Tilføjelse af filer til Word-dokumenter er ikke et almindeligt behov, men det er fuldt ud muligt at vedhæfte PDF-filer, fotos og andre medieelementer.
Billedkredit: PeopleImages/E+/GettyImages
Tilføjelse af filer til Word-dokumenter er ikke et almindeligt behov, men det er fuldt ud muligt at vedhæfte PDF-filer, fotos og andre medieelementer. Processen, der bruges til at vedhæfte filer til word-dokumenter, varierer afhængigt af filtypen og er ikke mulig med alle typer mediefiler. I de fleste tilfælde bruges en simpel indsættelsesfunktion til at tilføje mediet til dokumentet.
Microsoft Word bruges primært som et tekstbehandlingsværktøj og har begrænset funktionalitet til mediefiler. Mere avancerede programmer som Photoshop, Illustrator og PowerPoint bruges til mediefilredigering og præsentationsopbygning. Word er bedre egnet til essays, rapporter og dokumenter med grundlæggende fotos og diagrammer. Interaktive medier er sjældne og bruges bedre i et mere avanceret præsentationsprogram.
Dagens video
Det er nemt at arbejde i Word og indsætte mediefiler, og processen er konsekvent for de fleste filtyper. Fotos er normale, og de er nemme at placere og størrelse i dokumentet. Diagrammer er også nemme at tilføje og fungerer meget som et fotografi. De andre almindelige medieindsatser er links, og de er meget nemme at tilføje.
Uden for disse tre grundlæggende funktioner er det ikke almindeligt at vedhæfte udvendige mediefiler, men det er stadig muligt. Placeringen af medievedhæftede filer er nyttig til at tegne relevante dokumenter og endda kilder, når det er nødvendigt.
Microsoft Word-indsættelsesfilfunktionen er nem at bruge, især til fotos og grundlæggende grafik. Du skal blot gå til indstillingen Indsæt på den primære værktøjslinje og klikke for at generere en rullemenu. Klik derefter på Indsæt fil og naviger til foto-, grafik- eller eksteriørfilen på din harddisk eller eksterne drev.
Find filen, og klik på Indsæt for at importere filen til dokumentet. På dette tidspunkt er filen faktisk ikke en vedhæftet fil, men en del af dokumentet. Klik på billedet eller filen for at ændre størrelse, flytte og justere dimensionerne.
Hvis filen indsættes i den forkerte position, skal du trykke på backspace for at slette. Klik derefter på den ønskede position. Filen vil indsætte det sted, hvor markøren blinker. Gentag indsætningsprocessen for at nå den ønskede placering, og juster størrelsen ved at trække i hjørnerne for at forstørre eller formindske dimensionerne.
Vedhæftning af udvendige filer
Tilføjelse af en udvendig fil som en PDF-vedhæftet fil er også en mulighed i Word. Den bedste måde at tilføje denne vedhæftede fil er gennem et hyperlink til filen. For at gøre dette muligt skal PDF-filen findes på en server. Indlæsning af filen i en Wordpress eller anden hjemmeside vil skabe et tilgængeligt hyperlink.
Hyperlink-funktionen fungerer også for andre filer, når de er placeret på en bestemt hjemmeside. Efter at have gjort PDF'en eller et andet filformat tilgængeligt via en hyperlinket webside, kopier hyperlinket eller gem det på dit udklipsholder.
Fremhæv derefter den tekst, du vil linke til den udvendige fil. I mange tilfælde vil det at skabe en visuelt tydelig tekst med fed og kursiv skrifttyper hjælpe med at henlede opmærksomheden på placeringen af linket. Overvej endda at tilføje en note om, hvor linket fører hen for at fortælle læseren om værdien i den eksterne fil.
Når du har fremhævet teksten, skal du finde hyperlinkikonet i den øverste navigationsmenulinje og indsætte linkadressen i rummet. Klik på Anvend, og dette vil forvandle teksten til et hyperlink, der åbner filen med et enkelt klik. I stedet for at forsøge at indsætte PDF i Word, kan du nemt linke til det originale PDF-dokument.
