Sådan laver du en søgning på et Excel-regneark

Excel er et enormt nyttigt værktøj, når det kommer til at analysere og syntetisere store mængder information, men at finde en enkelt sætning eller figur i et omfangsrigt regneark kan føles som at søge efter en nål i en høstak. Med så mange kolonner og rækker af data er det hverken let eller praktisk at lokalisere et enkelt stykke information manuelt, hvilket er hvorfor Microsoft inkluderede flere funktioner, du kan bruge til at udføre en søgning i Excel og skrue op for den information, du søge. Du kan dog nærme dig problemet på nogle få måder, så det hjælper at lære om dem alle, før du beslutter dig for den bedste vej frem.

Den nemmeste måde at søge i et regneark efter en bestemt sætning eller et bestemt nummer er ved at bruge Finde vindue på samme måde som i Microsoft Word og mange andre Office-programmer. Denne mulighed kræver ingen kode og returnerer præcis det, du leder efter – celleplaceringerne af specifikke tekststrenge eller tal. De andre muligheder for at finde specifik information i et regneark er mere nyttige til at finde noget i en bestemt celle og kræver lidt mere arbejde for at få præcis det, du ønsker.

Under Hjem fanen, se yderst til højre på båndet efter Find og vælg i Redigering gruppe. Klik på rullepilen, og vælg derefter Finde eller Erstatte fra de viste muligheder. Det Finde mulighed er kun til at finde specifikke stykker tekst og henter den enkleste version af vinduet. Skriv den tekst, du leder efter, i Find hvad og klik derefter på enten Find næste at cykle gennem alle forekomster af ordet, tallet eller sætningen eller Find alle for at vise alle de celleplaceringer, der indeholder søgetermen.

Klik Indstillinger >> for at få flere valg frem for præcis, hvad du ønsker, at vinduet skal returnere. Du kan ændre Inden for felt for at søge i arket eller hele projektmappen. Søgningen kan organiseres efter række eller kolonne ved hjælp af Søg felt, og du kan vælge at kigge i formler, værdier eller kommentarer ved hjælp af Kig ind Mark. Du har også muligheder for Matchetui, som kun returnerer celler med matchende tilfælde, eller for Match hele celleindholdet når du kun ønsker resultater, hvor søgeordet fylder hele cellen. Du kan bruge Format mulighed for at finde forekomster af specifik formatering.

Det Finde option finder det udtryk, du leder efter, men hvad nu hvis du vil ændre noget i hvert tilfælde, det opstår? For eksempel, hvis du har angivet en kundes navn som Smith, men det er det faktisk Smyth, vil du gerne ændre hver forekomst af Smith til Smyth. Brug Erstatte funktion til dette, som du vælger ved at bruge enten rullemenuen under Find & Erstat eller ved at skifte til Erstatte fanen fra det vindue, du hentede frem i det sidste trin ved hjælp af Finde mulighed.

Denne metode fungerer på nøjagtig samme måde som Finde sektion, bortset fra at der er et ekstra felt kaldet Erstat med hvor du indtaster den tekst eller det nummer, du ønsker i stedet. I eksemplet ville du skrive Smith i Find hvad felt og Smyth i Erstat med Mark. Alle de andre muligheder er de samme, så du kan vælge at finde et specifikt udtryk og omformatere hver af de celler, der indeholder det, for eksempel ved at bruge Format mulighed ved siden af Erstat med Mark.

Som i Finde sektion, kan du klikke på Erstatte eller Udskift alle enten at erstatte hver instans efter tur eller erstatte dem alle på én gang.

Der er specifikke Excel-funktioner designet til at håndtere forskellige aspekter af søgning i Excel, med Søg funktion er en af ​​de to vigtigste. Denne funktion er designet til at hjælpe dig med at søge i en bestemt celle efter en streng af tegn. At lære det grundlæggende i, hvordan man bruger det, kan være nyttigt i mange situationer, især når du har celler, der indeholder mange tegn.

Det Søg funktion på Excel har tre argumenter i formatet SØG(find_tekst; inden_tekst; [startnummer]) ved hjælp af Excels terminologi. Det find_tekst sektionen er, hvor du indtaster den tekststreng, du leder efter, og indenfor_tekst sektionen er, hvor du indtaster referencen for den celle, der indeholder den tekst, du vil søge efter. Dette returnerer et tal, som fortæller dig det tegnnummer, hvor dit søgeord starter eller #VÆRDI! hvis det slet ikke vises i cellen. Du kan bruge det sidste valgfrie argument [_start_num_] til at indtaste et tegnnummer, som starter søgningen ved dette tegnnummer og ignorerer alt før det.

For eksempel, hvis du søgte efter postnummeret 98199 fra en række adresser for at finde personer i regnearket, der boede på det specifikke sted, ville du skrive =Søg("98199", [cellereference_]) med en reference til en specifik celle i [_cellereference_]-punktet, så _=Søg("98199", A3), for eksempel. Derfra kan du trække formlen ned i kolonnen eller på tværs af rækken for at kontrollere andre celler, og husk at den vender tilbage #VÆRDI! hvis udtrykket ikke vises.

Det Finde funktionen i Excel fungerer meget som Søg funktion, men den er ikke så effektiv som at bruge Find & Erstat mulighed, hvis du vil søge i hele arket. Argumenterne fra Finde funktioner er nøjagtig de samme som dem Søg fungere: find_tekst, indenfor_tekst, [startnummer]. Så du bruger det på samme måde.

I det foregående eksempel ville du skrive =Find("98199",A3) at se, hvor postnummeret vises i celle A3, hvis det overhovedet gør det. Udgangene er også de samme som for Søg fungere. Du kan skrive denne formel i én celle og derefter trække den for at kopiere formlen, men ændre en hvilken som helst celle referencer i overensstemmelse hermed, hvilket giver dig mulighed for at søge i et regneark eller en kolonne eller række i det efter en bestemt udtryk.

Du undrer dig måske over hvorfor Søg og Finde er separate Excel-funktioner, hvis de har de samme argumenter og udsender de samme grundlæggende oplysninger. Der er to vigtige forskelle mellem disse to funktioner, og at lære disse vil hjælpe dig med at bestemme den bedste at bruge i hver situation.

Det Søg Funktionen skelner ikke mellem store og små bogstaver, men Finde er. Hvis du søger efter grønfor eksempel Finde funktion returnerer ikke en værdi for celler, der indeholder Grøn, men Søg funktion vil. Den anden store forskel mellem de to er det Søg giver dig mulighed for at bruge jokertegn i din søgestreng, hvilket kan være nyttigt i mange situationer, men Finde gør ikke.

Når du vil søge efter starten og slutningen af ​​et bestemt udtryk, men ønsker at returnere alle resultater, uanset hvad der er i midten af ​​søgeordet, kan du bruge jokertegnene ? og ***** med søgefunktionen eller dialogboksen Find & Erstat.

Det ? tegn placeret i midten af ​​en søgeterm (den find_tekst argument) fortæller Excel at inkludere det specifikke udtryk med ethvert individuelt tegn i det rum, hvor spørgsmålstegnet er. For eksempel, hvis du søger s? t, du får sad eller sæt som resultat, men ikke brugt, fordi sidstnævnte mulighed har flere tegn mellem s og t.

Det ****-tegn fungerer stort set på samme måde som spørgsmålstegnet, bortset fra at det kan være et hvilket som helst antal tegn i den plads, det optager. For eksempel, hvis du søger på _st, _ resultater kan omfatte sad, sidde, spytte, få øje på, brugt og enhver anden kombination med s og t i starten og slutningen af ​​det. Brug af enten jokertegn i din søgning giver alle de resultater, du leder efter, uden at gå glip af det alt, der måtte være relevant, men vær forsigtig med, hvordan du bruger det, fordi det også kan føre til uvedkommende resultater.

Så hvad gør du, når du vil søge efter et spørgsmålstegn? Hvordan ville du forhindre Excel i at behandle det som et jokertegn? Dette kan opnås ved at skrive en tilde ~ i feltet før det tegn, du søger efter. For eksempel, hvis du ville søge efter et spørgsmålstegn i celle A2, ville du skrive =Søg("~?",A2) ind i en tom celle.

Når du leder efter et af mange udtryk i en specifik celle, fungerer de beskrevne metoder indtil videre ikke, medmindre du opretter en separat søgning for hvert enkelt udtryk. Men ved at bruge en formel er det muligt at søge efter flere termer på én gang, selvom denne metode tager et stykke tid at konfigurere korrekt. Denne metode involverer Søg funktion, der arbejder i kombination med IsNumber funktion og Sumprodukt.

Selvom dette ikke er påkrævet, skal du oprette en navngivet område for listen over ting, du vil teste, forenkler processen. Gør dette ved at indtaste hvert af søgetermerne i tilstødende celler, fremhæve alle cellerne og derefter give dem et navn ved at skrive navnet i feltet øverst til venstre lige til venstre for formellinjen. Dette giver dig mulighed for at henvise til hele listen ved dens fornavn. Du kan dog også inkludere alle søgetermerne uden at oprette et navngivet område ved at adskille dem med kommaer indeni { } beslag.

For at teste en celle, brug formlen:

=SUMPRODUKT(--ERNUMMER(SØGNING([navngivet område],[celle])))>0

hvor [navngivet område] erstattes med navnet på området eller { } parenteser, der indeholder hver separat term og [celle] erstattes af referencen for den celle, du vil teste.

Formlen returnerer a RIGTIGT værdi, hvis den pågældende celle indeholder et af termerne eller FALSK hvis det ikke gør det. Den kan trækkes ned for at kontrollere andre celler, fordi cellereferencen i formlen opdateres automatisk.

Der er mange måder, du kan søge i Excel, så hvilken skal du bruge? Svaret afhænger meget af dit formål. Hvis du kigger gennem en stor liste af celler for et specifikt udtryk – og i de fleste situationer generelt – Find & Erstat box er den nemmeste og mest effektive måde at få dit resultat på. Men hvis du ønsker at finde et specifikt udtryk i en række lange celler, Søg funktion er sandsynligvis den bedste mulighed, fordi den ikke skelner mellem store og små bogstaver, og den giver dig mulighed for at bruge jokertegn.

Hvis du leder efter en af ​​mange ting i specifikke celler, er formlen i det foregående afsnit den mest effektive måde at fuldføre din opgave på.