang til alle Drev-filer, inklusive filer i Docs. For at arbejde offline skal du dog planlægge i forvejen. Hvis du ikke konfigurerer Drev til at arbejde offline i forvejen, kan du ikke få adgang til Docs offline på et øjeblik.

Alle filer, du redigerer i Docs, gemmer automatisk på Google Drev, hver gang du foretager en ændring, så hvis din computeren går ned, kan du fortsætte præcis, hvor du slap -- Docs har ikke engang en "Gem"-mulighed i Fil menu. Drev gemmer hver lagring som en separat revision, hvilket gør det muligt at fortryde ændringer. Google tæller ikke Docs-filer med i din tildelte plads på Drev, så du kan beholde et ubegrænset antal dokumenter og revisioner. Selvom de er nyttige, fungerer disse funktioner udelukkende via Google Drev: Du kan ikke linke Docs med Dropbox, Box, SugarSync eller nogen anden cloud-storage-tjeneste. Hvis du allerede bruger en anden tjeneste og vil dele en Docs-fil gennem denne tjeneste, skal du downloade filen og derefter uploade den til din foretrukne cloud-tjeneste.

Google Docs indeholder de fleste af de samme funktioner som Microsoft Word, men ikke alt fungerer identisk mellem de to programmer. I 2013 udgav Microsoft annoncer, der fremhævede specifikke funktioner, der mangler i Docs, herunder kolonner og understøttelse af billedredigering. Google tilføjer dog af og til nye funktioner til Docs, såsom tilføjelsen af ​​"Foreslåede redigeringer" i midten af ​​2014 - svarende til Words Track Changes-funktion. I nogle få tilfælde tilbyder Docs funktioner ud over Word, især med hensyn til samarbejde: I Docs kan flere brugere arbejde på et dokument samtidigt og se ændringer i realtid.

Microsoft Word tilbyder en stor fordel gennem dets integration med resten af ​​Microsoft Office-pakken, såsom muligheden for at indsætte regnearksceller fra Excel i Word eller indlejre et PowerPoint-dias i en dokument. Docs understøtter lignende forbindelser med Googles andre kontorprogrammer, Sheets og Slides, men der er ingen Google-ækvivalenter til de mere avancerede Office-programmer, såsom Publisher, Access eller Visio. Docs kan heller ikke linke direkte til dine Outlook-data for at udføre en brevfletning eller læse oplysninger i din kalender.