Billedkredit: Siri Stafford/Digital Vision/Getty Images
Månedlig afstemning af balancekonti er den eneste måde at sikre, at de økonomiske data for en virksomhed er korrekt registreret i regnskabsbøgerne. Balancekontoafstemning beskytter en virksomhed mod indberetning af fejl på virksomhedens regnskaber, hvilket kan føre til fejl ved udarbejdelse af virksomhedens føderale selvangivelse. Mange revisorer opretter Microsoft Excel-regneark for at hjælpe med at afstemme hovedbogskonti (GL) med ekstern dokumentation.
Trin 1
Indtast navnet på hovedbogskontoen og hovedbogskontonummeret øverst i Excel-regnearket. Du kan skrive både navne og tal direkte i cellerne i Excel, og softwaren vil formatere indtastningerne korrekt.
Dagens video
Trin 2
Indtast måneden og året, der skal afstemmes, under GL-navnet og -nummeret.
Trin 3
Skriv "Ending Balance per GL" i den første kolonne i regnearket et par linjer under overskriften.
Trin 4
Indtast slutbeløbet på hovedbogskontoen i anden kolonne i regnearket på samme linje som etiketten "Slutsaldo pr. GL".
Trin 5
Skriv "Slutsaldo pr. (kildedokument)" i den første kolonne i regnearket under rækken, der indeholder "Afslutning Saldo pr. GL." Eksempler på kildedokumenter omfatter debitorrapporter, kreditorrapporter og aktiv fortegnelser.
Trin 6
Indtast slutsaldoen pr. kildedokumentet for den pågældende finanskonto i anden kolonne i regnearket på samme linje som etiketten "Slutsaldo pr. (kildedokument)".
Trin 7
Skriv "Forskel" i den næste linje i den første kolonne.
Trin 8
Opret en beregning i den anden kolonne ved siden af etiketten "Forskel", der trækker kildedokumentets total fra den afsluttende hovedbogssaldo. Det er det beløb, der skal afstemmes.
Trin 9
Opret en sektion under forskelslinjen kaldet "Afstemning af varer."
Trin 10
List hvert element, der skaber en afstemningsforskel, i sektionen for afstemningselementer. Medtag en forklaring af hver vare og mængden af varen. Et eksempel på en afstemningspost kan være en acontobetaling, der blev bogført på bankkontoen, men ikke bogført på kundens konto.
Trin 11
Opret en beregning i slutningen af afsnittet Afstemningsposter, der summerer mængden af afstemningsposter. Når totalen af afstemningsposter er lig med totalen "Difference", så har du korrekt afstemt kontoen.
Ting du skal bruge
Microsoft Excel
Hovedbog
Kilde dokumentation
Tip
Det er bedst at afstemme GL-konti inden afslutning af regnskabsmåneden, så du kan foretage eventuelle nødvendige rettelser til regnskabsdata i den relevante måned.
Hvis du ikke er sikker på, hvordan du opretter afstemningsregneark i Excel, kan du overveje at hyre en revisor til at hjælpe dig med opsætningen.
