At holde papirarbejdet i et ensartet system betyder, at det ikke bliver uorganiseret.
Et arkiveringssystem er en metode til at organisere papirarbejde og dokumenter til opbevaring. Der opbevares et skab eller en boks, som indeholder papirversioner af dokumenter, mens et elektronisk system opbevarer data på en computer. Disse data kan være e-mails eller scannet papirarbejde. Når først systemet er sat op, er det vigtigt, at det vedligeholdes, så det forbliver i orden med løbende opdateret information. For at vedligeholde systemet skal du oprette en procedure for brug af begge systemer.
Papirarkivering
Trin 1
Mærk hver mappe, fil og skuffe eller æske. Titlen skal indeholde emnet for dokumentationen, plus den dato, hvor papirarbejdet begynder kl. For eksempel "Kvitteringer juni 2010 – i dag" eller "Mappen for personale, februar 2008."
Dagens video
Trin 2
Opret nye mapper, filer og skuffer eller kasser, når du har en ny kategori papirarbejde at gemme, eller når ældre mapper, filer og skuffer er fulde. Brug farvekodning til at skelne mellem år eller måneder.
Trin 3
Tilføj nye dokumenter til den mest relevante mappe eller skuffe. At lægge dokumenter i mapper tilfældigt vil ødelægge arkivsystemet, da oplysningerne vil blive ledt efter det forkerte sted. Hvis systemet bestiller dokumenter alfabetisk, skal du fortsætte med at bruge denne proces i stedet for at skifte til et andet format.
Trin 4
Fjern gamle, unødvendige dokumenter årligt. Efterhånden som du fortsætter med at tilføje filerne, vil nogle oplysninger blive irrelevante og forældede. Makuler det og frigør ekstra lagerplads.
Elektronisk arkivering
Trin 1
Opret mapper eller mapper på din computer. Konsolider dataene regelmæssigt, så de ikke bliver uorganiserede. At have flere netværksdrev eller flere mapper, der indeholder lignende oplysninger, er ikke en effektiv måde at organisere dataene på.
Trin 2
Sikkerhedskopier jævnligt dataene. Brug dvd'er, et USB-drev, en ekstern harddisk eller et eksternt firma til at gøre dette. Dette beskytter dataene mod tab.
Trin 3
Sikre dataene ved at låse hver fil, give adgang til delegerede brugere eller tilføje en adgangskode, når du åbner en fil. Dette forhindrer misbrug af data, bedrageri eller uautoriseret adgang. Plus du kan være sikker på, at kun folk, der ved, hvordan systemet fungerer, bruger det.
Trin 4
Skriv en procedure for brug af det elektroniske arkivsystem. Inkluder trin-for-trin instruktioner til, hvordan man finder, refererer, kategoriserer og arkiverer dataene, så hver bruger betjener systemet på samme måde. Hold det opdateret, hvis du forfiner systemet for at forhindre forvirring mellem brugere.
Trin 5
Gennemgå arkivsystemet hvert andet år. Tjek, at det fungerer godt - dette kan defineres ved, hvor effektiv arkiveringen er, hvor let det er at finde data, og hvor organiseret det er. Slet også uønskede filer og minimer elektronisk rod.
Ting du skal bruge
Arkivskab eller æske
Mapper
Blanke etiketter
kuglepenne eller tuscher
Computer
Tip
Hold en gruppetræningsdag for at forklare, hvordan hvert arkivsystem fungerer, så det kan administreres og vedligeholdes dagligt.
Bed om feedback på, hvordan du udvikler arkivsystemet, så det er mere brugervenligt eller bedre organiseret.
