Sådan aktiverer du automatisk lagring i Excel

Microsoft Office tilbyder en funktion kaldet AutoSave for at hjælpe dig med at undgå katastrofen med at miste arbejde, fordi din computer gik ned, eller fordi du glemte at gemme den, før du lukkede programmet. Den er kun tilgængelig i Office 365, abonnementsversionen af ​​softwarepakken, der inkluderer adgang til Excel, Word og PowerPoint. Hvis du har en tidligere version af Office, kan AutoRecover-funktionen bruges til at gendanne data, når et Excel-dokument ikke er gemt.

Når AutoSave-funktionen er aktiveret i Office 365-applikationer, gemmes den aktuelle fil automatisk i baggrunden med få sekunders mellemrum. For filer gemt i Microsoft Cloud på OneDrive eller SharePoint Online er AutoSave aktiveret som standard. Hvis AutoSave er nedtonet, er det sandsynligvis fordi filen bliver gemt et andet sted i stedet for skyen, såsom til en filserver eller til en lokal mappe som Dokumenter på en stationær computer eller bærbar.

Hvis du er en Office 365-abonnent og har den nyeste version af Excel installeret, kan du se, om AutoSave er slået til, ved at tjekke det øverste venstre hjørne af programvinduet. Det Skift til AutoSave vil blive vist som enten På eller Af. For at foretage ændringer i en fil uden at have dem gemt automatisk, skal du blot flytte til/fra-knappen til Af position. Du kan derefter bruge Gemme for at gemme ændringer, når det passer dig.

I Office 2016 og tidligere versioner, der ikke understøtter AutoSave, er den AutoRecover funktionen kan bruges til at gendanne en Excel-fil, efter at applikationen er lukket ned, før den aktuelle fil kunne gemmes. Når Office-programmer registrerer, at der er sket et nedbrud, vil den Dokumentgendannelse dialogen vises, næste gang programmet startes. Dialogen lader dig vælge at gemme eller kassere gendannelsesfiler, der indeholder ikke-gemte data. Datoen og klokkeslættet, hvor gendannelsesfilen blev oprettet, vises ved siden af ​​filnavnet for at hjælpe dig med at beslutte, om du vil gendanne den. Du kan også åbne enhver fil på listen og gennemgå den, før du gemmer den.

Mængden af ​​data, der kan gendannes fra en fil via AutoRecover, afhænger af, hvor ofte oplysningerne gemmes. Du kan styre denne og andre AutoRecover-indstillinger fra Muligheder menu på Filer fanen. Under Gemme, kan du slå AutoRecover-fillagring til eller fra og angive, hvor ofte genoprettelsesoplysninger skal gemmes. Du kan også angive, om den sidst automatisk gemte version skal gemmes, når du lukker Excel, og hvor gendannelsesfilen skal gemmes.

Hvis du ikke ønsker at miste meget arbejde på grund af et programnedbrud, bør du indstille minutintervallet for at gemme fildata til en lav værdi som fem eller 10. Der er dog en afvejning af ydeevnen, da applikationen kan pause kort, mens filen gemmes. Hvis ydeevne er vigtigere end at gemme data, skal du indstille intervallet til 20 minutter eller længere.

Nogle mennesker opretter en ny Excel- eller Word-fil, der ligner en eksisterende fil ved at åbne den eksisterende fil, ændre den og derefter bruge Gem som til at gemme den med et andet navn end originalen. Der opstår et problem, når du aktiverer AutoSave. Ændringer foretaget før du brugte Gem som vil automatisk blive gemt i den originale fil, hvilket måske ikke er din hensigt. Microsoft genkender dette problem og har erstattet Gem som kommando med Gem en kopi i Office 365-applikationer. Det anbefales, at du bruger denne kommando til at oprette en lignende fil, før du foretager ændringer i originalen for at omgå AutoSave-problemet.