20 Ninja-tip til at få mest muligt ud af Gmail

Gmail toppede 900 millioner brugere i 2015. Ikke dårligt for et projekt, hvis kodenavn kom fra en Dilbert-tegnefilm. Da den blev lanceret, var der ingen, der troede på den - den debuterede på aprilsnar.

Dels på grund af Gmails no-nonsense grænseflade, gør folk sig sjældent den ulejlighed at lære dets mange funktioner at kende. Det er jo allerede så nemt. Men for dem, der tager sig tid til at lære dets ins og outs, bliver Gmail et langt mere kraftfuldt værktøj. Her er 20 tips til at hjælpe dig på vej til at blive en Gmail-ninja.

Dette er det vigtigste værktøj til at navigere i Gmail. Hvis du er som de fleste mennesker, har du sandsynligvis aldrig brugt det. Klik på Gear -- placeret øverst til højre på Gmail-skærmen -- det og gå ind i en modig ny verden.

Det første du vil bemærke, når du klikker på Gear er en række valgmuligheder under en overskrift kaldet

Du kan også vælge, hvor mange e-mails der skal vises på en side. Klik på Gear og så Indstillinger > Generelt. Under Maksimal sidestørrelse du kan vælge antallet af samtaler (dvs. e-mails) pr. side, fra 10 til 100.

Husk, at når du foretager en ændring i Indstillinger, skal du gå ned til bunden af ​​siden og vælge Gem ændring ellers vil dine ændringer ikke blive gemt.

At vælge dit tema er en af ​​de mest dramatiske visuelle ændringer, du kan foretage i Gmail. Gå til Gear og vælg Temaer. Du vil blive mødt af et udvalg af baggrunde. En farverig baggrund giver dig følelsen af, at du arbejder direkte fra dit skrivebord i stedet for i en browser. Og du kan også vælge et af dine egne billeder som din baggrund.

Hvis du vil gå tilbage til Gmails standardbaggrund, skal du vælge den, der er markeret Lys.

Du kan også vælge din tekststil. Gå til Gear og vælg Indstillinger > Generelt og du vil se Standard tekststil. Her kan du vælge skrifttype, stil og farve på din tekst.

Hvad synes du om dine tråde? Vi mener ikke tøj. Tråde er en funktion i mange e-mail-programmer, der grupperer beskeder med deres svar. Du kan eller måske ikke lide dette; måske vil du se hver e-mail vist separat. Hvis du ikke vil have dine e-mail-samtaler indlejret i hinanden, kan du slå denne funktion fra. Gå til Gear og vælg Indstillinger > Generelt og så Samtalevisning. Vælg alternativknappen ved siden af Samtalevisning slået fra at sætte en stopper for tråde.

Du kan også ændre din indbakkestil. Gå til Gear og vælg Indstillinger > Indbakke. Vælg rullemenuen ved siden af Indbakketype. Det er indstillet til standard, som præsenterer e-mails i den rækkefølge, de blev modtaget. Men måske du foretrækker en anden måde. Måske vil du gerne se ulæste e-mails først, eller stjernemarkerede e-mails eller endda vigtige e-mails øverst.

Men du spørger: Hvordan kan Gmail vide, hvad der er vigtigt? Fremragende spørgsmål! Og det bringer os til vores aller næste tip.

Du kan lære Gmail, hvilke beskeder der er vigtige for dig. Der er et lille flaglignende ikon ud for hver e-mail, der bliver gul, når der klikkes på (se skærmbilledet for detaljer). Ved at klikke på det fortæller du Gmail, at det er vigtigt. Efter et stykke tid fanger Gmail og begynder automatisk at identificere disse e-mails som vigtige. For eksempel vil hver e-mail, der kommer fra din chef, blive markeret som vigtig. Omvendt kan du fravælge e-mails, der ikke er vigtige, men som Gmail fejlagtigt identificerer på den måde. Snart nok vil du få Gmail til at ordne din e-mail for dig.

At organisere dine e-mails visuelt kan hjælpe dig med at identificere vigtige e-mails, mens du giver din indbakke en hurtig gang igen. Gmails to vigtigste værktøjer til at gøre dette er etiketter og stjerner. Lad os starte med etiketter, som også fungerer som mapper i Gmail. For at oprette en etiket skal du gå til toppen af ​​vinduet og vælge Flytte til ikon, formet som en mappe.

Når du klikker på den, får du en rullemenu. Vælg Lav ny. Giv din nye etiket et navn, og klik skab.

Som vi nævnte, er etiketter egentlig bare det navn, som Gmail bruger til mapper. De vises i venstre side af din indbakke under Skriv knap. Du kan få mærkede e-mails til at poppe mere ved at tildele dem en farve. Hvis du holder markøren over et etiketnavn, vil du se en lille pil til højre. Klik på den og en boks vises. Øverst i boksen kan du se Etiket farve. Klik på pilen til højre for det, og en etiketfarvevalgsboks vises. Du skal blot klikke på den farve, du ønsker, og det vil være farven på din etiket.

Stjerner er en anden god måde at få dine e-mails til at skille sig ud visuelt. Kig til højre kant af e-mail-listen i din indbakke, og du bør se hule stjerner. Når du klikker på en stjerne, bliver den gul. Bum, du har nu markeret beskeden. Det kan betyde, hvad du vil; stjernemarkerede e-mails kan tagge e-mailen som vigtig, have behov for opfølgning eller noget andet. Det er op til dig.

Gul er fantastisk, men du har også mange flere farver at vælge imellem, hvilket i høj grad udvider den organisatoriske værdi af disse små ikoner. Hver gang du klikker på en stjerne, går den gennem en af ​​de tilgængelige farver.

Men her er et trick: Du styrer, hvilke farver (og endda former) der er tilgængelige. Klik på Gear og vælg Indstillinger > Generelt. Rul ned til Stjerner. Du kan trække stjerner (og former) mellem sektionerne Ikke i brug og I brug, hvilket giver dig al magten til at bestemme, hvad der sker, når du klikker stjerner tilbage i indbakken.

Når du har valgt, hvad du ønsker, glem ikke at klikke Gem ændringer.

Når du er tilbage i din indbakke, kan du vælge farven på den stjerne, du ønsker (eller et andet ikon), ved at klikke gentagne gange på stjerneikonet ved siden af ​​din e-mail. Det vil successivt køre gennem dine farveindstillinger.

At oprette filtre er en fantastisk måde at forbedre Gmail-produktiviteten på. I bund og grund opretter du regler, der automatiserer Gmails svar på indgående e-mails. Dette sparer dig tid, fordi du ikke længere skal håndtere hver e-mail individuelt. Reglerne kan være alt lige fra at flytte e-mails, til at videresende dem, til at sende et standardsvar.

Først skal du vælge den e-mail, som du vil oprette et filter for. Vælg derefter Mere fra den øverste menulinje og gå ned til Filtrer meddelelser som disse.

I eksemplet nedenfor har vi valgt en marketing-e-mail fra Phoenix-symfonien. Den første boks, der kommer op, har Fra: linje udfyldt. Klik hvor der står Opret filter med denne søgning.

Når du er færdig, vil du blive bragt til en anden boks, hvor du kan oprette den regel eller filter, du ønsker. I dette tilfælde vil vi oprette to regler: Spring over indbakken og kategoriser disse typer e-mails som en kampagne. Når du har valgt dine regler, skal du klikke Opret filter. Når det er gjort, vil alle e-mails fra marketingafdelingen for Phoenix symfonien passere indbakken og gå direkte til Kampagner.

Du vil se i denne boks, at du har mange muligheder for at oprette et filter. Du kan stjernemarkere alle e-mails, der kommer fra afsenderen, (i dette tilfælde phoenixsympony.org) påføre en etiket, markere dem som læste eller slette dem, blandt andre muligheder.

Ved at oprette filtre vil du introducere et flow til din indbakke, der holder e-mails bevæge sig i den retning, du ønsker, og øger din e-mail-effektivitet.

Når du opretter et filter, vil det ikke have nogen effekt på e-mails, du allerede har modtaget – medmindre du vælger Anvend også filter på matchende samtaler som er et afkrydsningsfelt umiddelbart til højre for Opret filter knap.

Du har sikkert sendt mindst én e-mail, som du ville ønske, du kunne få tilbage.

Kunne du tænke dig at klikke på Fortryd øjeblikke efter du har klikket på Send? Heldigvis kan du netop det i Gmail. Klik på Gear derefter Indstillinger > Generelt. Klik på afkrydsningsfeltet for at aktivere Fortryd Send og vælg den tid, du vil give dig selv. Husk på, at jo længere du indstiller fortrydelsesfristen, jo længere tid vil det tage hver e-mail at blive sendt fra din udbakke, så 10 eller 20 sekunder er sandsynligvis tilstrækkeligt.

Tastaturgenveje er et fantastisk værktøj til hurtigere at bevæge sig gennem Gmail. Du kan bruge dem til at navigere rundt i Gmail og også til at hjælpe dig med at sortere dine beskeder. Den første ting, du skal gøre, er at slå tastaturgenveje til, da deres standardposition er deaktiveret. Det gør du ved at klikke på Gear Indstillinger > Generelt. Gå til Tastaturgenveje og vælg alternativknappen ved siden af Tastaturgenveje til.

For en komplet liste over Gmails tastaturgenveje, besøg her. Du kan også finde et Gmail-snydeark her.

De fleste af os har mere end én e-mail-konto. Og det er muligt at tilføje disse konti til Gmail, så du ikke behøver at logge ind på flere konti for at tjekke din e-mail, så længe det er almindelige POP3-konti.

Du skal kende indstillingerne for de e-mail-konti, du planlægger at tilføje. Når du har disse oplysninger, skal du gå til Gear Indstillinger > Konti og import. Vælg derefter Tilføj en POP3-mailkonto, du ejer.

Herfra skal du blot indtaste de oplysninger, som Gmail beder om. Gmail vil forsøge at udfylde noget af dette automatisk, men det kan tage fejl. Du er bedre stillet at kende disse oplysninger på forhånd og indtaste dem manuelt. Du vil også bemærke en knap ved siden af Efterlad en kopi af hentede beskeder på serveren. Vælg dette, hvis du ofte tjekker mails for den pågældende konto fra andre steder. Når du har udfyldt oplysningerne, skal du klikke Tilføj konto. Du har nu konfigureret Gmail til at modtage e-mails fra din anden konto.

Du bliver også spurgt, om du også vil være i stand til det sende e-mails fra denne konto. Hvis du vælger ja, vil du bemærke, at du i den næste boks bliver spurgt, om du vil Behandl som et alias. Dette er et personligt valg, der påvirker søgeindstillinger mere end noget andet. Du kan finde ud af flere detaljer her. I det væsentlige, hvis du vælger Behandl som et alias, når du søger "Fra: Mig" vil Gmail også behandle denne nye adresse som "Mig" - hvilket betyder dig - og hente alle dine e-mails fra den nye konto, du har tilføjet.

Du bliver også bedt om at udfylde dine udgående serveroplysninger og adgangskode. Når du klikker på næste, kan du blive bedt om en bekræftelseskode, der beviser, at du faktisk ejer den konto, som enten sendes via e-mail eller sendes til din telefon. Når dette trin er fuldført, er du klar til at gå. Du kan se den nye e-mail under Send mail som: i Konti og import under indstillinger.

Når du næste gang går for at sende en e-mail, vil du bemærke en rullemenu i Fra: linje i din e-mail. Det giver dig valget mellem at sende en e-mail fra din originale Gmail-konto eller den nye konto, du har tilføjet. Du vil måske være forsigtig med, at du sender fra den adresse, du vil sende fra. Der er en ramme i Konti og import der tillader dig Svar fra samme adresse som beskeden blev sendt til. Med dette valgt bør du undgå fejl, hvis dit mål er altid at have din til: og fra: den samme.

Tilføjelse af andre e-mail-konti kan være lidt kompliceret. Så vi følger det op med et simpelt tip, der kan spare dig for en masse forværring. Måske har du lagt mærke til, at du har samlet et ugudeligt antal salgsfremmende e-mails. Det er tid til at kysse dem farvel og bruge de dyrebare 15 GB plads, Gmail tildeler dig til vigtigere ting.

Det ved du måske allerede, hvis du klikker på Vælg alle ikonet i det yderste venstre hjørne af den øverste menulinje, er kun 100 e-mails (eller hvor mange e-mails du har angivet for en enkelt side) valgt. Hvis du har mange e-mails, vil det tage lang tid at slette dem 100 ad gangen.

Det viser sig, at løsningen gemmer sig i almindeligt syn - og du har sikkert aldrig lagt mærke til det. Når du vælger alle, hvis der er flere e-mails i denne mappe eller etiket, end der er plads til på den aktuelle side, får du altid mulighed for at vælge alle e-mails. Klik på linket i den gule besked for at vælge alt.

Når du har valgt af e-mails, skal du klikke Slet. Færdig og færdig!

Søgeoperatorer er tastaturgenvejene i søgeverdenen. At lære dem nu vil spare dig for en masse sigtning senere. De vil hjælpe med at forfine din søgning, når du leder efter den e-mail i en høstak.

Søgeoperatører i Gmail omfatter Fra: som, når efterfulgt af et navn, automatisk finder alle e-mails fra den pågældende person. På samme måde er der Til: som angiver en modtager. For eksempel, hvis du hurtigt vil finde al din fanmail til tegneserielegenden Stan Lee, ville du skrive Til: Stan Lee og listen vises i din indbakke. Du kan også søge på emne med Emne: Tegneserier. (Bemærk, at der ikke må være mellemrum mellem kolon og søgeordet.) Du kan også søge efter etiketter (Etiket:) og sorter e-mails efter vedhæftede filer (Har: vedhæftning).

Der er mange andre måder at søge på, og Gmail giver en liste over søgeoperatorer her.

Google-ingeniører tilføjer ofte "eksperimentelle" ting for at gøre Gmail bedre. Google Labs er stedet, hvor du kan prøve nogle af disse nye funktioner først.

Dyk direkte ind ved at klikke på Gear og vælge Indstillinger > Labs. Du er lige kommet ind i testområdet. Her finder du ting som et godkendelsesikon for bekræftede afsendere (et værktøj til at forhindre spammere i at efterligne beskeder for at få dem til at se ud som om de kommer fra et pålideligt websted). For at prøve det, klik Aktiver.

Prøv dem du kan lide; du kan altid deaktivere dem, du beslutter dig for, at du egentlig ikke har brug for.