Rapporter om automatisk e-mailadgang
Microsoft Access er et kraftfuldt, forbrugervenligt databaseprogram. Det kan bruges til individuelle husstande og til virksomheder. Nogle komponenter i databasen omfatter tabeller, forespørgsler, formularer, rapporter, makroer og moduler. Rapporter giver en letlæselig præsentation af oplysningerne i databasen. Makroer gør det muligt at automatisere rutineopgaver. Rapporter kan deles via e-mail og sendes automatisk.
Trin 1
Gå til "Start" > "Programmer" > "Microsoft Office" > "Microsoft Access", eller hvis Access er blevet åbnet for nylig, skal du gå til "Start" > "Microsoft Access".
Dagens video
Trin 2
Vælg en database, du vil bruge. I dette tilfælde downloades Issues-databasen.
Trin 3
Klik på fanen "Opret".
Trin 4
Klik på "Makro".
Trin 5
Vælg "Send objekt" i rullemenuen Handling.
Trin 6
Gennemfør hvert af trinene i handlingsargumentet. Vælg "Rapport" for objekttypen, vælg "Åbne problemer" for objektnavnet (dette er navnet på den rapport, der sendes til e-mail) og vælg "PDF-format (*.pdf)" for outputformatet. Indtast e-mail-adresserne på rapportmodtagerne, emnet for e-mailen og teksten til e-mailens brødtekst (meddelelsestekst). Hvis e-mail-meddelelsen skal redigeres, før den sendes, skal du vælge "Ja"; ellers skal du vælge "Nej". For HTML-filer skal du angive en sti til skabelonen.
Trin 7
Klik på diskikonet for at gemme makroen.
Trin 8
Navngiv makroen, og klik derefter på "OK".
Trin 9
Klik på udråbstegn for at køre makroen. Programmet vil anmode om, at makroen gemmes igen.
Trin 10
Klik på "Tillad" for at tillade, at programmet sender e-mailen. Rapporterne sendes via Outlook.
Trin 11
Åbn navigationsruden ved at klikke på dobbeltpilene.
Trin 12
Dobbeltklik på den gemte makro for automatisk at sende rapporten via e-mail.
Trin 13
Åbn e-mailen for at bekræfte, at den blev sendt.
Tip
Denne proces fungerer også for Access 2003; skærmene vil se anderledes ud, men konceptet er det samme.
Rapporter er ikke de eneste objekter, der kan e-mailes. Tabeller, forespørgsler og formularer kan også sendes via e-mail. Gå til Outlooks udbakke for at sende beskeden, eller klik på "Send alle", hvis Outlook er åben.
Advarsel
E-mail rapporten til dig selv for at sikre, at de blev sendt automatisk.
