Ved at bruge Google til din samarbejdsindbakke kan du sikre dig, at ingen beskeder falder igennem.
Billedkredit: dolgachov/iStock/Getty Images
Google tilbyder en funktion kaldet Grupper, der gør det muligt for projekthold, klubber og klasser – eller personer inden for enhver anden gruppe – at kommunikere og dele indhold, såsom dokumenter, videoer og kalendere. En måde at bruge en gruppe på er at konfigurere den som en fælles indbakke. Dit team kan bruge denne konto til at læse og svare på beskeder, der er indsendt af gruppemedlemmer eller endda kunder. Ved at bruge Groups for Business kan du inkludere et ubegrænset antal medlemmer og tildele ansvar til enkeltpersoner.
Trin 1
Gå til Google Groups-webstedet (se Ressourcer), og klik på "Opret gruppe". Indtast et navn til gruppen og indtast e-mailadresse, du vil bruge, som ender med "@googlegroups.com." Indtast en beskrivelse af gruppen for medlemmer udsigt.
Dagens video
Trin 2
Vælg "Collaborative Inbox" fra rullelisten Vælg en gruppetype. Vælg de typer medlemmer, du vil give tilladelse til at få adgang til indbakkefunktioner. Vælg de grundlæggende tilladelser, du vil anvende, såsom at tillade offentligheden at se emner eller tillade alle gruppemedlemmer at sende beskeder. Klik på "Opret" og derefter "OK" for at administrere indbakkeindstillingerne.
Trin 3
Klik på linket "Administrer" nederst på siden med emner. Klik på "Inviter medlemmer" i venstre rude for at åbne en e-mailinvitationsformular. Indtast e-mailadresserne på de personer, du vil tillade at bruge indbakken, skriv en invitationsbesked og klik på "Send invitationer".
Trin 4
Vælg "Roler" i venstre rude, og klik på "Roller". Vælg den rolle, du vil administrere indstillinger for. Tilføj medlemmer til rollen, og vælg de tilladelser, du vil anvende. Gentag for de resterende roller. Afhængigt af de roller, du tildeler, modtager medlemmer meddelelser via deres primære e-mailadresse, når nogen sender en ny besked.
Tip
For at holde styr på en diskussion, skal du foretrække den ved at klikke på stjerneikonet, og dermed tilføje diskussionen til sektionen Stjernemarkeret i hovedmenuen til venstre.
Gruppemedlemmer kan klikke på knappen "Markér som bedste svar" på deres foretrukne svar på spørgsmål eller knappen "Markér som fuldført", når et problem er løst.
Gruppeledere eller ejere kan vise de svar, der anses for at være bedst, frem for andre. Klik på tandhjulsikonet, vælg "Administrer gruppe" og vælg "Avanceret". Klik på "Tilpas webvisning", og vælg "Ja" under Vis en kopi af bedste svar over andre svar.
