Access kan automatisk beregne værdierne i din rapport.
Microsoft Access har mange indbyggede værktøjer til at tilpasse dine rapporter og øge deres anvendelighed. I stedet for manuelt at tilføje værdier i din rapport, beregner Access totaler og subtotaler for grupperne. Værdierne opdateres automatisk, hver gang du tilføjer, fjerner eller ændrer poster for din rapport. Du behøver ikke bruge tid på at organisere, sortere eller genberegne dine felter. Når du har opsat dine totaler og subtotaler, skal du blot udskrive rapporten og præsentere dine oplysninger.
Trin 1
Åbn din rapport i "Design View" ved at højreklikke på titlen i "Navigationsrude" og vælge "Designvisning." Denne tilstand giver dig mulighed for at foretage ændringer i indholdet, strukturen og udseendet af din rapport. Klik på knappen "Grupper og sorter" på fanen "Design" på båndet øverst på siden for at foretage ændringer i organisationen af din rapport.
Dagens video
Trin 2
Klik på "Tilføj en gruppe" for at gruppere dine poster efter bestemte felter. Vælg det felt, der bestemmer din subtotal i rullemenuen ud for "Gruppe til". Klik på knappen "Mere" for at vælge yderligere muligheder.
Trin 3
Klik på "uden totaler", og vælg afkrydsningsfelterne, der bestemmer placeringen af dine subtotaler. Vælg "Vis hovedtotal" for at oprette et totaludtryk for hele rapporten. Vælg "Vis subtotal i gruppehoved" eller "Vis subtotal i gruppesidefod" for at placere subtotaludtrykket på din rapport.
Trin 4
Klik på rullemenuen "Total på" for at vælge det felt, der indeholder tallene for din total. Under "Type" skal du vælge, om du vil tælle antallet af poster eller værdierne i det pågældende felt. Gem din rapport og skift til "Rapportvisning" fra fanen "Vis" på båndet for at gennemgå ændringer.
Tip
Du kan sortere dine undergrupper ved at vælge "Tilføj en sortering" under gruppeoverskriften i "Grupper & Sorter" mulighederne.
